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财务报销与审批标准化操作指南

一、指南制定背景与适用范围

为规范公司内部费用支出管理，统一财务报销与审批流程，保证费用支出的合规性、合理性及可追溯性，提高工作效率，特制定本指南。本指南适用于公司全体在职员工因公产生的各项常规费用报销，包括但不限于日常办公费用、差旅费用、业务活动费用、固定资产购置费用等（特殊项目费用需另行参照专项管理办法执行）。员工在发起报销申请时，均应严格遵循本指南规定的流程与要求。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：报销申请发起与材料准备

申请条件确认：员工需保证所申请报销的费用符合公司费用管理制度，属于因公支出且已实际发生，且费用发生时间未超过公司规定的报销时限（一般为费用发生之日起30日内，特殊情况需提前向财务部门说明）。

材料清单整理：根据费用类型，准备完整的证明材料，包括但不限于：

费用发生原始凭证（如采购合同、服务协议、行程单、会议通知等，需注明具体用途、金额及发生日期）；

涉及采购的，需提供验收单（由部门指定验收人签字确认）；

差旅费用需附出差审批单（注明出差事由、时间、地点、人员及预算）；

多人共同发生的费用，需明确费用分摊标准及各承担人签字确认。

系统信息录入：通过公司OA系统或财务报销模块，填写《报销申请表》，准确录入申请人信息（姓名、工号、所属部门）、费用期间、费用类型、总金额、费用明细（逐项列明事项、金额、关联凭证编号）及备注说明。

（二）第二步：部门初步审核

部门负责人审核：申请人完成系统提交后，由所在部门负责人*对报销申请进行初步审核，重点审核以下内容：

费用发生的真实性、必要性是否符合部门工作需求；

费用预算是否在部门年度预算额度内（超预算费用需附预算调整审批单）；

报销材料是否完整、规范，费用明细与原始凭证是否一致；

费用分摊标准是否合理（如涉及多人费用）。

审核结果处理：部门负责人*审核通过后，在系统中“同意提交”并签字确认；若审核不通过，需注明驳回原因（如“材料不全”“超预算”等），退回申请人补充或修改。

（三）第三步：财务部门复核

合规性审查：财务部门收到部门审核通过的报销申请后，由财务审核员*对申请进行全面复核，复核内容包括：

报销单填写信息是否完整、准确（如申请人信息、金额、日期等无遗漏或错误）；

原始凭证的真实性、合法性（如凭证是否有出具单位盖章、是否为有效票据等）；

费用是否符合公司费用标准（如差旅住宿标准、交通补贴标准等）；

审批流程是否完整（部门负责人签字是否齐全）。

问题反馈与修正：财务审核员*若发觉材料不合规或填写错误，需通过系统向申请人反馈具体问题（如“原始凭证未注明用途”“金额大小写不一致”等），并要求在2个工作日内完成修正；修正后重新提交复核。

复核通过确认：复核无误后，财务审核员*在系统中确认“复核通过”，并将申请流转至下一审批环节。

（四）第四步：最终审批与支付安排

分级审批执行：根据费用金额及类型，由不同层级管理人员进行最终审批：

金额在5000元（含）以下的，由财务负责人*审批；

金额在5000-20000元（含）的，由分管财务副总*审批；

金额超过20000元的，需提交总经理*审批。

审批结果反馈：审批人*在系统中查看报销申请及相关材料，确认无误后“同意审批”；若有异议，可驳回申请并注明理由，由财务部门通知申请人处理。

财务支付流程：最终审批通过后，财务部门在3个工作日内完成支付操作：

对公转账的，需提供准确的收款单位名称、银行账号、开户行信息；

员工垫付的，可选择银行转账或现金报销（现金报销需提前向财务部门申请）。

支付完成后，财务部门在系统中更新支付状态，并向申请人发送支付提醒。

三、报销申请表模板

报销申请表

基本信息

申请人姓名*

工号

所属部门*

申请日期*

年月日

费用期间*

自年月日至年月日

费用类型*□办公费□差旅费□业务活动费□固定资产购置□其他______

费用明细

序号

费用发生日期

费用事项（简述用途及关联项目）

金额（元）

原始凭证数量

凭证编号（如合同号、行程单号）

备注

1

2

3

费用合计（大写）

费用合计（小写）

￥

审批意见

部门负责人*审核意见：签字：__________日期：______

财务审核员*复核意见：签字：__________日期：______

分管领导/总经理*审批意见：签字：__________日期：______

财务支付确认：签字：__________日期：______

填表说明：

费用事项需简明扼要，注明具体用途（如“项目办公用品采购”“地区差旅交通费”）；

原始凭证需在提交时粘贴于报销单背面，并标注凭证对应序号；

“费用合计”大小写需保持一致，不一致以大写为准。

四、操作关键提示与规范

（一）报销时限要求

常规费用需在费用发生之日起