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机关员工外出报备制度

前言

为进一步规范机关内部管理，强化组织纪律性，确保各项工作有序高效开展，同时保障员工外出期间的人身安全与工作衔接，特制定本机关员工外出报备制度。本制度旨在明确外出报备的程序、要求及责任，促进机关工作作风建设，提升整体工作效能。

一、适用范围与基本原则

（一）适用范围

本制度适用于机关全体在编在岗工作人员（含借调、挂职人员）。所有人员在工作时间内外出，不论因公因私，均需按照本制度规定履行报备手续。

（二）基本原则

1.实事求是原则：外出事由必须真实准确，不得虚报、瞒报。

2.规范有序原则：严格按照规定的程序和权限进行报备，确保管理规范。

3.及时高效原则：外出前应尽早完成报备手续，以便单位掌握情况，妥善安排工作。

4.安全第一原则：外出人员应注意自身安全，遵守相关规定，确保顺利完成外出任务或处理个人事务。

5.服从安排原则：外出报备应服从工作需要，若遇紧急公务或重要活动，单位可根据实际情况调整员工外出安排。

二、外出报备的具体情形与要求

（一）因公外出

1.公务出差：因工作需要前往外地（本市行政区域以外）执行任务、参加会议、培训、考察、调研等，须提前填写《机关员工外出报备表》（以下简称《报备表》），详细注明出差事由、目的地、起止时间、同行人员（如有）、交通工具及联系方式。

2.市内公务：在本市行政区域内，离开本单位办公地点执行公务（如参加会议、送取文件、联系工作等），若预计外出时间超过半天（或按单位具体规定执行），亦需进行报备，简要注明事由、地点、时间及联系方式。对于日常、短时间、固定性的市内公务，可由部门负责人统筹掌握，灵活管理，但遇特殊情况需及时报备。

（二）因私外出

1.事假：因处理个人紧急事务需临时离开工作岗位，应提前向直接领导请假并报备，说明事由、外出时间。若请假时间较长（如超过一天或按单位具体规定执行），须填写《报备表》，经批准后方可外出。

2.病假：因病需就医或休息，应按规定提供相关证明（如医院诊断书），并提前或及时向直接领导报备，说明情况及所需时间。

3.其他特殊情况：如遇突发家庭困难等不可抗力因素需紧急外出，应第一时间向直接领导电话报备，事后补办书面手续。

（三）报备信息要求

《报备表》内容应真实、完整、清晰。外出期间联系方式（如手机）应保持畅通，若联系方式发生变更，应及时告知单位联系人或直接领导。

三、报备流程与审批权限

（一）报备流程

1.填写报备表：员工根据外出性质，提前填写《报备表》。

2.逐级审批：将填写完整的《报备表》按审批权限提交给相关负责人审批。

3.信息存档：审批通过后，《报备表》（或电子报备信息）交由单位指定部门（如办公室或人事科）存档备查。对于通过办公自动化系统或特定报备软件进行的线上报备，应按系统提示流程操作。

（二）审批权限

1.一般员工：

*因公外出（市内短时间除外）及因私外出（超过规定时限），由直接部门负责人审批后，报分管领导审批。

*部门负责人对本部门员工的日常市内短时间公务外出可进行授权管理或集中报备。

2.部门负责人：

*部门负责人外出，须向单位主要领导（或分管本部门的领导）报备审批。

3.单位领导班子成员：

*班子成员外出，须按干部管理权限向主要领导或上级主管部门报备。

4.紧急情况：紧急情况下，可先通过电话、微信等方式向相关领导口头报备，经同意后外出，事后24小时内补办书面审批手续。

四、外出期间管理与信息沟通

1.保持通讯畅通：外出人员应确保通讯工具24小时畅通，以便单位在紧急情况下能够及时联系。

2.遵守工作纪律：因公外出人员应严格遵守工作纪律和廉洁自律各项规定，积极完成工作任务。

3.注意人身财产安全：提高安全防范意识，注意交通、住宿等方面的安全，保管好个人财物及单位资料。

4.及时汇报：外出期间如遇重要情况或突发事件，应立即向单位领导汇报，并采取妥善措施处置。

5.工作交接：外出前，应将手头紧急工作处理完毕，并向同事做好工作交接，确保工作的连续性。

五、报备后续管理

1.销假与反馈：员工外出返回单位后，应及时向直接领导销假，并根据需要向单位办公室或人事科反馈外出情况。因公出差返回后，按规定办理相关费用报销等手续。

2.资料归档：单位指定部门负责对外出报备材料进行整理、归档，以备查验。

3.统计分析：定期对外出报备情况进行统计分析，为单位人力资源管理和工作安排提供参考。

六、监督检查与责任追究

1.监督检查：单位办公室（或人事科）及各部门负责人应加强对员工外出报备制度执行情况的监督检查，定期或不定期进行抽查。

2.责任追究：

*对于未按规定履行报备手续擅自外出、或报备信息不实、或外出期间擅离职守、通讯失联，