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工程设备采购申请与审批管理模板

一、模板适用场景与背景

二、采购申请全流程操作指南

（一）第一步：采购需求发起与申请表填写

发起人：项目现场负责人、设备使用部门主管或采购专员（根据项目管理制度确定）。

触发条件：

新开工项目需配置设备以满足施工需求；

现有设备故障无法修复或维修成本过高，需更换新设备；

项目阶段性任务需临时增加设备（如大型设备租赁）；

设备技术功能不满足新规范或工艺升级要求，需更新换代。

操作动作：

发起人需明确设备采购的必要性，收集设备技术参数（如规格型号、功能指标、数量）、预估单价及总价、预算来源（如项目专项预算、备用金等）等基础信息；

登录公司采购管理系统或填写《工程设备采购申请表》（模板见第三部分），保证信息真实、完整，无缺项漏项；

附上设备需求说明（如施工组织设计中的设备配置计划、设备故障检测报告、技术部门对更新设备的功能评估意见等支撑材料）。

（二）第二步：部门内部初审

审批人：申请人所在部门负责人（如项目经理、设备部部长）。

审核重点：

设备采购需求是否符合项目进度计划或实际工作需要；

设备技术参数是否与施工工艺匹配，是否存在功能过剩或不足；

预估总价是否在部门年度/季度预算额度内，超预算部分是否有合理说明及资金来源；

支撑材料是否齐全（如技术图纸、检测报告等）。

操作动作：

部门负责人在《工程设备采购申请表》“部门初审意见”栏签署意见，明确“同意”“不同意”或“需补充说明”；

若“需补充说明”，退回申请人修改完善后重新提交；若“不同意”，注明理由并终止流程。

（三）第三步：项目管理部门复核

审批人：项目管理部门负责人（如工程管理部总监、项目部经理）。

审核重点：

设备采购是否与项目整体施工方案一致，是否影响其他工序衔接；

对于重复采购或已有同类设备的，需说明是否可调配共享（如公司内部设备调拨），避免重复购置；

大型设备（如塔吊、挖掘机、架桥机等）的采购是否通过专项安全评估，是否符合特种设备管理要求。

操作动作：

项目管理部门负责人在“项目管理部门复核意见”栏签署意见，对关键设备可组织技术专家召开评审会，形成书面评审意见作为附件；

复核通过后，流转至采购部门；若复核不通过，说明理由并退回申请人。

（四）第四步：采购部门预算与合规性审查

审批人：采购部负责人或采购专员。

审核重点：

设备预算是否符合公司《采购管理办法》及成本控制要求，预估单价是否参考近期市场行情或历史采购数据；

采购方式（如公开招标、邀请招标、询价采购、单一来源采购等）是否符合《中华人民共和国招标投标法》《采购法》及公司内部规定；

供应商资格要求（如资质证书、生产许可、业绩案例等）是否明确，是否存在倾向性或排他性条款。

操作动作：

采购部核对预算金额，若超预算需发起预算调整流程；

审查采购合规性，对需招标的项目，协助编制招标文件；对小额采购，确定询价范围；

在“采购部门审查意见”栏签署意见，通过后流转至公司分管领导审批。

（五）第五步：公司分管领导审批

审批人：公司分管采购/工程的副总经理或总经理（根据采购金额及设备重要性分级确定审批权限）。

审核重点：

采购事项是否符合公司战略发展规划及年度经营目标；

大额采购（如单台设备金额超过万元，具体金额由公司自行规定）的经济性、必要性及风险控制；

是否涉及公司核心设备或技术保密要求。

操作动作：

分管领导在“公司领导审批意见”栏签署最终审批意见，“同意”后流程结束，《工程设备采购审批单》；“不同意”则终止流程，说明理由并反馈至申请人。

（六）第六步：采购执行与资料归档

执行部门：采购部。

操作动作：

采购部根据审批结果，按照确定的采购方式实施采购（如发布招标公告、邀请供应商报价、签订采购合同等）；

采购完成后，将采购合同、设备验收单、发票等资料提交至行政部或档案室归档；

申请人（或使用部门）配合办理设备验收、入库、登记手续，保证设备与采购申请一致。

三、工程设备采购申请表（模板）

工程设备采购申请表

申请基本信息

内容

申请部门

项目部/设备部/行政部等（填写部门全称）

申请人

（申请人姓名）

联系电话

（申请人办公电话，填写固位或短号，避免泄露个人隐私）

申请日期

年月*日

设备基本信息

设备名称

（如：混凝土输送泵、全站仪、柴油发电机等，填写通用规范名称）

规格型号/技术参数

（如：理论输送量120m3/h，测量精度±2″，功率200kW等，需明确核心指标）

单位

（台/套/件等）

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

预算来源

（如：项目建筑工程费、设备更新专项基金、公司年度预算等）

设备用途说明

（如：用于项目主体结构混凝土浇筑、工程测量精度控制、施工现场临时供电等）

拟采购供应商（如有）

（如：机械设备有限公司、仪器厂等，填写意向供应商全称，可选填）

支撑材料清单

□设备需求说明