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采购流程审批及供应商管理模板
一、适用范围与典型应用场景
二、采购流程审批及供应商管理操作步骤
（一）采购流程审批操作步骤
需求提出与初审
使用部门：根据业务需求填写《采购申请表》，注明物品/服务名称、规格型号、数量、预算金额、用途、期望交付日期等，部门负责人*经理签字确认需求合理性。
采购部初审：核对采购需求是否符合公司采购政策，预算是否在部门额度内，对超预算或特殊品类需求（如定制化服务）要求补充说明，反馈初审意见。
供应商寻源与筛选
采购部：根据需求类型启动寻源，可通过公开招标、询价、邀请招标或单一来源采购（仅限独家代理等特殊情形）方式，至少选取3家合格供应商进行比价（紧急小额采购可简化为2家）。
资质审核：要求供应商提供营业执照、相关行业资质（如ISO认证、产品检测报告等），通过“国家企业信息公示系统”核查企业信用，排除失信企业。
谈判与合同拟定
商务谈判：与候选供应商就价格、交付周期、付款方式、质量标准、违约责任等进行谈判，形成《谈判记录表》。
合同拟定：采购部根据谈判结果拟定采购合同，法务部审核条款合规性（重点约定验收标准、知识产权、保密义务等），双方签字盖章后生效。
审批与订单下达
审批流程：按采购金额分级审批（例如：≤5万元由采购经理经理审批；5万-20万元由分管副总总审批；≥20万元由总经理*总审批），审批通过后录入采购系统《采购订单》。
订单下达：将《采购订单》同步给供应商及使用部门，明确交付细节，供应商确认后执行。
执行与验收
供应商履约：供应商按订单约定交付货物/服务，采购部跟踪物流进度或服务执行情况。
使用部门验收：对照合同标准进行验收，填写《验收单》（注明数量、质量、交付时间等），验收合格后双方签字；不合格则书面反馈采购部，启动退换货或索赔流程。
付款与归档
财务审核：财务部核对《采购订单》《验收单》《发票》三单是否一致，无误后安排付款。
资料归档：采购部将所有流程文件（申请表、合同、订单、验收单、发票等）整理归档，保存期限不少于5年。
（二）供应商管理操作步骤
供应商准入
申请提交：新供应商填写《供应商准入申请表》，附企业资质、产品目录、案例说明等材料。
多部门评审：采购部牵头，联合使用部门、质量部（如涉及产品）组成评审小组，从资质合规性、生产能力、质量保障、财务状况等维度评分（满分100分，≥80分通过）。
试合作与备案：通过评审的供应商进入“试合作期”（一般3个月），期间表现合格则录入《合格供应商名录》，分配唯一供应商编码。
供应商分级与动态管理
定期评估：每半年对合作供应商进行一次全面评估，指标包括：产品质量合格率（≥95%为优）、交付及时率（≥98%为优）、价格竞争力（同行业前30%为优）、服务响应速度（24小时内反馈为优）等，加权计算综合得分。
分级标准：根据得分将供应商分为A（≥90分，战略级）、B（80-89分，优先级）、C（70-79分，合格级）、D（＜70分，淘汰级）四级，不同级别对应不同的订单分配比例（如A级供应商优先获得60%以上订单）。
供应商关系维护
定期沟通：每季度召开供应商座谈会，反馈合作问题，收集改进建议；对A级供应商开展年度拜访，深化合作。
绩效反馈：评估结果书面告知供应商，C级供应商需提交《改进计划》，A级供应商给予账期延长或增量订单等激励。
供应商淘汰
触发条件：连续两次评估为D级、产品质量重大、违反合同条款（如贿赂、泄露商业秘密）等。
淘汰流程：采购部发出《淘汰通知书》，要求30日内完成未交付订单交接及账款结算，同步从《合格供应商名录》中删除，并记录淘汰原因（永久禁止再次合作）。
三、核心流程模板表格示例
表1：采购申请表
申请部门
申请人
申请日期
采购类型（□物料□服务□工程）
物品/服务名称
规格型号
单位
数量
用途说明
期望交付日期
部门负责人意见：签字：日期：
采购部初审意见：签字：日期：
备注（特殊要求说明）：
表2：供应商评估表
供应商名称
供应商编码
评估周期
负责人
评估维度
评分标准
得分（满分100）
权重
资质合规性
营业执照、行业资质齐全，信用良好
0-20分
10%
产品质量
合格率≥95%得15分，≥98%得20分，每低1%扣2分
0-20分
30%
交付及时性
及时率≥98%得15分，100%得20分，每低1%扣2分
0-20分
25%
价格竞争力
同行业价格排名前30%得15分，前10%得20分
0-20分
20%
服务响应
24小时内反馈问题得10分，48小时得5分
0-10分
15%
综合得分
100%
评定等级（□A□B□C□D）
改进建议：
评审小组签字：采购部：质量部：使用部门：日期：
表3：采购验收单
订单编号
供应商名称
验收日期
验收地点
物品/服务名称
觏格型号
单位
应收数量
不合格情况说明：
处理意见（
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