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行政前台岗位职责说明书

岗位名称

行政前台

所属部门

行政人力资源部

文件编号

文件名称

行政前台岗位职责说明书

版本

页数

2

直接上级岗位

行政人力资源部经理

直接下级岗位

无

岗位关键价值

负责前台接待、会议接待、后勤保障、办公室用具管理、考勤管理、为企业内外部用户及职员提供前台服务和后台支持

工作职责和结果

一级职责

二级职责

工作内容

前台本职员作及行政相关工作

办公区域卫生及接待工作

保持前台周围接待区域及各个会议室整齐，物品存放整齐，阻止无关人员进入前台范围

熟悉电话机使用，熟记企业电话、传真及各分机号码。使用礼貌用语接听电话，认真统计留言，按要求转接电话或统计信息，确保立即正确；接听解答电话咨询，为需要者安排适合律师

对来访客人做好接待、引导，立即通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外，律师预定会议室，安排会议室，来访客人接待

为前来应聘求职者提供服务，安排填写《职位申请表》，并立即将对应信息上报到企业行政人事部

办公用具管理工作

1、负责办公用具月盘点、出、入库登记，办公用具及清洁消耗用具发放及领用，建立办公用具管理台账，确保账、物相符，办公用具预算编写

2、不定时检验用具库存，立即申请采购，做好办公用具预算和后勤保障工作

打印及办理相关手续

律师复印、打印需要文件，并监督其登记在册

2、为入职者提供入职表格，检验其所填写是否正确，安排阅读职员手册，通知人力资源办理手续

3、为律师及本所职员印制名片；将需要者资料提供给名片企业，联络当事人核实名片资料，为其保管印制好名片

为律师扫描文件，并发其邮箱；为律师保管来访者送来文件及礼品

.为律师定火车票、飞机票；为律师装订结案档案

6、为入职职员及律师提供出入证及饭卡办理；合理为律师推掉不需要来访电话及来访者

7、监督企业职员每日考勤签到情况，不许可作假偏护，负责职员外勤、出差登记，资料存档

8、会议通知，临时会议及例会，立即通知各部门参与会议时间和地点

多种费用统计及报表

1、每个月查对快递费用，统计每个律师费用，做出具体报表，递交财务

每个季度查对名片费用，统计每个律师费用，做出具体报表，递交财务

每个月统计复印、打印。统计每个律师复印打印费用。做出具体表格。六个月向财务递交一次

废品搜集，将可回收物品（如废纸）搜集，定时通知收废品人回收，将钱交给财务

档案及信件管理

1、负责企业快递、信件、包裹收发工作；收发快件及一般信件，并妥善保管做好收、发统计；收到快件立即通知律师。没有联络上律师统计下来，随时联络。保留发快递底单，方便律师跟踪查询

2、到地下一层收发室取信和报纸，签收挂号信派发给各个律师

其它

下班时关闭门窗，切断电源及各类电器，锁好办公室门

设施损坏上报，大厦设施立即通知物业维修

立即订购桶装水，确保会议期间茶水供给

6、完成上级领导安排其它工作

岗位职业行为禁区

工作规范

当有客人来访时，应起身站立，面带微笑，热情主动问候，使用：“您好”、“欢迎您”、“请问。。。”、“请稍后”等文明礼貌用语。耐心倾听来客来意，并依据来客需求给礼貌帮助

对客人咨询，应细心倾听后再做出解答，解答问题需耐心。不能正确解答应表示歉意，不得简单回复“不知道，不清楚”等用语。?

客人离开时，应使用：“谢谢”、“再见”、“欢迎再来”等文明礼貌用语。

4.在接听来电时，应立即接听，并必需使用“您好，请问有什么需要帮助？”接听电话时必需口齿清楚，语气和蔼，耐心细心解答对方提出问题。如碰到不能解答咨询或业务问题应立即转接至相关部门。切忌态度生硬死板

5.在转接电话前须使用礼貌用语“请稍后”，并立即转接

6.如对方打错了电话或不知道找谁时，应礼貌解释并为对方转接给相关人员

7、必需着装整齐、着职业装，化淡妆，黑色高跟鞋；提前5分钟到岗，不得迟到早退，不得私自离岗、脱岗、空岗，离岗需通知行政责任人

关键权限

1.对来电来访者含有监督、决议权

2.对考勤情况含有监督、检验、决议权

3.对办公用具含有保管、检验、监督权

任职资格要求

准入学历

文秘、汉字等专业大专及以上学历

经????验

1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验

培训经历

接收过商务礼仪、文秘相关培训经历

知识和技

能

含有良好语言、文字表示能力，熟悉前台接待和商务礼仪标准规范，熟练使用office、excel等软件和相关办公设备。

接收过前台接待、档案管理及商务礼仪等方面培训。熟悉前台接待及商务礼仪标准规范，了解办公室档案管理，办公用具管理方面知识

职业素养

岗位素质

1.?高度认同企业关键价值观

2.认同结果导向工作方法、尊重用户及企业价值工作取向

3.含有职业经理人自律和勤奋，是职业化楷模

4.坚持标准，能够独立推行行政职能

个人素质

形象气质良好，性格开朗，待人诚恳；工作认真负责，善于和