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行业通用采购管理标准化流程手册
前言
本手册旨在规范企业采购管理全流程，通过标准化操作降低采购成本、控制风险、提升效率，适用于制造业、服务业、零售业等各行业企业。手册涵盖需求提出、供应商管理、采购执行、验收付款等核心环节，明确各岗位职责与操作要求，为企业采购活动提供统一指导。
目录
第一章采购管理标准化流程概述
第二章采购需求管理
第三章供应商管理
第四章采购执行管理
第五章交付与验收管理
第六章付款与结算管理
第七章采购档案管理
附录：模板表格清单
第一章采购管理标准化流程概述
一、适用范围
本手册适用于企业所有采购活动，包括原材料、设备、办公用品、服务类采购等，覆盖从需求提出到档案归档的全流程管理。
二、核心目标
规范采购行为，保证流程合规；
优化资源配置，降低采购成本；
加强供应商管理，保障物料质量；
防范廉洁风险，提升采购效率。
第二章采购需求管理
一、需求提出
发起主体：需求部门（如生产部、行政部、项目组）根据业务需求填写《采购需求申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、预算、交付时间等关键信息。
附件要求：涉及技术参数的，需附《技术规格书》；涉及新物料的，需提供样品或样品描述。
示例：生产部因新增生产线需采购“型号XYZ-001的传感器100台”，预算5万元，交付时间要求15个工作日内。
二、需求审批
审批流程：需求部门负责人→采购部→财务部→分管领导→总经理（根据预算金额分级审批）。
预算≤1万元：需求部门负责人+采购部审批；
1万元＜预算≤5万元：需财务部复核；
预算＞5万元：需总经理审批。
审批要点：核对需求合理性（是否必要）、预算符合性（是否超年度预算）、规格明确性（避免模糊描述）。
三、需求变更
变更情形：因业务调整导致需求数量、规格、交付时间变更时，需求部门需提交《采购需求变更申请单》，说明变更原因及影响。
处理方式：审批流程与需求审批一致，变更后需及时通知采购部及供应商。
四、注意事项
需求描述需清晰、准确，避免“一批办公用品”“优质材料”等模糊表述；
紧急需求需标注“紧急”并说明原因，审批流程可适当简化，但需留存书面记录；
需求部门不得拆分预算规避审批，一经发觉按公司违规处理。
第三章供应商管理
一、供应商准入
资质要求：供应商需提供营业执照、相关行业资质（如ISO9001认证、医疗器械生产许可证等）、法人身份证复印件（加盖公章）。
初审：采购部对供应商资质进行审核，重点核查经营范围、生产/供货能力、质量体系认证。
实地考察：对关键物料供应商（如原材料、核心设备），需组织技术、质量、采购人员进行现场考察，评估生产环境、设备状况、品控流程。
准入评审：填写《供应商资质评审表》，综合评分≥80分（满分100分）的可纳入《合格供应商名录》。
二、供应商评估与分级
评估周期：季度度评估（日常合作）+年度评估（综合绩效）。
评估指标：
质量：来料合格率、客诉响应速度；
成本：价格竞争力、降本配合度；
交付：准时交货率、紧急订单响应能力；
服务：技术支持、售后满意度。
分级标准：
A类（战略供应商）：综合评分≥90分，优先合作；
B类（合格供应商）：80分≤评分＜90分，正常合作；
C类（待改进供应商）：70分≤评分＜80分，限期整改；
D类（不合格供应商）：评分＜70分，清退出库。
三、供应商关系维护
定期与核心供应商召开业务沟通会，反馈合作问题，协同优化流程；
对表现优异的供应商给予订单倾斜、付款周期优惠等激励；
建立《供应商黑名单》，对存在欺诈、质量重大问题的供应商永久禁用。
四、注意事项
供应商资质需每年复核，过期未更新的暂停合作；
考察过程需留存照片、记录，避免“走过场”；
评估结果需与供应商沟通，保证客观公正。
第四章采购执行管理
一、询价与比价
询价方式：
公开询价：通过采购平台、行业网站发布询价信息；
邀请询价：从《合格供应商名录》中选取3家及以上供应商发出邀请；
单一来源采购：仅1家供应商可满足需求（如专利产品），需提交《单一来源采购申请表》审批。
比价要求：
对比供应商报价、交期、付款条件、质量承诺；
填写《询价对比表》，注明推荐供应商及理由。
二、供应商选择与合同签订
确定供应商：根据比价结果及供应商等级，由采购部提出建议，按权限审批（预算≤5万元由采购部经理审批；＞5万元需分管领导审批）。
合同拟定：使用公司标准《采购合同模板》，明确以下条款：
标的物名称、规格、数量、单价、总价；
质量标准（需符合国家/行业标准及《技术规格书》要求）；
交付时间、地点、方式；
验收标准与方法；
付款方式（如“预付30%到货验收后付60%质保金10%”）；
违约责任（如逾期交货按日万分之五违约金）。
合同审批：法务部（如有）审核合同条款→采购部→财务部→总经理签字盖章。
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