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合同管理模板及合同条款审查工具
一、工具概述与适用范围
本工具旨在为企业、组织及个人提供标准化合同管理流程及条款审查方法，覆盖合同起草、审查、审批、签署、归档全生命周期，帮助用户降低合同法律风险，提升管理效率。适用于企业采购、销售、人力资源、合作项目等场景，也可供法务人员、业务部门负责人及中小企业管理者参考使用。
二、合同全流程操作指南
（一）合同起草与基础信息录入
明确合同目的与核心条款
根据合作需求确定合同类型（如买卖合同、服务合同、劳动合同等），明确双方主体信息、合作标的、权利义务、履行期限、违约责任等核心要素。
示例：服务合同需清晰界定服务范围、交付标准、验收流程及费用结算方式。
填写《合同基础信息登记表》
使用模板表格（详见第三部分）记录合同基础信息，包括合同编号、双方主体名称、合同金额、签订日期、履行期限等，保证信息完整、准确，便于后续管理与查询。
起草合同文本
参考行业通用模板（如国家市监总局发布的合同示范文本），结合具体业务需求撰写条款，语言表述需规范、严谨，避免歧义。
（二）核心条款审查与风险排查
主体资格审查
审查对方营业执照（保证在有效期内）、经营资质（如特殊行业需许可证）、法定代表人身份证明及授权委托书（若由代理人签署）。
风险点：避免与无民事行为能力人或超越权限签署合同的主体合作，核实“三证合一”等信息一致性。
标的条款审查
明确标的名称、规格、数量、质量标准等，避免模糊表述（如“优质产品”“合理期限”）。
示例：买卖合同中需注明产品执行标准（如国标/行标）、验收方法及质量异议期限。
权利义务条款审查
核查双方权利义务是否对等，避免单方面限制权利或加重义务的条款（如“甲方任意解除合同，乙方无异议”）。
关键点：付款方式、交付时间、验收流程等需与业务实际匹配，保证可操作。
违约责任条款审查
明确违约情形、违约金计算标准（不超过实际损失的30%）及赔偿范围，避免“天价违约金”或责任不明条款。
示例：“逾期付款违约金按日万分之五计算，累计不超过未付款项的10%”。
争议解决条款审查
优先约定协商解决，协商不成可选择仲裁或诉讼（仲裁需明确仲裁机构，如“北京仲裁委员会”；诉讼需明确管辖法院，如“甲方所在地有管辖权的人民法院”）。
风险点：避免同时约定仲裁和诉讼，或约定不明管辖（如“双方所在地法院均有权管辖”）。
（三）审批流程与节点控制
提交审批
起草人完成合同文本及审查后，按企业审批权限提交至部门负责人、法务部门（若有）及分管领导审批。
示例：合同金额≤10万元，由部门负责人审批；10万＜金额≤50万元，需法务部门审核+分管领导审批；金额＞50万元，需总经理办公会审批。
多部门会签
涉及财务、技术、人力资源等部门的合同，需相关部门会签（如采购合同需财务部门审核付款条款，技术部门审核技术标准）。
审批意见反馈
审批人需在规定时限内（如2个工作日）反馈意见，对需修改条款明确说明理由，起草人根据意见修订后重新提交。
（四）合同签署与归档管理
规范签署
企业主体需加盖合同专用章或公章（避免使用财务章、项目部章），自然人需签字并按捺手印。
多页合同需加盖骑缝章，保证每页内容完整。
电子归档
纸质合同签署后，需扫描为PDF格式（清晰无遮挡），与《合同基础信息登记表》《审批记录表》一并归档。
建立电子台账，按合同编号、签订日期、类型等分类管理，便于检索。
台账更新
及时更新《合同管理台账》，记录合同履行状态（如履行中、已完成、终止），定期跟踪履约情况，避免超期履行或违约。
三、实用模板表格
（一）《合同基础信息登记表》
合同编号
合同名称
甲方信息
乙方信息
合同类型
标的金额（元）
签订日期
履行期限
关联项目/订单号
起草部门
起草人
法务审查人
审批流程状态
HT-2024-001
*软件开发服务合同
科技有限公司（统一社会信用代码：）
信息技术有限公司（统一社会信用代码：）
服务合同
500,000
2024-03-01
2024-03-01至2024-08-31
PRJ-2024-005
技术部
*
*
已审批
（二）《合同条款审查清单》
条款类别
审查要点
审查标准
常见风险点
审查结果（通过/不通过/需修改）
修改意见
审查人
审查日期
主体信息
乙方营业执照、资质证书
营业执照在有效期内，经营范围包含“软件开发”
超越经营范围
需修改
需补充“增值电信业务经营许可证”
*
2024-02-28
标的条款
服务范围、交付标准
明确“开发包含前端界面、后端管理系统，符合GB/T25000.51-2016标准”
标准模糊
不通过
需补充具体验收标准文档
*
2024-02-28
违约责任
逾期交付违约金
约定“每逾期1日，按合同总额0.05%支付违约金，累计不超过5%”
违约金过高
需修改
调整为“累计不超过3
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