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设备维护保养记录管理规范

一、总则

1.1目的

为规范设备维护保养记录的管理工作，确保设备维护保养过程可追溯、数据可分析、责任可明确，提升设备管理水平，保障设备安全稳定运行，延长设备使用寿命，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司内所有生产、办公及辅助设备的维护保养记录管理。各部门可依据本规范，结合自身设备特点制定相应的实施细则。

1.3基本原则

设备维护保养记录管理应遵循真实准确、及时完整、规范统一、安全保密、易于追溯和分析利用的原则。

二、职责分工

2.1设备管理部门

设备管理部门是设备维护保养记录管理的归口管理部门，负责本规范的制定、修订、解释和监督执行；负责统一设计或指定记录表格样式；负责对各部门记录管理工作进行指导和检查；负责重要设备或跨部门设备维护保养记录的归档管理。

2.2使用部门

各设备使用部门是本部门设备维护保养记录的直接责任单位，负责组织本部门相关人员按照规范要求填写、收集、整理、审核和保管维护保养记录；确保记录的真实性、及时性和完整性；按规定向设备管理部门提交相关记录或备份。

2.3维护保养人员

设备操作及维护保养人员是维护保养记录的直接填写人，负责在执行维护保养工作后，按照要求及时、准确、清晰地填写相关记录，对记录的真实性和完整性负责。

2.4档案管理部门

（如公司有专门档案管理部门）负责对设备管理部门移交的、需长期保存的设备维护保养记录进行专业归档和保管。

三、维护保养记录的内容与要求

3.1记录内容

维护保养记录应至少包含以下核心信息：

*设备基本信息：设备名称、型号规格、设备编号、所属部门、安装地点等。

*维护保养信息：维护保养日期、维护保养类型（如日常巡检、定期保养、故障维修、专项检修等）、维护保养执行人、审核人。

*工作内容：详细描述执行的维护保养项目、检查点、使用的工具量具、更换的备件（名称、规格、数量）等。

*技术参数：记录关键部位的检查数据、调整后的参数值，与标准值进行对比。

*发现问题与处理情况：记录维护保养过程中发现的异常情况、故障现象、原因分析、处理措施、处理结果以及遗留问题。

*下次计划：下次维护保养的类型、建议时间或周期。

*其他：如环境条件、特殊备注等。

3.2记录要求

*真实性：记录内容必须真实反映维护保养工作的实际情况，不得虚构、篡改数据。

*准确性：数据填写应准确无误，计量单位规范，术语使用标准。

*及时性：维护保养工作完成后，应立即填写记录，避免事后遗忘或补记导致的信息偏差。

*完整性：记录的各项内容应填写完整，无缺项、漏项。签名手续齐全。

*清晰性：字迹工整清晰，易于辨认。若采用电子记录，应保证信息录入准确、格式规范。

*规范性：应使用公司统一规定的记录表格，按表格栏目要求填写。如需手写，应使用不易褪色的笔。

*可追溯性：记录中的设备编号、人员、日期、事件等关键信息应清晰明确，便于追溯。

四、维护保养记录的填写、提交与流转

4.1填写

维护保养人员在完成设备维护保养工作后，应依据实际操作情况，逐项填写记录表格。对于有标准作业指导书（SOP）的维护保养工作，应严格按照SOP中的检查项目和内容进行记录。

4.2提交与审核

*填写完成的记录应及时提交给本部门设备管理员或指定负责人进行审核。

*审核人应对记录的完整性、准确性、规范性进行审核，确认无误后签字。对不合格的记录，应退回填写人重新完善。

4.3流转

*经审核后的记录，由使用部门按规定期限（如每日、每周、每月）整理汇总。

*对于需要提交给设备管理部门备案或归档的记录，应在规定时间内完成移交。

*记录的传递过程应做好交接登记，确保不丢失、不遗漏。

五、维护保养记录的审核、归档与保管

5.1审核

*一级审核：由维护保养人员所在班组组长或直接主管进行，确保记录的即时性和基本准确性。

*二级审核：由部门设备管理员或部门负责人进行，确保记录的规范性、完整性和技术准确性。

*抽查审核：设备管理部门定期或不定期对各部门的维护保养记录进行抽查审核。

5.2归档

*各部门应将审核通过的维护保养记录进行分类、编号、装订，按照年度或设备类别进行归档。

*对于设备的重大维修、改造记录，或达到规定保存期限的定期记录，应移交设备管理部门统一归档。

*归档时应填写归档清单，双方签字确认。

5.3保管

*维护保养记录应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的场所或专用档案柜中。

*电子记录应存储在指定的服务器或数据库中，做好数据备份和加密保护，防止数据丢失或泄露。

*记录的保存期限应根据设备的重要程度、使用年限及相关法规要求确定。一般设备记录保存至