企业采购询价单填写规范及样例.docxVIP

企业采购询价单填写规范及样例

在企业的日常运营中，采购询价单是连接需求部门与供应商的重要桥梁，也是确保采购过程透明、高效、成本可控的基础环节。一份填写规范、信息完整的询价单，不仅能帮助供应商准确理解采购需求，从而提供精准的报价，更能有效减少后续沟通成本，避免因信息不对称导致的误解、纠纷乃至采购失误。反之，一份含糊不清、要素缺失的询价单，则可能引发报价混乱、质量不符、交期延误等一系列问题，直接影响企业的生产经营节奏。因此，掌握询价单的规范填写方法，对于每一位采购从业者及相关需求提报人员而言，都至关重要。

一、询价单核心要素填写规范

一份标准的询价单通常包含多个关键栏目，每个栏目的填写都有其特定要求，务求清晰、准确、无歧义。

1.询价单基本信息

*询价单编号：由询价方统一编制，应具有唯一性，便于归档和追踪。编号规则可根据企业内部管理需求设定，通常可包含年份、部门代码、流水号等信息。

*询价日期：填写发出询价单的具体日期。

*报价截止日期：明确供应商提交报价的最晚时间，需给供应商留出合理的准备时间，并考虑节假日因素。

*询价方信息：

*公司名称：填写询价企业的全称，与公章一致。

*联系人：填写负责本次询价事宜的具体对接人姓名。

*联系电话/邮箱：填写联系人有效的座机、手机及企业邮箱，确保供应商能及时反馈。

*公司地址：填写询价企业的注册地址或实际办公地址。

*被询价方信息（通常由供应商填写，但表头可预留）：

*公司名称：供应商全称。

*联系人：供应商对接人。

*联系电话/邮箱：供应商联系方式。

2.采购物品/服务明细（核心部分）

此部分是询价单的灵魂所在，信息必须详尽、准确。建议采用表格形式列出。

*序号：便于核对和引用。

*物品/服务名称：填写物品的标准全称或服务的具体名称，避免使用俗称或简称，除非是行业内公认且无歧义的。

*规格型号/详细要求：这是最容易出现问题的地方，务必清晰、具体。

*规格型号：对于有明确型号的产品，需填写完整型号，包括品牌（若指定）、系列、具体参数等。例如，“XX品牌笔记本电脑XPS____i____G716G1TBSSD13.4英寸Win11银色”，而非简单写“笔记本电脑”。

*技术参数/性能指标：若无可直接引用的型号，或对型号有额外技术要求，需逐条列出关键技术参数、性能指标、材质、工艺、执行标准等。例如，“定制办公桌：材质为E1级环保刨花板，桌面厚度25mm，钢架厚度1.2mm，表面耐磨耐刮处理，尺寸1400*700*750mm”。

*服务具体内容：若是服务类，则需详细描述服务范围、服务标准、服务频率、服务成果交付形式等。例如，“年度保洁服务：范围包括办公楼1-3层公共区域，标准参照ISO9001清洁服务规范，每日两次，每周提供清洁报告”。

*单位：采用国家法定计量单位，如个、台、套、千克、米、小时等，避免使用“一批”、“一套”等可能引起误解的模糊单位（除非在备注中已明确包含内容）。

*数量：填写准确的采购数量。若为预估数量，需注明。

*质量标准/验收标准：明确物品或服务应达到的质量水平、行业标准、国家规范或企业内部标准。例如，“符合GB/TXXXX-XXXX标准”，“提供原厂质保X年”，“验收时需提供第三方检测报告”。

*交货/服务时间：明确要求的到货日期或服务开始、完成日期。

*交货/服务地点：详细的地址，如“XX市XX区XX路XX号XX公司XX仓库”，“XX项目现场”。

*交货方式/运输方式：如“送货上门”、“自提”、“快递”、“汽运”等，并可注明费用承担方。

3.其他重要条款

*付款方式：明确报价是否含税（何种税率）、付款条件（如预付比例、货到验收合格后付比例、质保金比例及期限）、结算周期等。例如，“报价含13%增值税，货到验收合格后30天内支付全款”。

*报价要求：

*明确报价货币种类（如人民币）。

*报价是否包含运输费、装卸费、安装调试费等一切费用（即“全包价”或“落地价”）。

*报价有效期（如“本报价有效期为自报价日起30天”）。

*报价单返回要求：如“请贵司加盖公章后扫描件发送至XXX邮箱，原件邮寄至XXX地址”。

*其他说明/备注：可填写一些补充信息，如：

*是否需要提供样品（及样品费用承担方式）。

*是否需要供应商具备特定资质（如ISO认证、生产许可证等）。

*对供应商的其他特殊要求。

*违约责任的初步约定（通常会在正式合同中详细规定，但关键提示可在此注明）。

*本次询价的背景或目的（如为年度采购询比价、为特定项目采购等）。

4.联系方式与签章