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企业人事档案管理标准文件格式与保存周期

一、适用范围与应用场景

本标准文件适用于各类企业（含中小微企业、集团公司）的人事档案管理工作，覆盖员工从入职到离职全生命周期的档案管理需求。具体应用场景包括：

新员工入职：规范入职档案材料的收集、分类与建档流程；

在职员工管理：记录员工岗位变动、培训考核、奖惩激励等动态信息；

员工离职处理：办理档案转递、留存材料归档及后续保管；

内部审计与合规检查：保证档案完整性、合规性，满足劳动监察、社保审计等外部核查要求；

人力资源决策支持：为晋升、调薪、劳动争议处理等提供档案依据。

二、人事档案管理全流程操作指南

（一）档案建立阶段：材料收集与初始建档

材料收集范围

新员工入职时，需收集以下核心材料（纸质版+电子版同步归档）：

身份证明类：身份证复印件、学历/学位证书复印件、职业资格证书复印件；

劳动关系类：劳动合同原件、员工信息登记表（含联系方式、紧急联系人等）、试用期考核表；

合规文件类：保密协议、竞业限制协议（如适用）、背景调查授权书；

其他材料：体检报告、离职证明（原单位开具）、公积金/社保账户转入证明。

分类与编号规则

分类标准：按材料类型分为“基础档案”“合同档案”“考核档案”“奖惩档案”“离职档案”5大类，每类下设子类（如“基础档案”下设“个人信息”“证件材料”）；

编号规则：采用“年份-部门代码-流水号”格式（示例：2024-RS-001，RS为人事部门代码，001为当年第1份档案）。

初始建档

将收集材料按分类顺序装入档案袋，粘贴档案标签（含编号、姓名、部门、入职日期）；

录入电子档案管理系统（建议使用HRM系统或专业档案管理软件），录入项包括：档案编号、姓名、性别、出生日期、入职日期、部门、职位、档案材料清单、归档日期、保管期限等。

（二）档案动态管理阶段：更新与维护

材料补充流程

员工在职期间发生岗位变动、培训考核、奖惩等事项，需在3个工作日内补充相关材料至对应档案类别；

补充材料需经部门负责人签字确认，注明补充日期，同步更新电子档案系统记录。

档案调阅与归还

内部调阅：因工作需要调阅档案，需填写《人事档案调阅申请表》，经部门负责人及HR负责人审批后，由档案管理员陪同查阅，查阅后立即归还；

外部调阅：司法机关、劳动监察部门等因公务调阅，需持单位介绍信及有效证件，HR负责人审批后，提供档案复印件（加盖公章），原件不予外借。

（三）档案保管阶段：存储与维护

纸质档案保管

存储环境：档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

排列规则：按档案编号顺序存放，定期（每季度）检查档案袋完整性，避免材料霉变、遗失。

电子档案保管

存储方式：采用“本地服务器+云端备份”双重存储，本地服务器定期（每周）备份，云端存储使用加密技术；

权限管理：设置查阅、编辑、删除三级权限，仅HR档案管理员拥有最高权限，其他人员按需授权。

（四）档案转递与销毁阶段：合规处理

离职档案转递

员工离职时，档案管理员需在离职手续办结后15个工作日内，将档案（含离职证明、工作交接清单等）通过机要转递或员工自取（需签字确认）；

转递后，在电子档案系统中标注“已转递”及转递日期，留存转递凭证。

档案销毁流程

销毁条件：档案保管期限届满（具体期限见下文“保存周期表”），且无劳动争议、未结案件等特殊情况；

审批程序：由HR部门提出销毁申请，经法务部门审核、总经理审批后，成立销毁小组（由HR、行政、法务人员组成）；

销毁执行：纸质档案采用粉碎销毁，电子档案彻底删除并销毁备份，销毁过程需记录《档案销毁清单》，由小组成员签字确认，存档备查。

三、标准化模板清单

模板一：人事档案目录表

档案编号

姓名

部门

职位

入职日期

档案材料清单

归档日期

保管期限

备注

2024-RS-001

*小张

销售部

销售专员

2024-01-15

1.身份证复印件；2.劳动合同；3.员工信息登记表；4.试用期考核表

2024-01-16

10年

-

2024-RS-002

*

技术部

工程师

2024-02-20

1.学历证书复印件；2.保密协议；3.岗位变动审批表（2024年晋升）

2024-02-21

10年

2024年晋升材料补充归档

模板二：人事档案调阅申请表

调阅人

所在部门

调阅日期

调阅事由

*

人力资源部

2024-05-10

晋升考核材料核查

档案编号

调阅内容

预计归还日期

审批人

2024-RS-001

试用期考核表、2024年一季度考核记录

2024-05-15

*赵六（HR负责人）

调阅人签字

档案管理员签字

归还日期

*

*孙七

2024-05-14

-

模板三：档案销毁清单

序号

档案编号

姓名

保管期限

销毁原因

销毁方式

销毁日期

监销人

1

2020-R