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人事档案规范管理操作指南

引言

人事档案是组织在招录聘用、考察考核、职务任免、职称评聘、教育培训、工资调整、党团建设以及奖惩等工作中形成的，反映个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的历史材料。它是组织人事工作不可或缺的重要组成部分，是客观历史地考察和了解干部员工的基本依据，也是维护干部员工合法权益的重要凭证。规范人事档案管理，对于提升组织人事工作科学化、制度化、规范化水平，具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。本指南旨在为各单位人事档案管理工作提供一套系统、实用、可操作的规范指引。

一、基本原则

人事档案管理工作必须遵循以下基本原则，确保档案的真实、完整、规范与安全。

（一）真实性原则

档案材料必须真实可靠，如实反映个人情况。归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，不得弄虚作假、涂改伪造。接收和审核档案材料时，要对其真实性进行严格把关。

（二）完整性原则

档案材料应全面、系统地反映个人在各个时期的主要经历和德才表现。要及时收集归档个人形成的各类应归档材料，确保档案材料的种类齐全、内容完整，避免重要信息缺失。

（三）规范性原则

档案的建立、接收、收集、鉴别、整理、保管、转递、利用、保密、鉴定和销毁等各个环节，都必须严格按照国家有关规定和本单位制定的具体管理制度进行操作，做到手续完备、程序规范、方法科学。

（四）保密性原则

人事档案属于党和国家的核心机密，档案管理人员和所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。

（五）安全性原则

采取有效措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案材料损坏、丢失、篡改和失泄密。要建立健全档案安全保密制度，配备必要的安全防护设施。

二、管理机构与人员职责

（一）管理机构

各单位应明确人事档案管理的职能部门，配备必要的档案管理人员和符合要求的档案库房及设施设备。档案管理部门是人事档案工作的归口管理机构，负责统筹规划、组织协调和监督指导本单位的人事档案工作。

（二）档案管理人员职责

1.政治素质：档案管理人员应具有坚定的政治立场、良好的政治品德和职业道德，对党忠诚，严守纪律。

2.业务能力：熟悉档案工作的法律法规和方针政策，掌握档案管理的专业知识和技能，能够胜任档案的收集、整理、保管、利用等工作。

3.工作纪律：严格遵守档案管理各项规章制度，认真履行岗位职责，做到爱岗敬业、认真负责、廉洁奉公。

4.具体职责：包括但不限于：负责档案材料的收集、鉴别、整理、归档；负责档案的日常保管、维护和安全保密；负责档案的查阅、借阅、复制和转递；负责档案信息的登记和统计；参与档案的鉴定和销毁工作等。

三、档案的建立与接收

（一）档案的建立

1.新录用（聘用）、调入人员：单位人事部门应在一个月内为新录用（聘用）、调入的员工建立人事档案。档案材料应包括：录用（聘用）审批表、干部（工人）履历表、学历学位证明、奖惩材料、党团组织材料、工资变动材料等。

2.材料收集：建立档案时，应主动向有关方面和个人收集应归档的材料。材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

（二）档案的接收

1.接收程序：接收外单位转来的档案，必须认真核对档案材料的份数、页数，检查材料是否齐全、准确，有无涂改、抽取、伪造等情况。核对无误后，在《干部人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时归库。

2.问题处理：对接收的档案中发现材料不全、手续不清或有疑问的，应及时与原档案管理单位联系，查明情况，补齐材料或补办手续。

四、档案材料的归档与整理

（一）归档范围

归档材料的范围应严格按照国家和上级主管部门的有关规定执行，主要包括：

1.履历材料；

2.自传和思想汇报材料；

3.考察考核、鉴定材料；

4.学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料；

5.政治历史情况审查材料；

6.党团材料；

7.奖励材料；

8.处分材料；

9.招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料；

10.其他有参考价值的材料。

（二）材料审核

1.真实性审核：审查材料内容是否真实，有无虚假信息。

2.完整性审核：审查材料要素是否齐全，手续是否完备。

3.规范性审核：审查材料格式是否规范，书写是否工整，有无涂改、勾画等。对不符合要求的材料，应退回形成单位或个人补充完善。

（三）材料整理

1.分类：按照《干部人事档案材料收集归档规定》中的十大类进行分类。

2.排序：同一类别的材料，按照材料形成时间的先后顺序或材料内容的逻辑关系进行排序。

3.编目：在每份材料的右