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行政办公用品采购与使用规范模板

一、适用范围

本规范适用于公司各部门办公所需物品的采购、验收、领用、保管及报废全流程管理，涵盖文具、办公设备、耗材（如纸张、墨盒）、劳保用品等类别。旨在规范采购行为、控制成本、提高物品使用效率，保证行政资源合理配置。

二、总则

（一）目的

规范行政办公用品管理流程，保障各部门工作需求，杜绝浪费与违规行为，提升资源利用效率。

（二）原则

按需采购：根据实际工作需求申请，避免过量采购导致积压。

预算控制：采购需纳入年度行政预算，超预算采购需另行审批。

合规透明：采购流程公开透明，优先选择合格供应商，保证价格合理、质量达标。

责任到人：明确各部门负责人、采购专员、保管员的责任分工。

三、采购管理流程

（一）需求提出与审批

需求发起

各部门根据工作需要，由部门指定专人（如行政专员*）填写《行政办公用品采购申请表》（详见配套表单），注明物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、用途及需求日期。

特殊物品（如专业设备、高价值耗材）需附详细用途说明及技术参数要求。

逐级审批

部门负责人审核：确认需求合理性及必要性，签字批准后提交至行政部。

行政部复核：核查采购物品是否符合预算、是否为重复采购，必要时与需求部门沟通调整数量或规格。

财务部审批：确认预算额度，大额采购（单笔超5000元）需报总经理*最终审批。

审批通过后，行政部方可启动采购流程；未通过则退回需求部门并说明原因。

（二）供应商选择与下单

供应商筛选

行政部建立合格供应商名录，优先选择合作稳定、价格合理、质量可靠的供应商（如长期合作的办公用品经销商、品牌官方渠道）。

新供应商需提供营业执照、经营许可证、相关资质证明，经行政部与财务部联合评审后方可入库。

比价与议价

日常物品（如文具、纸张）需向不少于2家供应商询价，填写《比价记录表》，选择性价比最优的供应商。

大额采购或特殊物品可通过招标方式确定供应商，保证价格公允。

下单与合同

采购专员*根据审批通过的采购申请及比价结果，向供应商下达采购订单，明确物品信息、交付时间、付款方式、质量标准及违约责任。

单笔采购金额超1万元需签订正式采购合同，合同文本需经法务审核（如有）、总经理签字盖章后生效。

（三）验收入库

到货核对

物品送达后，由行政部保管员与采购专员共同验收，核对采购订单号、物品名称、规格型号、数量、外观质量等是否与订单一致，检查包装是否完好。

技术类设备（如打印机、投影仪）需通电测试，确认功能正常后方可签收。

质量检验

对耗材类物品（如墨盒、硒鼓）进行抽样测试，保证打印/书写效果符合要求；对易碎品（如玻璃制品）检查是否有破损。

验收不合格物品，需在24小时内联系供应商退换货，并记录退换原因及处理结果。

入库登记

验收合格后，保管员*填写《行政办公用品入库单》（详见配套表单），注明入库时间、物品信息、数量、供应商、采购单号等信息，并录入库存管理系统，更新库存台账。

四、使用与库存管理

（一）领用登记

领用流程

部门人员领用物品时，需填写《行政办公用品领用登记表》（详见配套表单），注明领用日期、物品名称、规格、数量、领用人、用途等信息，经部门负责人签字确认后，交至行政部保管员*。

保管员*核对领用信息与库存情况，按“先进先出”原则发放物品，领用人签字确认后领取。

领用限制

常规物品（如笔记本、签字笔）按需领用，避免囤积；高价值物品（如办公设备、专用工具）需注明使用人及保管责任，严禁私自转借或带离公司。

部门如需批量领用（如会议用品），需提前3个工作日提交领用申请，以便行政部备货。

（二）使用规范

责任管理

领用人对物品负有保管责任，使用时需爱护物品，避免人为损坏或丢失。

办公设备（如电脑、打印机）需按照操作手册使用，严禁违规拆解或改装；耗材类物品需按需取用，杜绝浪费（如单面废纸需回收再利用）。

禁止行为

严禁将行政办公用品用于私人用途或对外赠送、变卖。

严禁私自将公司物品带离办公区域（如需外带，须经部门负责人及行政部审批，并限期归还）。

（三）库存盘点与报废

定期盘点

保管员*每月末对库存物品进行盘点，填写《库存盘点表》（详见配套表单），核对实物数量与台账数据，保证账实相符。

盘点发觉盘盈、盘亏或积压物品，需及时分析原因，形成书面报告报行政部及财务部处理。

报废处理

对损坏无法修复、过期失效或淘汰的物品，由保管员填写《行政办公用品报废申请表》（详见配套表单），注明物品名称、数量、报废原因、残值预估等信息，经行政部鉴定、财务部审核、总经理审批后，方可报废。

报废物品由行政部统一处理（如回收、销毁），严禁私自丢弃或变卖，保证资产安全。

五、管理规范与注意事项

（一）责任追究

因个人原因导致物品损坏或丢失，需照价赔偿（自然损耗除外）；故意违规使用、私占物品的，将按公司规定予以处罚。

采购过程中出