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企业日常办公流程

一、适用范围与典型应用场景

新员工入职全流程管理

部门及个人办公用品申领与发放

内部会议（含线上/线下）的发起、审批与记录

员工差旅、办公等费用的报销审核

员工各类假期（事假、病假、年假等）的申请与审批

二、通用操作流程及分场景步骤详解

通用流程框架：任何办公流程均需遵循“需求发起→部门初审→相关审批→执行与记录→存档备案”的核心逻辑，保证流程闭环。以下针对典型场景分步骤说明：

（一）新员工入职流程

目标：规范新员工从入职通知到试用期管理的全流程，保证入职衔接顺畅。

步骤

责任人

操作说明

输出物

1.入职需求确认

*用人部门负责人

1.根据部门编制及岗位需求，确认新员工入职信息（岗位、职责、到岗时间）；2.填写《新员工入职需求表》，提交至人事部门。

《新员工入职需求表》

2.入职准备

*人事专员

1.接收需求表后，核对岗位要求，协调用人部门完成岗位说明书确认；2.准备入职材料（劳动合同、员工手册、门禁卡、工位等），发送《入职须知》至员工；3.通知IT部门开通办公系统权限、邮箱等。

《入职须知》、系统权限开通记录

3.入职办理

新员工、人事专员

1.新员工到岗后提交证件号码、学历证明等材料原件及复印件；2.人事专员核对材料，指导签订劳动合同，办理入职登记；3.用人部门安排导师，进行部门级入职培训（部门架构、工作流程等）。

《新员工入职登记表》、劳动合同签署记录

4.试用期跟踪

用人部门负责人、人事专员

1.用人部门负责人制定试用期考核计划，定期反馈员工表现；2.试用期结束前7天，完成试用期考核评估，结果反馈至人事部门。

《试用期考核评估表》

5.存档备案

*人事专员

将入职材料、劳动合同、考核记录等整理归档，录入员工信息管理系统。

员工档案电子及纸质版

（二）办公用品申领流程

目标：规范办公用品的申领、审批与发放，避免资源浪费与管理混乱。

步骤

责任人

操作说明

输出物

1.需求发起

*申请人（部门员工）

1.根据工作需要，填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量、用途；2.部门负责人审核需求合理性。

《办公用品申领表》

2.库存核查

*行政专员

1.接收申领表后，核查库存台账，确认是否有充足库存；2.若库存不足，启动采购流程；若库存充足，直接进入发放环节。

库存核查记录

3.发放与登记

*行政专员

1.申领人凭审批通过的《办公用品申领表》领取物品；2.行政专员核对物品信息，发放后更新库存台账，申领人签字确认。

《办公用品发放登记表》、更新后库存台账

4.月度盘点

*行政主管

每月最后一个工作日组织办公用品盘点，保证账实相符，编制《月度盘点报告》。

《月度盘点报告》

（三）会议组织流程

目标：规范会议的发起、筹备、召开及后续跟进，保证会议高效有序。

步骤

责任人

操作说明

输出物

1.会议发起

*申请人（部门负责人/员工）

1.明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员及议程；2.填写《会议审批表》，提前3个工作日提交至部门负责人审批。

《会议审批表》

2.会议筹备

*会议组织人

1.审批通过后，预订会议室（线上会议需测试平台设备）；2.提前1天发送会议通知（含议程、材料准备要求），收集参会人员反馈。

会议通知、参会人员反馈记录

3.会议召开

主持人、参会人员

1.主持人控制会议时间，按议程引导讨论；2.参会人员提前准备材料，积极参与讨论，会议需指定专人记录（会议纪要）。

《会议纪要》（初稿）

4.后续跟进

*会议组织人

1.会议结束后2个工作日内，整理《会议纪要》（含决议事项、责任分工、完成时限）；2.将纪要发送至参会人员及相关负责人，跟踪决议落实情况。

《会议纪要》（终稿）、决议落实跟踪表

三、配套工具表格模板

（一）新员工入职登记表

姓名

性别

出生年月

政治面貌

学历

所学专业

联系方式

电子邮箱

紧急联系人

入职日期

所属部门

岗位名称

合同期限

试用期时长

转正日期

入职材料清单（√为已提交）

证件号码复印件□学历学位证明□照片□其他：______

备注

（二）办公用品申领表

申领部门

申领人

申领日期

物品名称

规格型号

单位

申领数量

部门负责人审批：

行政专员审核：

签字：______日期：______

签字：______日期：______

（三）会议审批表

会议主题

会议时间

年月日时分

会议地点

□线上□线下（具体地点：______）

参会人员

会议议程

1.2.3.

需准备材料

部门负责人审批：

行政部备案：

签字：______日期：______

签字：______日期：______

四、使用关键提示与风险规避

信息真实性与完整性：所有流程中填写的个人信息、申请事由等需真实