企业采购审批与供应商管理模板.docVIP

企业采购审批与供应商管理通用模板

一、模板适用范围与核心价值

本模板适用于各类企业（尤其是中小型及集团化企业）的采购流程标准化管理及供应商全生命周期管控，旨在解决采购环节中审批流程混乱、供应商资质参差不齐、采购效率低下、成本控制困难等常见问题。通过规范采购申请、审批、执行及供应商评估、合作、退出等环节，实现采购过程透明化、供应商管理动态化，帮助企业降低运营风险、提升采购效率、优化供应链质量。

二、采购审批全流程操作指南

（一）采购需求发起

发起主体：由采购需求部门（如生产部、行政部、市场部等）指定人员（如小明、李华）发起采购申请。

填写内容：登录企业采购管理系统（或线下填写《采购申请审批表》），详细填写以下信息：

采购物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量；

预估单价、总价及资金预算科目；

需求紧急程度、期望交付日期；

采购原因（如新品开发、日常运营、设备维护等）及用途说明；

供应商推荐（如有，需提供至少3家比价信息或过往合作记录）。

附件：需附上相关支撑材料，如技术规格书、图纸、报价单（若已询价）、库存盘点表（避免重复采购）等。

（二）部门内部审核

审核人：需求部门负责人（如生产部张经理、行政部王主管）。

审核重点：

采购需求的合理性（是否为必要采购，是否存在替代方案）；

数量、规格是否符合实际工作需求；

预算是否在部门年度预算范围内，超预算需注明原因。

审核结果：通过后提交至财务部门；驳回需注明原因并退回申请人修改。

（三）财务部门复核

复核人：财务部指定人员（如赵会计、孙财务主管）。

复核重点：

预算金额准确性，是否符合企业成本控制要求；

资金来源是否明确（如流动资金、专项预算等）；

供应商报价是否符合市场价格（若已提供报价，需进行比价分析）。

复核结果：通过后提交至分管领导/总经理；驳回需反馈预算或报价问题至需求部门调整。

（四）分级审批决策

根据采购金额及重要性，实行分级审批（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：

低值采购（≤5000元）：由需求部门负责人+财务部双签即可生效；

常规采购（5000元-5万元）：需分管领导（如副总）审批；

重大采购（＞5万元）：需提交总经理（如总经）审批，涉及固定资产或战略物资采购，需召开采购评审会（含技术、财务、使用部门代表）集体决策。

审批通过后，《采购任务通知书》，同步至采购部门执行；驳回需明确审批意见并终止流程。

（五）采购执行与反馈

采购部门执行：根据审批结果，选择合格供应商下达订单（明确交货期、质量标准、付款方式等），签订采购合同。

到货验收：需求部门联合质检部门（如质检员周强）按合同约定验收，填写《到货验收单》，注明数量、质量、合格与否等。

付款结算：财务部凭《采购申请审批表》《采购合同》《到货验收单》《发票》等资料，按合同约定支付款项。

流程归档：所有单据（纸质/电子）整理归档，保存期限不少于3年，便于审计追溯。

三、供应商管理全周期操作要点

（一）供应商准入管理

准入申请：潜在供应商提交《供应商准入申请表》，附以下资质文件（复印件加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、医疗器械生产许可证等，根据行业特性）；

法定代表人身份证复印件、联系人信息；

主营产品/服务清单、价格体系、供货能力说明。

资质审核：采购部门联合技术、质量部门对供应商资质进行初审，重点核查真实性、有效性；必要时进行实地考察（生产规模、技术实力、品控流程等）。

准入评审：组织评审小组（含采购、技术、质量、财务代表）对供应商综合评分（评分表见“核心模板表格”），评分≥80分可纳入《合格供应商名录》，评分＜80分予以淘汰并反馈原因。

（二）供应商评估与分级

评估周期：季度/半年度/年度（根据供应商合作频次及重要性确定），重点供应商（如年采购额前20%）每季度评估一次，普通供应商每年评估一次。

评估维度：

质量：产品合格率、质量问题整改及时性（权重30%）；

交付：准时交货率、订单满足率（权重25%）；

价格：价格合理性、降价配合度（权重20%）；

服务：售后响应速度、问题解决能力（权重15%）；

配合度：订单变更灵活性、信息沟通效率（权重10%）。

分级标准：

A级（优秀）：综合得分≥90分，优先加大合作订单；

B级（良好）：80分≤综合得分＜90分，维持正常合作；

C级（合格）：60分≤综合得分＜80分，发出《改进通知单》，限期30天整改；

D级（不合格）：综合得分＜60分，启动供应商退出流程。

（三）供应商合作跟踪与优化

合同履约监控：采购部门每月统计供应商交货准时率、合格率，对异常数据（如连续2次交付延迟）发出《履约预警函》，要求供应商提交整改报告。

动态信息更新：供应商若发生名称、地址、法定代表人、经营范围等变更，需在1