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采购流程审批及验收管理模板

一、模板概述

本模板旨在规范企业内部采购活动的全流程管理，通过明确需求提出、审批、采购执行、验收、付款等环节的责任分工与操作标准，保证采购过程合规、高效、透明，降低采购风险，保障物资质量与供应及时性。适用于各类企业日常办公用品、生产设备、服务采购等场景，可根据企业规模与行业特性调整细节。

二、适用范围与场景

本模板适用于企业各部门因工作需要开展的各类采购活动，具体包括但不限于：

日常办公类采购：如文具、纸张、办公设备（电脑、打印机）、清洁用品等；

生产运营类采购：如原材料、零部件、生产设备、维修备件等；

服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务、IT支持服务等；

其他类采购：如市场活动物料、员工福利等非生产性物资采购。

场景示例：

销售部因业务拓展需要，申请采购5台笔记本电脑用于客户演示；

生产部因设备故障，申请采购一批特定型号的维修配件；

行政部因办公耗材不足，申请批量采购打印纸、墨盒等物品。

三、采购流程全步骤操作指引

（一）需求提出与申请

需求部门发起

采购需求部门根据实际工作需要（如新增岗位、设备更换、耗材消耗等），填写《采购申请表》（详见模板表格1），明确以下信息：

物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望到货日期；

如为服务类采购，需注明服务范围、周期、验收标准等；

如涉及固定资产采购，需附《固定资产采购需求说明》。

申请人（需求部门经办人）签字确认，部门负责人（*）审核需求合理性（如是否必要、数量是否恰当）。

提交申请

需求部门将《采购申请表》及相关附件（如技术图纸、报价单初稿等）提交至采购部门，同时通过OA系统或邮件发起流程，抄送财务部门备案。

（二）审批与预算审核

多级审批流程

根据“金额分级、权限分层”原则，审批流程如下（企业可根据自身情况调整审批权限）：

小额采购（预算金额≤5000元）：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门（审核预算）；

中额采购（5000元＜预算金额≤50000元）：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门→分管副总（*）；

大额采购（预算金额＞50000元）：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门→分管副总→总经理（*）。

各审批人需在1个工作日内完成审批，重点审核：需求必要性、预算合规性、规格参数合理性。

财务部门预算审核

财务部门核对《采购申请表》中的预算金额是否在部门年度预算范围内，若超预算需需求部门提交《预算调整申请》，按预算调整流程审批。

预算审核通过后，财务部门在《采购申请表》上签字确认，流程流转至采购部门。

（三）采购执行

采购方式确定

采购部门根据采购金额、物品特性（如是否标准化、是否有合格供应商库等），选择合适的采购方式：

询价采购：适用于小额、标准化物资（如办公用品），至少向3家合格供应商发出询价单，比质比价后选择性价比最优供应商；

招标采购：适用于大额、非标准化或复杂服务（如设备采购、咨询服务），按企业招标管理办法组织公开/邀请招标；

单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务），需提供《单一来源采购说明》，经总经理审批后执行。

供应商选择与合同签订

采购部门汇总供应商报价，组织需求部门、技术部门（如涉及设备）进行评审，确定最终供应商。

采购部门与供应商签订《采购合同》（合同模板需法务部门审核），明确以下条款：

物品/服务规格、数量、价格、交付时间、交付地点；

质量标准、验收方式、违约责任、付款条件；

售后服务承诺（如设备保修期、维修响应时间）。

合同签订后，采购部门将合同复印件分发至需求部门、财务部门、仓库部门。

（四）验收与入库

到货与初验

供应商按合同约定交付物品/服务，需求部门与采购部门共同到场核对：

物品名称、规格型号、数量是否与合同一致；

外观是否完好、包装是否无损；

如为服务类，需确认服务内容是否按约定启动（如咨询服务是否进场、维修服务是否完成）。

初验不合格：采购部门需在24小时内联系供应商处理（退货、换货或整改），直至初验合格。

正式验收

初验合格后，需求部门组织技术部门、使用部门进行正式验收，重点检查：

物品功能参数是否符合技术要求（如设备精度、办公电脑配置）；

服务成果是否达标（如咨询报告质量、维修后的设备运行状况）；

涉及安全的物资（如电器、设备）需提供检测报告或合格证明。

验收合格后，填写《物品验收报告》（详见模板表格3），由验收人（需求部门负责人、技术专员、采购专员*）共同签字确认；验收不合格需注明问题详情，要求供应商限期整改，整改后重新验收。

入库管理

验收合格的物资由仓库部门办理入库手续，核对数量、规格后填写《入库单》（仓库与采购部门各执一份），及时更新库存台账；

固定资产需粘贴资产标签，录入固定资产管理系统，明确使用人与存放地点。

（五）付