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合同模板管理库使用指南

一、核心应用场景

合同模板管理库适用于企业法务、行政、采购、项目等多部门协作场景，旨在通过标准化模板提升合同起草效率、降低合规风险、统一合同要素管理。具体场景包括：

高频合同类型标准化：如采购合同、服务外包合同、保密协议、租赁合同等，避免重复起草基础条款；

多部门协同审核：支持法务、财务、业务部门在线审核，保证合同条款符合企业制度与法律法规；

历史合同复用：基于已生效的优秀合同模板优化，保留有效条款，规避过往法律风险；

新业务快速响应：针对新业务类型（如数字化转型合作、跨境服务等），快速搭建合规框架。

二、标准化操作流程

1.需求梳理：明确合同类型与核心要素

步骤说明：

业务部门根据合作内容确定合同类型（如“技术开发服务合同”），梳理核心要素（如服务范围、交付标准、付款方式、违约责任）；

法务部门同步审核核心要素是否符合行业法规（如《民法典》《电子商务法》等）及企业内部制度；

输出《合同需求清单》，明确必备条款（如双方主体信息、标的、金额、争议解决方式）与可选条款（如知识产权归属、保密期限）。

2.模板创建：搭建结构化框架

步骤说明：

基于需求清单，在管理库中选择基础模板（如“服务合同模板”）作为框架；

填写通用条款：包括合同标题、双方主体信息（甲方/乙方名称、统一社会信用代码、法定代表人*某某）、合同标的、履行期限、付款方式（如“分期付款，按验收节点支付”）、违约责任（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）；

设置可编辑字段：用“[]”标注需用户填写的变量（如“[服务费用]元”“[交付日期]年月日”），并添加填写说明（如“[服务费用]含税，单位：人民币”）；

添加附件指引：明确合同附件（如“技术需求说明书”“验收标准”）的格式与提交要求。

3.审核与发布：保证合规性与可用性

步骤说明：

提交模板至法务部门审核，重点核查条款合法性、权责对等性及与企业制度的匹配度；

财务部门审核付款方式、税费承担等经济条款；

业务部门确认模板覆盖实际需求，避免关键要素遗漏；

审核通过后，在管理库中发布模板，标注适用场景（如“适用于技术开发类合作，金额不超过50万元”）及版本号（如“V2.0-202405”）。

4.调用与填写：高效个性化合同

步骤说明：

用户根据合作场景在管理库中搜索并选择对应模板（如“技术开发服务合同V2.0”）；

按提示填写可编辑字段（如填写乙方名称*某某、服务周期、具体金额），系统自动校验字段完整性（如“金额未填写”“交付日期早于今日”将提示错误）；

附件（如技术方案、双方资质文件），确认附件与条款一致；

合同初稿，支持在线预览与格式调整（如字体、页边距）。

5.归档与优化：持续迭代模板库

步骤说明：

合同生效后，将最终版（含双方签字页）至管理库，关联对应模板，标注生效日期与合同编号；

定期分析模板使用频率（如“采购合同模板月调用次数50次”）及用户反馈（如“需增加‘不可抗力’条款说明”）；

每半年组织法务、业务部门评审模板适用性，根据法律法规更新（如《数据安全法》修订）或业务变化优化条款，更新后重新发布并标注版本变更说明。

三、合同模板结构示例

以下以“技术开发服务合同”模板核心条款为例，展示标准化结构：

条款模块

内容示例

合同双方信息

甲方：[公司全称]，统一社会信用代码：[代码]，法定代表人：某某，地址：[地址]乙方：[公司全称]，统一社会信用代码：[代码]，法定代表人：某某，地址：[地址]

开发内容与范围

乙方为甲方开发[具体产品名称]，功能包括：[功能1]、[功能2]，需符合[技术标准]（详见附件1）

开发周期与交付

开发周期：自合同生效日起[]日，交付节点：1.需求确认：[日期]2.原型设计：[日期]3.最终交付：[日期]

费用与支付

合同总金额：[金额]元（含税），支付方式：1.首期：合同签订后3个工作日内支付30%2.验收通过后支付70%

验收标准

甲方按[验收标准]（详见附件2）进行验收，验收期不超过[]日，逾期未视为验收通过

违约责任

乙方逾期交付，每延迟1日按合同总额0.5%支付违约金；甲方逾期付款，每延迟1日按应付金额0.5%支付违约金

争议解决

因本合同引起的争议，双方协商解决；协商不成，提交[仲裁委员会名称]仲裁

其他约定

本合同附件与本合同具有同等法律效力，附件清单：附件1：技术需求说明书附件2：验收标准

四、使用关键提示

合规优先：模板条款需定期更新，保证符合最新法律法规（如《个人信息保护法》对数据处理的合规要求），禁止使用“霸王条款”或违反公平原则的约定；

信息准确性：填写可编辑字段时，需核对双方主体信息（如名称、信用代码）、金额、日期等关键数据，避免因信息错误导致合同无效；

版本管理：严禁直接修改已发布的模板版本，