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多部门协作工作流程标准化工具

一、适用情境与典型场景

在企业运营中，跨部门协作是推动项目落地、实现业务目标的核心环节。本标准化工具适用于以下典型场景：

新产品/服务上线：需市场部、研发部、销售部、客服部等多部门协同完成需求调研、产品开发、市场推广及售后支持；

年度战略目标执行：如数字化转型、市场拓展等跨部门项目，涉及财务部、运营部、技术部等分工协作；

客户重大需求响应：针对VIP客户定制化需求，需销售部、产品部、供应链部联动制定方案并落地；

内部流程优化：如审批流程简化、跨部门数据共享机制建设等，需各业务部门共同参与梳理与实施。

通过标准化工具，可明确协作边界、统一沟通语言、减少推诿扯皮，提升整体协作效率。

二、标准化操作流程

阶段一：需求发起与跨部门对齐

步骤1：协作需求提报

需求发起部门填写《跨部门协作需求申请表》（详见第三部分表格模板），明确需求背景、核心目标、预期成果、时间节点及需协作部门；

表单需经需求发起部门负责人审批后，同步至各协作部门联系人。

步骤2：跨部门需求评审会

由需求发起部门组织，各协作部门负责人或指定接口人参与，会议议程包括：

（1）需求发起部门详细说明需求内容及目标；

（2）各协作部门评估资源投入、可行性及潜在风险；

（3）共同确认需求优先级、协作边界及初步时间计划；

会议需形成《跨部门协作会议纪要》，明确各方职责与下一步行动计划，并同步至所有参会人员。

步骤3：协作方案确认

需求发起部门根据评审会意见，细化协作方案（含任务分解、责任人、时间节点、交付标准等），并再次征求各协作部门确认；

方案经所有协作部门签字（或线上审批）后，正式启动协作流程。

阶段二：任务分解与责任落地

步骤4：制定任务清单与责任矩阵

各协作部门根据确认的协作方案，拆分本部门具体任务，填写《跨部门协作任务清单》（模板见第三部分），明确任务名称、负责人、起止时间、交付物及依赖关系；

通过RACI责任矩阵（Responsible负责、Accountableaccountable、Consulted咨询、Informed知会）明确各任务的核心责任人、审批人、咨询方及知会方，避免责任模糊。

步骤5：资源协调与授权

各协作部门负责人需为任务责任人协调必要的人力、物力及权限资源；

涉及跨部门资源调配时，由需求发起部门汇总需求，报请公司分管领导协调解决。

阶段三：执行推进与进度跟踪

步骤6：定期进度同步机制

建立“日清周结”进度跟踪机制：

（1）任务责任人每日更新任务进展至协作群（如企业/钉钉群），遇卡点及时反馈；

（2）每周五召开跨部门进度同步会（30分钟内），各协作部门汇报本周任务完成情况、下周计划及需协调支持事项，会议纪要24小时内同步。

步骤7：风险预警与问题升级

任务责任人发觉可能影响整体进度的风险（如资源不足、需求变更等），需在24小时内发起《风险预警表》，明确风险描述、影响程度及建议措施；

需求发起部门收到预警后，24小时内组织相关部门制定应对方案；若问题超出跨部门协调范围，需及时上报至公司分管领导决策。

阶段四：成果验收与归档

步骤8：协作成果交付与验收

各协作部门按约定时间交付成果（如方案、报告、产品原型等），附《成果交付说明》（含版本号、测试情况、使用指南等）；

需求发起部门牵头组织验收，邀请各协作部门负责人及最终用户代表参与，对照协作方案中的交付标准进行评估，形成《验收确认单》。

步骤9：资料归档与复盘总结

需求发起部门负责收集整理协作全流程资料（含需求申请表、会议纪要、任务清单、验收单等），按公司档案管理规定归档；

协作完成后5个工作日内，组织各协作部门召开复盘会，总结经验教训（如高效协作模式、常见问题及改进建议），形成《跨部门协作复盘报告》，为后续协作提供参考。

三、协作关键表格模板

表1：跨部门协作需求申请表

字段名称

填写说明

示例

需求编号

按年份-部门-序号格式填写，如2024-市场-001

2024-市场-001

需求名称

简明扼要描述核心需求，如“区域新品上市推广项目”

区域新品上市推广项目

发起部门

需求提出部门

市场部

发起人

需求对接人（姓名用*号代替）

*明

需求背景与目标

说明需求产生的背景、要解决的核心问题及预期达成的量化目标

为提升区域新品市场份额，需联合销售、研发、客服部门完成推广方案制定与落地，目标3个月内销量提升20%

协作部门

需配合的部门（至少2个）

销售部、研发部、客服部

期望完成时间

需求最终交付的截止日期

2024年X月X日

附件

需补充的需求文档（如市场调研报告、产品需求文档等）

《区域市场调研报告》

发起部门负责人审批

签字（或线上审批意见）

同意，按流程推进

表2：跨部门协作任务清单

任务ID

任务名称

协作部门

负责人

起始时间

截止时间

交付物

依赖任务

状态（待