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供应链货物入库和出库标准化操作指南
一、引言
本指南旨在规范企业供应链中货物的入库与出库全流程操作，保证货物信息准确、流程高效可控、责任可追溯，适用于企业仓库管理部门、采购部门、销售部门及相关协作人员，涵盖从货物到达仓库至发往客户/下游环节的标准操作要求。
二、货物入库操作规范
（一）适用场景与操作前提
核心场景：供应商送货到仓（含采购原材料、成品入库）、退货入库（客户退回/质检退回）、调拨入库（其他仓库调货）。
操作前提：
收到供应商/相关部门的《到货通知单》或《退货申请单》，明确货物信息、预计到货时间；
仓库提前准备好验收工具（如扫码枪、卷尺、质检设备）、存储区域（按货物属性划分合格区、待检区、不合格区）；
安排验收人员（如仓库管理员、质检员）到岗，明确分工。
（二）分步骤操作说明
步骤1：到货准备与单据核对
操作内容：
货物到达仓库后，司机/送货人联系仓库管理员*，提供《送货单》（供应商盖章）或《退货单》（客户/部门签字）；
仓库管理员核对《送货单/退货单》信息与系统采购订单/退货申请是否一致（含供应商名称、货物名称、规格型号、数量、批次号等），如有差异（如订单号错误、数量与通知不符），立即联系采购员/销售员*确认，暂停卸货直至信息一致。
关键动作：单据信息与系统指令“三匹配”（供应商/客户、货物信息、订单号）。
步骤2：货物验收
操作内容：
外观验收：检查货物外包装是否完好，有无破损、变形、潮湿、污染等情况，对易碎品（如玻璃制品）需重点核对防震标识；
数量验收：按《送货单/退货单》清点货物数量，采用“点数+扫码”双重确认（散货可抽检10%，整货100%清点），如发觉数量不符（如多货/少货），当场记录差异并拍照留存，联系采购员/销售员确认处理方案（如拒收、暂收待补）；
质量验收：质检员*按《货物质量标准》进行检验（如检查生产日期、保质期、合格证、检测报告等），对需质检的货物（如原材料、医疗器械），留存质检样品并填写《质检报告》，合格货物贴“合格”标签，不合格货物贴“不合格”标签并移至“不合格区”。
关键动作：验收需“双人复核”（验收员与送货人共同确认数量），异常情况“即时反馈”，不合格品“隔离存放”。
步骤3：信息录入与系统上架
操作内容：
仓库管理员*根据验收合格的货物信息，在仓库管理系统（WMS）中创建《入库单》，录入字段包括：入库单号、供应商/客户名称、货物名称、规格型号、单位、批次号、数量、生产日期、保质期（如适用）、存储库位（如A-01-02表示A区1排2号货架）；
打印“入库标签”（含货物信息、库位、批次号），粘贴于货物外包装显眼位置；
按指定库位将货物上架，遵循“重不压轻、大不压小、分类分区、先进先出（FIFO）”原则，同一批次货物集中存放，不同批次货物分隔标识；
上架完成后，在WMS中确认入库操作，入库凭证，同步更新库存数据。
关键动作：系统信息“实时录入”，库位标识“清晰准确”，库存数据“动态同步”。
步骤4：单据归档与确认
操作内容：
整理入库全流程单据（《送货单/退货单》《验收记录》《质检报告》《入库单》），按“单号+日期”顺序装订成册；
将《入库单》复印件反馈至采购部门/销售部门，财务部门*凭《入库单》与发票进行账务处理。
关键动作：单据“完整留存”，跨部门“闭环确认”。
（三）入库操作模板表格
表1：货物入库验收单
入库单号
供应商名称
送货单号
货物名称
规格型号
单位
应收数量
实收数量
验收结果（合格/不合格/部分合格）
批次号
生产日期
保质期至
库位
验收人
日期
备注（如异常情况说明）
RK20231101001
供应商
S20231101001
原材料A
Φ10mm*500mm
件
100
100
合格
2023-10-01
2025-10-01
A-01-02
张*
2023-11-01
无
RK20231101002
YY客户
T20231101002
成品B
Version2.0
台
50
48
部分合格（2台外壳划伤）
2023-11-01
2026-11-01
B-03-05
李*
2023-11-01
2台移至不合格区，联系销售*处理
（四）入库关键注意事项
单据一致性：送货单、采购订单/退货申请、系统信息必须完全一致，不一致严禁入库；
异常处理时效：数量不符、质量问题需在2小时内反馈至采购员/销售员，超时未确认的货物需暂存“待处理区”；
批次管理：对有保质期、追溯要求的货物（如食品、药品），必须记录批次号，遵循“先进先出”，防止过期；
安全操作：上架时使用合规搬运工具（如叉车、液压车），严禁抛扔、踩踏货物，保证人员与货物安全；
单据保存：入库单据保存期限不少于3年，电子档备份至企业服务器，纸质档防潮防火。
三、货物出库操作规范
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