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客户来访申请接待流程及标准

一、客户来访申请及审批：

（一）、客户来访申请审批：

业务员先口头向大区经理（区域经理）请示，大区经理（区域经理）实地考察确认，确实需要来公司的，大区经理（区域经理）电话向总经理汇报来访客户情况，征得总经理口头同意后，由所在区域业务人员填写《客户来访申请表》报大区经理（区域经理）处，经大区经理（区域经理）审核签署意见后报，审核后报总经理批准，然后由将经总经理批准的《客户来访申请表》交财务部做为报销审核的依据，同时交总经办安排接待工作。

（二）、客户来访申请审批：

业务人员先口头向部门经理请示，部门经理核定后征得总经理口头同意。由责任业务员填写《客户来访申请表》，审核后报总经理批准，然后由将经总经理批准的《客户来访申请表》交财务部做为报销审核的依据，同时交总经办安排接待工作。

（三）、临时客户来访申请审批：

业务部门的客户途径，临时要求来公司参观或洽谈的，大区经理若不在，业务人员需第一时间电话、短信告知相关业务部门负责人，以便及时安排接待。其它部门的客户临时决定到公司参观交流，请相关人员在第一时间告知相关部门负责人。上述情况若需要总经办协助接待，请相关部门负责人在第一时间内通知总经办，以便安排接待。

（四）、填写《客户来访申请表》的基本要求：

1、对《客户来访申请表》请填写准确、详细、完整。

2、为便于合理安排行程，请在客户来访前5天将《客户来访申请表》完成审批后交总经办。

注：1、对来访客户的选择及相关事宜，严格按照公司有关制度和规定执行。

2、倡导厉行节约、勤俭办企业的良好风气，做好来访计划安排和费用预算工作。

二、客户接待的标准

(一)、接待标准：

A：住宿标准：一般控制在130元/标间以内；

B：餐饮标准：一般每餐人均标准控制在60元以内；

C：酒水:原则控制在200元以内；

D：接待陪同人员：业务员、经办人、业务经理、部门经理；

E：接待车辆：视客户的需要情况和公司的用车情况确定；

F：其他接待项目：如有需要，必须事先做好计划，填写《客户来访申请表》和《客户来访安排表》。

注：1、客户来访的后勤接待工作由总经办负责，业务洽谈工作由业务所属部门负责人具体洽谈。

2、住宿和餐饮一般安排在公司定点酒店和饭店。

3、总经理与客户一起就餐，接待标准可适当提高。

（二）、接待流程：

A、来访前一天，客服部短信邀请；

B、机场（车站）接机（车）；

C、预订酒店登记入住；

D、到后第一餐安排；

E、公司参观，看宣传片；

F、同领导交流；

G、洽谈具体合作项目；

H、送别（送到车站或机场，然后再短信感谢）；

I、相关责任人须做好相应的工作，及时沟通协调，全力做好接待工作，树立形象，及时跟进落实达成的合作项目。

（三）具体接待标准、流程的确认

总经办根据经总经理批准的《客户来访申请表》及时填写《客户来访安排表》，通过书面形式发给部门相关人员征求意见，无异议后报总经理批准后，通过电话、书面形式送达相关责任人并交财务部做为报销审核的依据。相关责任人在接到经总经理批准的《客户来访安排表》后，方可通知有关客户安排行程。

《客户来访安排表》一经总经理批准后，不得随意更动（随意更动的费用，公司不予承担）。若遇特殊情况要更动安排计划的，必须填写更动申请签呈，经总经理批准后实行；若此时无法填写更动申请签呈的，可采取口头逐级上报批准的方式处理，事后由相关部门负责人补办更动申请签呈，交财务部做为报销审核的依据。

三、费用的核算与报销。

（一）、要求相关责任业务人员在客户返程后3天内将涉及费用报销的单据快递寄回公司（以邮戳时间为准），超过规定时间寄回的，费用由责任业务员承担。

（二）、对客户来访相关费用的审核，按公司相关财务制度和工作流程进行。

（三）、要求总经办按批次对客户来访有关费用进行制表归类登记，按批次向总经理汇报客户来访费用开支情况，并向相关部门、大区经理（区域经理）通报。