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集团公文管理办法

1 总则

1.1 为了对集团的公文进行有效的管理，保持集团各单位所使用公文的有效性，保证集团高效、规范运作，特制订本办法。

1.2 本办法所指公文系指除质量体系文件以外的“绿头文件”或“红头文件”。“绿头文件”、“红头文件”系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文。如套有“集团”、“有限公司文件”等字样的公文。质量体系文件系指描述质量体系的一整套文件。

1.3 本文中“股份”指“航空股份有限公司”，“集团公司”指集团有限公司。

1.4 公文管理的基本原则是准确、及时和保密。

1.5 各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法，但不能与本办法相抵触。

2 公文的分类

2.1 根据受控状态，分为受控和非受控公文。受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理，确保其有效性的公文。为明显区别受控和非受控公文，在受控公文上应加盖“受控文件”红色印章，并注明分发号(即序号)。但集团各单位印发的“绿头文件”或“红头文件”可以不盖受控章，但应注明分发号(在左上角标明)。

2.3 根据公文种类(简称“文种”)，海航集团各单位常用公文主要分为通知、决定、决议、请示、报告、函、批复、通报、会议纪要等。

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3 公文的起草

3.1 行文规则

3.1.1 向上级单位行文，一般应主报一个上级单位，如需报送其它相关的上级单位，可用“抄报

3.1.2

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3.1.4 “请示”应当一文一事；

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3.1.6 向上级单位的“请示”，不可同时向下级单位发送。向下级单位的重要行文，可以抄报上级单位。除上级领导直接交办的事项外，

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3.2 正式公文的标印格式

详见《海航集团公文格式细则》

3.3 公文的起草

3.3.1 起草公文，是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。起草重要公文，应当由单位各部门领导干部亲自动手或亲自组织和指导下进行。

3.3.2 公文起草的基本要求

全面准确地反映客观情况，符合本单位决策的方向、方针和政策以及有关规程、规章。

完整、准确地体现本单位领导或集团领导的意图。

突出重点，观点鲜明，条理清楚，层次分明，结构严谨，文字精炼，标点符号使用准确。

人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体年、月、日。

公文结构层次序数第一层为“一”，第二层为“(二)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。为了便于把规章、制度、程序等之类的公文收集到体系文件中，此类公文结构层次序数表示为第一层“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”，也可用(1)或a等表示，超过四层用(1)或a等表示。

公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

必须使用国家法定的计量单位。

3.3.3 起草公文要征求有关部门或领导个人的意见；联合行文，要征求各联合单位的意见或由各联名单位共同起草。

3.3.4

3.4 公文的校对、审核

3.4.1

3.4.2 校对书面文稿，校对符号应当使用规范、正确(详见附表《校对符合及其用法》)。

3.4.3

3.4.4

是否需要行文。

内容是否符合公司和集团决策的方向、方针、政策以及有关的规章和规程，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的相关公文相衔接。

提出的措施和办法是否符合实际、切实可行。

内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。

文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚、语法规范。

是否符合规定的审批、会签手续。

公文格式是否符合要求，文种的选择是否适当，秘密等级、紧急程度、发布范围等标注是否合理。

3.4.5 文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改；如文稿已经领导人审批过，下级一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审批领导人复审。校核后的文稿应由有关领导人审核、签发(批)

3.4.6

4 公文传递程序

4.1 各单位凡是需要给本单位领导阅批的公文必须送至本单位专职公文处理员处，由专职公文处理员呈本单位领导阅批。各单位凡是需要给集团领导阅批的公文必须送至集团办公室专职公文处理员处，由专职公文处理员呈集团领导阅批。

4.2 领导阅批完的公文由领导秘书送至专职公文处理员，由专职公文处理员分送各相关单位。

4.3 海航集团下属各单位的公文传递一般经海航集团办公室中转。

4.4 集团领导秘书一概不接收其他任何人员呈报的公文，亦不得将集团领导已呈批的公文直接下发，应送至集团办公室秘书室专职公文处理员处，由其统一处理。在特殊情况下，如集团领导直接交办的事项或各单位有特急件需直接送集团