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费用申请与报销审核标准流程

一、适用范围与常见应用场景

本流程适用于公司内部所有因公产生的费用申请与报销管理，涵盖员工日常办公、差旅、业务招待、采购、市场活动等各类支出场景。具体包括但不限于：

日常办公费用：如文具采购、打印复印、通讯费、办公耗材等；

差旅费用：如交通费（机票、火车票、打车票）、住宿费、餐补、市内交通等；

业务招待费用：如客户接待餐费、礼品费、活动场地租赁等；

其他专项费用：如市场推广费、培训费、固定资产采购（单笔金额需符合公司权限规定）等。

本流程旨在规范费用支出管理，保证资金使用合规、透明，同时提高各部门费用处理效率。

二、标准操作流程详解

（一）费用申请阶段：发起与初步填报

发起申请

员工因公需产生费用前，原则上需提前通过OA系统或纸质《费用申请单》发起申请（紧急或小额费用可事后补申请，需注明原因）。

填写内容：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、费用类型（如“差旅费”“业务招待费”）、费用用途（需详细说明，如“项目客户接待”“地区出差调研”）、预算金额（需参考部门年度预算）、预计发生时间、费用明细（如“交通费：200元；住宿费：300元/天×3天”）。

附件

如涉及采购、活动策划等，需附相关报价单、合同草案或活动方案；如为差旅申请，需附出差审批单（注明出差事由、地点、天数）。

提交至部门负责人

申请填写完成后，提交至直接部门负责人审核，确认费用必要性及是否符合部门预算。

（二）部门审核阶段：必要性及预算核对

部门负责人审核要点

核查费用是否符合部门工作计划及年度预算；

确认费用事由真实、合理，无虚报、冒领风险；

对大额或非常规费用（如单笔超过5000元），需评估成本效益并签字确认。

审核结果处理

审核通过：流转至下一审批环节（根据公司权限分级审批，如部门负责人→分管副总→总经理）；

审核不通过：退回申请人，注明修改意见，重新提交。

（三）分级审批阶段：权限与合规把控

根据公司《费用审批权限表》，分级执行审批流程（以下为示例，具体权限以公司实际规定为准）：

小额费用（单笔≤2000元）：部门负责人审批通过后，可直接提交至财务部；

中等费用（2000元＜单笔≤10000元）：部门负责人→分管副总审批；

大额费用（单笔＞10000元）：部门负责人→分管副总→总经理审批。

审批要点：

分管副总重点审核费用与业务目标的关联性及资源投入合理性；

总经理最终审批大额支出的合规性及对公司整体预算的影响。

（四）报销阶段：凭证提交与整理

费用实际发生后，需在30个工作日内完成报销（逾期需提交书面说明，经总经理审批后可延长），流程

填写报销单

通过OA系统或填写《费用报销单》，注明报销类型、申请单号（若有）、费用发生日期、明细金额（需与申请单一致，如实际费用超出预算，需说明原因并补审批）、报销人、联系方式。

粘贴原始凭证

原始凭证需合法、合规，包括：

发票：抬头为公司全称、税号准确（需与公司注册信息一致），发票内容与费用明细一致（如“办公用品”不得开为“耗材”），需加盖发票专用章；

辅助凭证：如差旅报销需附行程单、住宿水单；业务招待需附客户名单、招待事由说明；打车票需注明起止地点及事由。

凭证需按时间顺序分类粘贴，整齐规范，发票正面朝上，每张发票需用胶水粘贴（避免使用订书针，遮挡关键信息）。

提交报销单

将填写完整的报销单及原始凭证提交至部门负责人，确认费用实际发生与申请事由一致。

（五）财务复核阶段：合规性与准确性核查

财务部审核要点

凭证完整性：检查发票是否合规、附件是否齐全（如行程单、合同等）；

金额准确性：核对报销金额与申请金额、发票金额是否一致，计算是否正确（如餐补、交通补贴是否按标准发放）；

审批流程完整性：确认各环节审批人签字齐全，符合权限规定；

预算匹配性：核查费用是否超出部门预算，超预算部分是否有补批手续。

复核结果处理

审核通过：财务部在2个工作日内完成付款（以银行转账形式，报销人需提供准确收款账户信息）；

审核不通过：注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件缺失”），退回申请人补充或修改后重新提交。

（六）资料归档阶段：留存与备查

财务部对审核通过的报销单、发票等原始凭证按月分类整理，装订成册，标注“费用报销-202X年X月-部门名称”，存档保存期限不少于5年；

OA系统中的电子申请单、审批记录同步归档，便于后续查询与审计。

三、配套模板工具

表1：费用申请单（模板）

申请部门

申请人

申请日期

费用类型

□日常办公□差旅□业务招待□采购□其他______

预算金额

费用用途

（详细说明，如“项目客户调研差旅费”）

预计发生时间

费用明细

项目说明

金额（元）

交通费（往返机票）

1,500.00

住宿费（3晚×300元/晚）

900.00

市内交通费

200.00

合计金额

2,600.00