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一、传真机的基础认知：从“老伙计”到“新助手”演讲人

01传真机的基础认知：从“老伙计”到“新助手”0222025年传真机的核心部件升级03操作全流程：从发送到接收的每一步细节04高级功能：2025年传真机的智能化升级05维护与故障处理：让传真机“长寿高效”06|故障现象|可能原因|解决方法|072025年传真机行业新趋势：从“工具”到“办公生态节点”目录

2025传真机使用课件

各位同仁、学员：

大家好！我是从事办公设备服务与培训工作十余年的张明。今天站在这里，和大家分享“2025传真机使用”的主题课件。或许有人会疑惑：在即时通讯、电子签名高度普及的今天，传真机是否还值得专门学习？但根据我近三年服务的300余家企业客户反馈，法律文件签署、医疗文书传递、跨国合同确认等场景中，传真件仍以其“实时性、可追溯性、法律效力明确”的特性，保持着不可替代的地位。2025年，随着智能化升级，新一代传真机更集成了云对接、AI纠错等功能，使用场景反而在细化中扩展。接下来，我将从“基础认知—操作全流程—高级功能—维护与故障处理—行业新趋势”五个维度，带大家系统掌握这一“传统但常青”的办公工具。

01传真机的基础认知：从“老伙计”到“新助手”

传真机的基础认知：从“老伙计”到“新助手”要熟练使用传真机，首先需理解其核心原理与2025年的技术迭代。

1传真机的底层逻辑与分类传真机的本质是“图像-电信号-图像”的转换设备：发送端通过扫描将原稿图像转化为电信号（模拟或数字），经电话线或网络传输至接收端，接收端再将电信号还原为图像输出。

根据传输方式，2025年主流传真机可分为三类：

传统模拟传真机：依赖PSTN（公共交换电话网），适合需离线传输、对网络稳定性要求高的场景（如偏远地区企业）；

网络传真机（IP传真）：通过互联网（TCP/IP协议）传输，支持与邮件、云存储对接，是中大型企业的首选；

多功能一体机（MFP）：集成打印、复印、扫描、传真功能，2025年市场占比超65%，尤其受中小企业青睐。

1传真机的底层逻辑与分类以我服务的某律师事务所为例：他们同时配备了模拟传真机（用于紧急法律文书直传法院，避免网络延迟）和网络传真机（用于跨所协作，自动归档至云端案件文件夹），两类设备互补，效率提升40%。

0222025年传真机的核心部件升级

22025年传真机的核心部件升级与十年前的机型相比，新一代传真机在硬件与软件上均有显著改进，掌握关键部件的功能，能帮我们更高效使用：

|部件名称|2025年升级点|对用户的意义|

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|扫描组件|从CIS（接触式图像传感器）升级为CCD+AI锐化算法，扫描分辨率可达600dpi，自动校正歪斜原稿|复杂表格、手写签名等细节更清晰，减少接收方二次确认成本|

22025年传真机的核心部件升级|通信模块|支持4G/5G插卡（替代传统电话线），内置SIM卡槽，适应无固定电话的移动办公场景|外勤人员可通过便携传真机直接传输现场文件，如工程验收单、临时合同||操作面板|7-10英寸触控屏+语音助手（支持“发送至王经理”等自然语言指令）|降低操作门槛，尤其适合中老年员工或临时使用的非专业人员||安全模块|国密SM4加密芯片（可选），传输过程中数据加密，接收端需输入密码或生物识别（指纹/人脸）解密|金融、医疗等敏感行业的合规需求得到满足，避免信息泄露风险|我曾参与某银行的设备升级项目：旧款传真机因无加密功能，曾发生客户征信报告被中途截获的事件；更换带SM4加密的机型后，两年内未出现类似问题，合规部门评价“解决了心腹大患”。

03操作全流程：从发送到接收的每一步细节

操作全流程：从发送到接收的每一步细节掌握基础操作是使用传真机的核心。以下以最常见的“网络多功能一体机”为例，分场景讲解发送、接收、复印（部分机型支持传真+复印联动）的全流程。

1发送传真：从准备到确认的6个关键步骤发送是传真机最常用功能，90%的操作失误源于准备阶段的疏忽。

1发送传真：从准备到确认的6个关键步骤确认原稿适用性纸张类型：优先使用70-80g/m2的标准A4复印纸（过薄易卡纸，过厚可能损坏进纸轮）；

原稿内容：避免超规格（如A3纸需折叠，但可能导致折叠处文字缺失）、反光材质（如塑封文件需拆除）、过淡字迹（铅笔、浅色圆珠笔可能扫描不清，建