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会议室预定及使用记录标准化模板
一、模板应用背景与适用范围
在各类组织日常运营中，会议室作为重要的公共资源，其合理分配与高效利用直接影响工作效率与协作质量。为避免会议室预定冲突、资源浪费及使用不规范等问题，特制定本标准化模板。本模板适用于企业、事业单位、学校、科研机构等各类组织，覆盖部门会议、项目研讨、客户接待、培训讲座等多种场景，支持线上线下预定方式，可适配人工登记或系统化管理模式，保证会议室预定流程清晰、使用记录完整、资源调配有序。
二、会议室预定及使用标准化操作流程
（一）预定前准备
明确会议需求：预定人需提前确认会议基本信息，包括会议主题、参会人数、预计时长（精确到开始/结束时间）、所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等）及特殊需求（如茶水、横幅、座位布局等）。
查询会议室状态：通过会议室预定系统、公示栏或行政联系人查询目标会议室的可用时段（建议提前1-3个工作日查询，紧急会议至少提前4小时）。需确认会议室容量是否匹配参会人数，避免“小会占用大会议室”或“人数超限”等问题。
（二）提交预定申请
填写预定信息：根据模板中的《会议室预定申请表》（详见第三部分），完整填写预定信息，包括预定部门/人*、联系方式、会议主题、时间、人数、设备需求等。若为线上预定，需通过指定系统提交电子表单；若为线下预定，需填写纸质版并提交至行政管理部门。
提交审批：根据组织权限设置，提交申请至审批人（通常为部门主管或行政专员）。审批人需在1个工作日内审核预定信息的合理性，重点核查时间冲突、资源匹配度及会议必要性。
（三）预定确认与反馈
审批结果通知：审批通过后，审批人需在系统中更新会议室状态为“已预定”，或通过邮件/短信通知预定人（预定编号为唯一标识，后续变更需凭编号操作）；若未通过，需注明原因（如“时间冲突”“设备不足”），并建议调整时段或更换会议室。
临时预定处理：对于突发会议（如临时客户拜访、紧急项目讨论），可通过电话/即时通讯工具联系行政联系人，口头说明需求，由管理员现场协调空闲会议室，并在24小时内补填《会议室预定申请表》。
（四）会议前准备
入场检查：预定人需提前10-15分钟到达会议室，检查设备（投影仪、音响、空调等）是否正常运行，桌椅、白板笔、饮用水等物资是否齐全，若有问题及时联系行政维修或更换设备。
布置会场：根据会议需求调整座位布局（如U型、课桌式），摆放会议资料、名牌（如有），保证环境整洁安静。
（五）会议中使用规范
遵守时间：会议需在预定时间内开始和结束，不得超时占用（特殊情况需提前1小时向行政申请延长，并说明原因）。若会议提前结束，需及时通知管理员释放会议室资源。
设备与卫生维护：使用过程中爱护设备，按操作规程开启/关闭设备（如投影仪需提前10分钟关机散热）；会议期间保持会场卫生，禁止吸烟、乱扔垃圾，食物残渣需清理至指定垃圾桶。
（六）会议后记录与反馈
填写使用记录：会议结束后，预定人需根据模板中的《会议室使用记录表》（详见第三部分），如实填写实际使用时长、设备完好情况（若故障需描述具体问题）、会议室卫生状态、参会人数及反馈建议（如“设备反应卡顿”“空调温度不适”等）。
提交记录表：线上预定者需在系统中提交电子记录表；线下使用者需将纸质记录表投入会议室旁的“回收箱”或交至行政办公室，保证信息完整可追溯。
（七）管理员日常维护
定期更新状态：管理员需每日核对预定记录与实际使用情况，及时更新会议室状态（如临时取消的会议室需标记为“可用”），避免信息滞后导致预定冲突。
问题处理与反馈：针对记录表中反馈的设备故障、卫生问题等，需在24小时内协调维修或整改，并将处理结果反馈至预定人/部门。
三、标准化模板表格
（一）会议室预定申请表
预定编号
申请日期
年月日
预定部门/人*
联系方式*
会议主题
预定日期
年月日
星期
开始时间
：
结束时间
：
预计参会人数
人
会议室需求
（如：大会议室/小会议室，容量≥人）
所需设备
□投影仪□视频会议系统□白板□麦克风□激光笔□其他：________
特殊需求
□茶水□横幅□座位布局（U型/课桌式/圆桌）□其他：________
审批人*
审批意见
□同意□不同意（原因：________）
预定状态
□待审批□已通过□已取消
备注
（二）会议室使用记录表
使用日期
年月日
会议室编号
预定人*
实际参会人数
人
实际开始时间
：
实际结束时间
：
设备使用情况
□全部正常□部分故障（故障描述：________）□未使用设备：________
会议室卫生情况
□整洁□需清洁（具体问题：________，如“地面有纸屑”“白板未擦除”）
使用反馈
□无问题□建议（如“增加电源插座”“改善空调效果”）□问题（如“投影仪无法连接电脑”）
记
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