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物资采购流程标准化模板
一、适用范围与场景描述
二、标准化操作流程详解
（一）需求发起与提报
需求提出：各部门根据实际工作需要（如办公用品消耗、生产计划、设备维护等），由部门负责人指定专人（如主管）填写《物资采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途说明及到货时间要求。
部门初审：部门负责人（如经理）对需求的真实性、必要性及预算合理性进行审核，确认无误后签字，并将申请表提交至采购管理部门。
（二）采购需求审核与审批
采购部门复核：采购管理部门（如采购部）收到需求申请后，1个工作日内完成复核，重点审核：
需求内容是否符合公司采购政策；
预算金额是否在部门年度预算额度内；
规格型号是否明确，是否存在可替代的性价比更高物资。
复核通过后进入审批流程；不通过则退回需求部门补充说明或调整。
分级审批：根据采购金额及物资类型，按以下权限审批（示例）：
金额≤5000元：采购部门负责人（如采购主管）审批；
5000元＜金额≤50000元：分管副总（如副总）审批；
金额＞50000元：总经理（如总经理）审批。
审批通过后，采购部门组织实施采购；紧急采购（如生产突发故障需立即处理的物资）可先电话请示，后补纸质审批手续。
（三）供应商选择与订单下达
供应商寻源：采购部门根据需求物资类型，通过以下方式确定候选供应商：
从《合格供应商名录》中筛选；
新供应商需通过资质审核（营业执照、相关行业资质、生产能力等），并填写《供应商准入申请表》。
比价/议价/招标：
单次采购金额≤10000元：至少询价3家供应商，进行比价选择性价比最优供应商；
10000元＜金额≤50000元：采用竞争性谈判，邀请3家及以上供应商报价，综合评估价格、质量、交期后确定；
金额＞50000元：公开招标（按招标采购管理办法执行），或邀请招标（适用于特殊规格物资）。
订单签订：确定供应商后，采购部门与供应商签订《采购订单》，明确物资名称、规格、数量、单价、总价、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，订单需双方签字盖章生效。
（四）物资交付与验收
到货通知：供应商按订单约定时间交货，需提前1个工作日通知采购部门及需求部门，到货时提供送货单、产品合格证等资料。
初验：需求部门指定专人（如仓管员或使用部门代表）与采购部门共同对物资进行数量清点和外观检查，确认物资与订单信息一致、包装完好后，在《送货单》上签字确认。
质量验收：对需要专业检测的物资（如设备、原材料），由需求部门联合质检部门（如质检部）按技术标准进行质量检测，出具《物资验收报告》；验收合格则入库登记，验收不合格则当场拒收，并通知采购部门与供应商协商退换货或补发事宜，同时记录《不合格品处理报告》。
（五）付款结算
对账：采购部门每月与供应商核对采购订单、验收单、发票等单据，确认无误后填写《付款申请表》，附上合同、验收报告、发票等凭证。
审批付款：付款申请按审批权限逐级审批（参照“采购需求审核与审批”权限），审批通过后交至财务部门。
财务支付：财务部门核对单据无误后，按合同约定方式（如银行转账、电汇）向供应商付款，付款后及时更新应付账款台账。
三、核心工具模板清单
模板一：物资采购需求申请表
序号
物资名称
规格型号
技术参数
单位
需求数量
预估单价
预算金额
用途说明
到货时间
需求部门
申请人
部门负责人签字
1
A4打印纸
80g
白色，双面打印
箱
10
25
250
办公日常使用
2024–
行政部
*助理
*经理
模板二：采购审批表
采购需求申请表编号
需求部门
物资名称
预算金额
采购方式（比价/谈判/招标）
采购部门意见
分管副总意见
总经理意见
XCG-2024-001
生产部
原材料X
30000
竞争性谈判
按流程执行
同意采购
同意
模板三：供应商比价/议价记录表
序号
供应商名称
物资名称
规格型号
报价（元）
交货期（天）
质量承诺
付款条件
综合评分（价格40%+交期30%+质量30%）
选择结果
1
A公司
原材料X
型
28000
7
3个月质保
月结30天
92
√
2
B公司
原材料X
型
28500
5
6个月质保
现结
88
模板四：物资验收单
订单编号
物资名称
规格型号
单位
应收数量
实收数量
验收结果（合格/不合格）
验收日期
验收人
备注
PO-2024-005
原材料X
型
吨
5
5
合格
2024–
*质检员
附检测报告
模板五：付款申请表
供应商名称
合同编号
订单编号
物资名称
金额（元）
付款方式
付款事由
采购部门意见
财务部门意见
总经理意见
A公司
HT-2024-01
PO-2024-005
原材料X
28000
银行转账
货款结算
已核对单据
单据齐全
同意
四、执行关键要点提示
需求准确性：需求部
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