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文档撰写及编辑格式规范手册

前言

为统一各类文档的撰写与编辑标准，提升文档的专业性、可读性及规范性，保证信息传递的准确性与一致性，特制定本规范手册。本手册适用于企业内部、项目团队及对外合作等各类场景的文档管理，旨在通过标准化流程减少沟通成本，提高工作效率。

一、本规范的应用场景

本规范适用于以下需以书面形式呈现的文档类型，涵盖但不限于：

企业内部文件：管理制度、流程说明、会议纪要、工作报告、年度总结等；

项目文档：项目计划书、需求文档、设计说明书、测试报告、验收文档等；

对外合作文件：合作协议、提案方案、技术白皮书、客户函件等；

知识沉淀文档：操作手册、培训教材、FAQ（常见问题解答）、技术文档等。

无论文档篇幅长短、复杂程度如何，均需遵循本规范的基本格式要求，保证文档风格的统一性。

二、文档格式规范细则

（一）文档结构组成

标准文档应包含以下核心部分（可根据实际需求增删）：

封面：文档的“门面”，需清晰呈现核心信息；

目录：篇幅较长的文档（≥5页）必备，便于快速定位内容；

文档主体，包含章节标题、内容段落、图表等；

附录（可选）：补充说明、数据表格、参考资料等；

修订记录（可选）：记录文档版本的变更情况，便于追溯。

（二）封面格式要求

封面应简洁规范，包含以下要素（以横向A4纸为例，居中排版）：

要素名称

规范说明

示例

文档标题

黑体二号，加粗，标题长度建议不超过20字，多行时居中对齐

《项目需求说明书》

版本号

宋体小四，位于标题下方，格式为“VX.X”（如V1.0）

版本号：V2.1

编制部门

宋体小四，位于版本号下方，填写部门全称

编制部门：产品研发部

编制人

宋体小四，位于编制部门下方，姓名用“”代替（如某某）

编制人：*某某

编制日期

宋体小四，位于编制人下方，格式为“YYYY年MM月DD日”

编制日期：2023年10月15日

审核人

宋体小四，位于编制日期下方，姓名用“*”代替

审核人：*某某

批准人

宋体小四，位于审核人下方，姓名用“*”代替（如需）

批准人：*某某

注：对外合作文件可在封面右下角添加公司Logo，Logo尺寸不超过3cm×3cm。

（三）格式规范

1.字体与字号

标题层级：

一级标题（章）：黑体三号，加粗，居中，段前段后间距1行；

二级标题（节）：黑体四号，加粗，左对齐，段前间距0.5行，段后间距0.3行；

三级标题（条）：宋体小四，加粗，左对齐，段前间距0.3行，段后间距0.2行；

四级标题（款）：宋体小四，加粗，左对齐，段前间距0.2行，段后间距0.1行。

内容：宋体小四，常规字体，行距1.5倍，首行缩进2字符，段前段后间距0行。

表格/图表宋体小四，加粗，位于表格/图表上方居中，格式为“表X-XX”或“图X-XX”（如表1-1项目进度计划、图2-3系统架构图）。

页眉页脚：

页眉：宋体五号，居中，内容为文档标题（如“项目需求说明书”），页眉线为单实线，线宽0.5pt；

页脚：宋体五号，居中，内容为“第X页共Y页”，页脚线为单实线，线宽0.5pt。

2.段落与标点

段落首行缩进2字符，段间距默认（0行），避免空行过多影响阅读；

标点符号使用全角符号（如，。；：“”《》），除特殊情况（如代码、英文缩写）外，禁止使用半角符号；

数字、年份、百分比等统一使用阿拉伯数字（如“2023年”“50%”），避免使用汉字数字（除“一、二、三级标题”等序号外）。

3.图表与公式

表格：

表格标题位于表格上方居中，表格内文字宋体五号，表头加粗（底纹使用浅灰色）；

表格采用“三线表”形式（无竖线、左右无边线，表头下有一条横线，表格底部有一条横线）；

表格跨页时，需在次页表头重复“表X-XX”，并注明“续表”。

图片：

图片分辨率不低于300dpi，格式为JPG/PNG（矢量图优先使用SVG格式）；

图片标题位于图片下方居中，图片下方需注明“数据来源：X”（如为原创数据，可注明“数据来源：内部统计”）；

图片与内容紧密相关，避免插入与主题无关的图片。

公式：

公式居中排版，公式编号右对齐，格式为“（X-X）”（如(1-1)）；

公式中变量需用斜体表示（如x、y），常数使用正体（如π、e）。

（四）引用与参考文献

引用：需在引用内容右上角用方括号标注序号，如“文献[1]指出……”；

参考文献列表：位于附录或末尾，标题“参考文献”为黑体四号加粗，居中，内容为宋体小四，行距1.5倍；

参考文献格式统一采用GB/T7714标准，示例：

期刊文献：[1]*某某.基于人工智能的文本分类方法研究[J].计算机科学,2022,49(3):45-50.

学位论文：[2]*某某.企业数字化转型策略研究[D].北京：大学,2021.

会议论文：[3]*某某.数据安全治理框架[C]//中国信