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公司采购流程管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资及服务的质量，防范采购过程中的各类风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。本制度旨在通过明确的流程、清晰的权责和有效的监督，实现公司采购活动的制度化、规范化和透明化运作。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工在日常运营过程中发生的各类物资采购、服务采购及工程项目采购活动。特殊采购事项如涉及公司战略层面或有另行规定的，可参照本制度基本原则并结合专项规定执行。

（三）基本原则

公司采购活动应遵循以下基本原则：

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。

2.经济性原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式力求以最优成本获取所需物资或服务。

3.透明性原则：采购过程应公开、透明，关键环节需有记录可追溯，接受内部监督。

4.效益性原则：综合考虑价格、质量、交付周期、售后服务等因素，追求采购综合效益最大化。

5.廉洁性原则：严禁采购人员利用职务之便谋取私利，杜绝商业贿赂等不正当行为。

二、组织与职责

（一）采购部门

采购部门是公司采购工作的归口管理部门，主要职责包括：

1.组织制定和修订公司采购相关管理制度及操作流程。

2.负责公司集中采购项目的具体实施，包括供应商寻源、询价、比价、招标组织、合同洽谈与签订等。

3.建立和维护公司供应商信息库，对供应商进行评估、准入、动态管理及淘汰。

4.负责采购合同的管理，包括合同的审核、归档及履约跟踪。

5.协调处理采购过程中的争议与纠纷。

6.定期进行采购数据分析，向上级领导汇报采购工作情况。

（二）需求部门

各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，主要职责包括：

1.根据实际业务需要，准确、及时地提出采购需求，并填写规范的《采购申请表》。

2.负责对采购需求的真实性、合理性及必要性进行初审。

3.参与相关采购项目的技术参数确认、供应商考察及样品验证（如需）。

4.负责采购物资或服务的到货验收工作，对验收结果的准确性负责。

5.配合采购部门处理采购过程中与需求相关的问题。

（三）财务部门

财务部门在采购流程中主要负责：

1.参与采购预算的审核与控制，确保采购活动在预算范围内进行。

2.负责采购款项的审核与支付，严格按照合同约定及公司财务制度办理付款手续。

3.对采购发票的合规性、真实性进行审核。

4.参与采购项目的财务评审，提供成本核算支持。

（四）其他相关部门

根据采购项目的性质和规模，法务部门、技术部门、仓储部门等可能参与其中，履行合同审核、技术支持、入库管理等相应职责。

三、采购流程

（一）采购需求提出与审批

1.需求提出：需求部门根据业务发展或日常运营需要，填写《采购申请表》，详细列明采购物资/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、预估总价、期望交付日期、用途说明等关键信息，并由部门负责人签字确认。

2.需求审批：《采购申请表》需按照公司规定的审批权限逐级报批。审批过程中，相关负责人应对需求的合理性、必要性及预算情况进行审核。对于大额或重要采购项目，可能需要组织专题评审。

（二）供应商选择与管理

1.供应商寻源：采购部门根据已审批的采购需求，通过公开征集、行业推荐、历史合作等多种渠道寻找潜在供应商。鼓励引入竞争机制，确保有足够数量的合格供应商参与报价。

2.供应商评估与准入：采购部门会同相关部门（如需求部门、技术部门）对潜在供应商的资质、生产能力、质量体系、商业信誉、供货周期、售后服务、价格竞争力等进行综合评估。符合要求的供应商纳入公司合格供应商库。

3.供应商动态管理：采购部门定期对合格供应商的履约情况、产品/服务质量、价格水平等进行跟踪评估，实施动态管理，对不合格供应商及时进行淘汰或暂停合作。

（三）采购执行与合同管理

1.采购方式确定：根据采购金额、物资特性、市场情况及公司规定，采购部门确定合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。

2.询比价/招标：采购部门向合格供应商发出询价单或招标文件，明确采购需求、技术标准、报价要求、截止日期等。供应商按要求反馈报价及相关资料。采购部门对收到的报价进行汇总、分析和比价。

3.合同洽谈与签订：根据比价结果或招标结论，采购部门与选定的供应商进行合同细节洽谈。合同内容应包括标的物、数量、价格、质量标准、交付时间与地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。合同文本需按规定履行法务审核及审批程序后，由授权代表签署并加盖公司合同专用章。

（四）验收与付款

1.到货通知与验收：供应商按合同约定交付物资或提供服务后