企业合同审批及存档管理模板.docVIP

企业合同审批及存档管理模板

一、适用业务场景

二、全流程操作步骤

（一）合同发起与材料准备

发起申请：业务部门根据合作需求，由经办人（姓名）填写《合同审批申请表》，明确合同名称、合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心内容。

材料准备：

合作方主体资格证明文件（如营业执照复印件、法人证件号码复印件等，需加盖合作方公章）；

合同草案（需明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等关键条款）；

与合同相关的业务背景说明（如项目立项批文、采购需求审批单等，视业务需要提供）。

（二）部门初审

审核内容：业务部门负责人（姓名）对合同的业务必要性、条款完整性、合作方资质真实性进行初审，重点确认合同内容是否符合业务目标及企业政策。

处理结果：

初审通过后，在《合同审批申请表》“部门意见”栏签字确认，并将材料流转至下一环节；

初审不通过的，退回业务部门修改完善，重新发起申请。

（三）法务合规审核

审核内容：法务专员（姓名）对合同条款的合法性、合规性、逻辑性进行审查，包括但不限于：

合同主体是否具备完全民事行为能力；

条款是否违反法律法规或企业内部制度；

权利义务是否对等，违约责任是否明确；

争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否合理。

处理结果：

审核通过后，在《合同审批申请表》“法务意见”栏签字确认，流转至财务部门；

审核不通过的，出具《合同审核意见书》，列明修改建议，退回业务部门调整后重新提交审核。

（四）财务审核

审核内容：财务专员（姓名）对合同涉及的财务条款进行审核，重点关注：

合同金额的准确性及是否符合预算；

付款方式、进度、条件是否合理，是否符合企业资金管理规定；

涉及税费、发票开具等条款是否明确合规。

处理结果：

审核通过后，在《合同审批申请表》“财务意见”栏签字确认，流转至对应审批层级领导；

审核不通过的，提出修改意见，退回业务部门调整。

（五）领导审批

审批权限划分：根据合同金额及重要性，由不同层级领导审批（示例）：

金额≤5万元：部门负责人+分管副总（姓名）审批；

5万元＜金额≤20万元：部门负责人+分管副总+总经理（姓名）审批；

金额＞20万元：部门负责人+分管副总+总经理+董事长（姓名）审批。

审批内容：领导从企业战略、风险控制、资源匹配等角度对合同进行最终审批，确认是否同意签订。

处理结果：审批通过后，在《合同审批申请表》“领导审批”栏签字；审批不通过的，注明原因，合同终止流程。

（六）合同签署与用印

用印申请：审批通过后，经办人填写《合同用印申请单》，附已审批的《合同审批申请表》及合同终稿，提交至行政部（或公章管理部门）。

用印管理：行政专员（姓名）核对审批材料与合同内容一致后，按规定加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同用印）。

签署交付：合同签署完成后，经办人根据约定将合同正本交付合作方，并保留副本至少2份（1份存档，1份业务部门留存）。

（七）合同存档

存档分类：

纸质存档：将合同正本、审批流程材料（含《合同审批申请表》、合作方资质文件等）、签署后的合同副本等，按“合同类型-年份-编号”规则整理，交至档案室（档案管理员姓名）统一保管。

电子存档：将合同扫描件（含签字盖章页）、审批流程电子记录等，存储于企业指定的合同管理系统或加密文件夹，文件名格式与纸质存档一致。

存档登记：档案管理员在《合同存档登记表》中记录合同编号、名称、存档日期、存放位置、电子档路径等信息，保证可快速检索。

三、配套表单模板

表1：合同审批申请表

合同名称

编号

合作方名称

合同标的

合同金额（大写）

合同金额（小写）

履行期限

业务部门经办人

姓名

业务部门负责人意见

签字：________日期：______

法务审核意见

签字：________日期：______

财务审核意见

签字：________日期：______

分管副总审批意见

签字：________日期：______

总经理审批意见

签字：________日期：______

备注（如特殊条款说明）

表2：合同存档登记表

合同编号

合同名称

合作方

存档日期

存放位置（柜号/路径）

存档人

借阅记录（借阅人/日期/归还）

四、关键操作提醒

合同条款严谨性：合同内容需明确具体，避免模糊表述（如“大概”“左右”），违约责任、争议解决方式等条款必须清晰可执行，必要时可咨询专业法律人士。

审批时限管理：各部门应在收到流转材料后2个工作日内完成审核，紧急合同可开通绿色通道，但需注明“急件”并同步跟踪进度。

用印规范：严禁携带公章外出用印（特殊情况需经总经理批准），用印前必须核对合同文本与审批材料一致性，保证无涂改、增页。

存档安全：纸质档案存放需符合防火、防潮、防虫要求，电子档案需定期备份（至少每月1次），严防信息泄露或丢失。

借阅管理：合同借阅需填写《合同借阅申请表》，