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企业文档管理规范与存档标准

第一章总则

一、目的与意义

为规范企业内部文档的创建、审批、分发、修订、存档及借阅流程，保证文档信息的完整性、安全性、可追溯性，提高工作效率，降低管理风险，特制定本规范。本标准适用于企业各部门及全体员工在生产经营过程中产生的各类文档管理活动。

二、适用范围

覆盖部门：行政部、人力资源部、财务部、业务部、项目部、技术研发部等所有职能部门。

适用文档类型：包括但不限于制度文件、管理流程、会议纪要、合同协议、项目方案、财务报表、技术图纸、培训资料、对外函件等电子及纸质文档。

适用场景：日常办公文档处理、项目全周期文档管理、重要文件归档、跨部门协作文件传递等。

第二章文档管理规范

一、文档创建与命名规则

创建要求

文档内容需真实、准确、完整，符合企业业务实际及法律法规要求，避免模糊表述或歧义内容。

涉及跨部门协作的文档，需提前征求相关部门意见，保证内容一致性。

电子文档优先使用公司统一办公软件（如MicrosoftOffice、WPS等），格式规范（如Word、Excel、PDF等），避免使用非通用格式。

命名规则

电子文档：统一采用“部门代码-年份-流水号-文件名称-版本号”格式，例如“XZB-2024-001_办公用品管理制度_V1.0.docx”。

部门代码：行政部（XZB）、人力资源部（RLB）、财务部（CWB）、业务部（YWB）等，由行政部统一制定。

流水号：按年度从001开始顺序编制，每个部门独立编号。

版本号：首次发布为V1.0，修订后依次递增（如V1.1、V2.0）。

纸质文档：参照电子文档命名规则，在文件右上角标注“部门代码-年份-流水号”，例如“XZB-2024-001”。

二、文档审批流程

审批权限划分

一般文档（如部门内部通知、日常报表）：由部门负责人审批。

重要文档（如管理制度、业务流程、部门协作方案）：由部门负责人审核后，提交分管领导审批。

重大文档（如公司战略规划、重大合同、制度修订草案）：需经分管领导审核，报总经理审批。

审批步骤

步骤1：起草人完成文档后，填写《文件审批表》（详见第五章模板），连同电子文档提交至审批人。

步骤2：审批人收到文档后，在1个工作日内完成审核，重点审查内容合规性、流程合理性、数据准确性。

步骤3：审批通过后，由行政部统一编号并发布；审批不通过的，由起草人根据意见修改后重新提交。

步骤4：涉及多部门会签的文档，需按业务关联性依次传递至相关部门负责人签署意见，保证无争议。

三、文档分发与传递

电子文档分发

审批通过的电子文档，由行政部至公司OA系统“文档共享”模块，各部门通过系统权限查阅。

涉密文档（如财务数据、技术核心资料）需设置访问权限，仅限授权人员查看，禁止通过普通邮箱、等非加密渠道传递。

纸质文档分发

纸质文档需加盖公司公章或部门章后分发，领取人需在《文件发放记录表》上签字确认，注明领取日期、数量及用途。

对外发送的重要纸质文档，需通过快递或专人递送，保留寄件凭证或签收记录。

四、文档修订与版本控制

修订触发条件

国家法律法规、行业标准发生变化；

企业组织架构、业务流程调整；

文档内容存在错误、遗漏或不适用情况。

修订流程

修订申请由发起部门填写《文件修订申请表》，说明修订原因及主要变更内容，报原审批人审批。

审批通过后，由原起草部门或指定人员修订文档，更新版本号（如V1.0→V1.1），并在文档修订记录中注明变更内容、修订人、修订日期。

修订后的文档需重新履行审批流程，审批通过后替换原版本，旧版本由行政部归档保存（仅留最新生效版本供日常使用）。

第三章存档标准与管理

一、文档分类与编号

分类方式

按部门：行政类、人力资源类、财务类、业务类、项目类、技术类等。

按性质：制度文件、流程文件、记录文件、合同文件、档案文件等。

按密级：公开（可对外发布）、内部（公司内部使用）、秘密（仅限相关部门）、机密（仅限高层管理人员）。

存档编号规则

存档编号=分类代码+年份+流水号，例如“GL-2024-001”（GL为管理类文档代码）。

分类代码：行政类（XZ）、人力资源类（RL）、财务类（CW）、业务类（YW）、项目类（XM）、技术类（JS）。

二、存档介质与存放要求

电子文档存档

存储介质：公司指定云盘服务器或OA系统，禁止存储在个人电脑或非加密移动设备中。

存放路径：按“分类代码-年份-部门”层级创建文件夹，例如“GL-2024-行政部”。

定期备份：每周自动备份一次，每月由行政部手动异地备份，防止数据丢失。

纸质文档存档

存放要求：使用统一规格档案盒（长31cm×宽21cm×高3cm），按存档编号顺序排列，档案盒标注“分类代码-年份-文件名称-存档日期”。

存放环境：档案室需配备防潮、防火、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在4