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信息技术设备采购及管理流程模板

一、总则

1.1目的

为规范公司信息技术（以下简称“IT”）设备的采购行为，加强设备全生命周期管理，提高资产使用效率，控制成本，保障公司信息系统安全稳定运行，特制定本流程。

1.2适用范围

本流程适用于公司内部所有IT设备的采购申请、审批、采购、验收、入库、领用、维护、盘点、调拨及报废等管理活动。IT设备主要包括但不限于计算机（台式机、笔记本）、服务器、网络设备（交换机、路由器、防火墙）、存储设备、打印设备、移动终端及其他信息化相关外围设备等。

1.3基本原则

1.需求导向原则：采购应以实际业务需求为出发点，避免盲目采购和资源浪费。

2.合规性原则：采购过程应遵守国家相关法律法规及公司内部管理制度。

3.经济性原则：在满足需求的前提下，力求性价比最优，降低采购成本。

4.安全性原则：优先选择安全性高、质量可靠的产品，确保信息系统安全。

5.可追溯性原则：设备从采购到报废的整个生命周期应有完整记录，确保信息可追溯。

二、需求提出与审批

2.1需求提出

各部门根据实际工作需要，由需求人填写《IT设备采购申请表》（见附件一），详细说明所需设备的名称、型号规格（或主要技术参数）、数量、预估单价、预估总价、用途、建议品牌、期望到货时间等信息。如为新增设备，需说明必要性；如为更新换代设备，需注明原设备编号及处置建议。

2.2部门审核

《IT设备采购申请表》经部门负责人审核，确认需求的真实性、合理性及必要性后，签字提交至信息技术部门（以下简称“IT部”）。

2.3IT部技术审核

IT部接到采购申请后，应对设备的技术参数、兼容性、扩展性、安全性及与现有系统的匹配度进行审核，并根据公司技术标准和发展规划提出专业意见。必要时，IT部可组织进行市场调研或技术论证。审核通过后，由IT部负责人签字。

2.4预算与审批

1.预算内采购：经IT部审核通过的采购申请，由申请人提交至财务部进行预算符合性审核。财务部确认在年度预算范围内后，按公司审批权限逐级上报审批。

2.预算外采购：对于未列入年度预算的采购申请，需额外提交《预算外支出申请说明》，详细阐述原因和紧急程度，经部门负责人、IT部负责人、财务部负责人审核后，按公司规定报更高层级领导审批。

三、采购实施

3.1采购方式确定

根据采购金额、设备特性及公司相关采购管理规定，由采购部门（或指定负责部门，如IT部或行政部，根据公司实际情况确定）选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购或直接采购等。

3.2供应商选择与合同签订

1.采购部门（或指定负责部门）根据确定的采购方式，组织供应商的选择、询价、比价、议价等工作，确保选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理、服务有保障的供应商。

2.采购合同应明确设备型号、规格、数量、价格、交付时间、交付地点、质量标准、验收标准、保修条款、付款方式、违约责任等关键条款。合同文本需经法务部门（如有）或公司指定人员审核，按审批权限报批后签订。

3.3采购执行与跟踪

采购合同签订后，采购部门（或指定负责部门）应与供应商保持沟通，跟踪生产、发货进度，确保设备按期到货。

四、设备验收与入库

4.1到货验收

1.设备到货后，由采购部门（或指定负责部门）通知IT部、需求部门共同进行验收。

2.验收内容包括：外包装是否完好、设备数量是否与合同一致、设备型号规格是否与合同及采购申请一致、配件及随机资料（说明书、保修卡、驱动光盘等）是否齐全、设备外观有无损伤等。

3.对于服务器、网络设备等关键设备或批量较大的采购，还应进行加电测试，检查设备基本功能是否正常。

4.验收合格后，由验收人员共同在《IT设备验收单》（见附件二）上签字确认。验收不合格的，由采购部门（或指定负责部门）负责与供应商协商退换货事宜。

4.2资产登记与入库

1.验收合格的设备，由IT部负责进行资产登记，为每台设备分配唯一的资产编号，并粘贴资产标签。资产标签应包含设备名称、资产编号、购置日期、使用部门等信息。

2.IT部建立《IT设备台账》（见附件三），详细记录设备的资产编号、名称、型号规格、序列号、购置日期、采购价格、供应商信息、验收情况、领用部门、使用人、当前状态等信息。

3.设备实物可根据公司规定，由IT部统一保管或直接发放至使用部门，但资产台账必须由IT部统一维护。

五、设备发放、使用与日常管理

5.1设备发放

需求部门凭审批通过的《IT设备领用申请单》（见附件四）到IT部领取设备。发放时，领用人需在《IT设备台账》上签字确认，明确领用责任。IT部应对发放设备进行必要的初始配置，如安装操作系统、办公软件、驱动程序等。

5.2使用管理

1.使用人责任：设备使用人是设