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合同审核流程与标准化文本工具指南

一、适用业务场景与对象

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在开展业务合作时，需对外签订合同的标准化管理场景，具体包括但不限于：

日常采购类：原材料采购、设备采购、服务外包（如物流、保洁、IT运维）等；

业务合作类：项目联合开发、市场推广、渠道代理、加盟合作等；

服务协议类：咨询服务、技术服务、培训服务、租赁协议等；

其他类型：保密协议、授权协议、框架合作协议等。

涉及合同起草、内部审核、签署归档全流程，可由业务部门、法务部门、管理层协同使用，保证合同合规性与风险可控。

二、合同审核全流程操作指引

步骤1：需求发起与材料准备

发起主体：业务部门（如采购部、市场部、项目部）；

提交材料：

（1）《合同需求申请表》（明确合作方基本信息、合作内容、核心诉求、预算金额、期望履行期限等）；

（2）合作方主体资格证明材料（营业执照复印件、资质证书复印件，如涉及特殊行业需提供经营许可证）；

（3）过往合作记录（如有，需说明履约情况）；

（4）技术附件或补充协议（如技术参数、服务标准、验收流程等）。

步骤2：合同文本起草

起草依据：根据业务需求选择对应标准化模板（见“三、标准化模板”），或基于历史合同文本修订；

核心内容填写：

（1）合同双方：准确填写甲方（我方）、乙方（合作方）全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（联系人姓名、电话，禁止填写私人邮箱或手机号）；

（2）合同标的：明确产品名称/服务内容、规格型号、技术标准（可引用附件）；

（3）权利义务：双方主要权利（如收款权、验收权）、主要义务（如供货义务、服务保障义务）；

（4）违约责任：约定具体违约情形（如逾期交货、服务质量不达标）及对应的违约金计算方式或赔偿范围；

（5）争议解决：优先约定“由甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决”，或选择双方认可的仲裁机构；

（6）生效条件：明确“自双方签字盖章之日起生效”或“自最后一方签字盖章之日起生效”。

附件整理：将技术参数、服务标准、验收清单等作为合同附件，与具有同等法律效力。

步骤3：业务部门初步审核

审核人：业务部门负责人或指定经办人；

审核重点：

（1）合作方信息与需求申请表是否一致；

（2）合同内容是否符合业务需求（如采购数量、服务范围是否匹配预算）；

（3）商业条款（如价格、付款周期、交付时间）是否合理；

（4）是否存在明显歧义或遗漏关键条款（如验收标准、保密要求）。

输出结果：审核通过后，在《合同审核意见表》（见模板2）中签署“同意”，并标注修改意见（如需修改，需反馈至起草人修订）。

步骤4：法务部门专项审核

审核人：法务专员或外聘法律顾问；

审核重点：

（1）主体资格：合作方是否具备履约能力（如营业执照是否在有效期内，是否属于限制/禁止经营主体）；

（2）合法性：条款是否违反法律、行政法规强制性规定（如“霸王条款”、免责条款是否有效）；

（3）权利义务对等性：是否存在单方加重我方责任、减轻对方责任的情形；

（4）风险点：识别潜在法律风险（如知识产权归属、不可抗力范围、违约金是否过高）；

（5）文本规范性：合同结构是否完整、表述是否清晰无歧义、用词是否专业准确（避免“大概”“可能”等模糊词汇）。

输出结果：出具《法务审核意见书》，明确“审核通过”“修改后通过”或“不通过”，并附详细法律依据及修改建议。

步骤5：管理层终审确认

审核人：根据合同金额或重要性，由分管副总、总经理或董事会授权人终审；

审核重点：

（1）合同金额是否符合公司审批权限（如10万元以上需总经理审批）；

（2）战略匹配度：是否符合公司年度业务规划或战略发展方向；

（3）资源保障：我方是否有足够人力、物力履行合同义务；

（4）重大条款：对争议解决、违约责任等核心条款进行最终确认。

输出结果：签署《合同审批单》，明确“同意签署”“暂缓签署”或“否决”，并说明理由。

步骤6：合同签署与归档

签署规范：

（1）法定代表人或授权代表签字（需附《授权委托书》，明确授权范围及期限），并加盖公司公章或合同专用章（公章需清晰、不模糊）；

（2）若为多方合同，保证各方同时或按约定顺序签署，避免出现“先盖章后补签”漏洞；

（3）骑缝章：合同页数超过2页的，需加盖骑缝章，防止单页抽换。

归档管理：

（1）合同原件一式X份（至少我方留存2份，1份财务、1份法务/行政）；

（2）扫描电子版存档，加密存储至公司指定系统（如OA、法务管理系统），并标注“合同编号-合同名称-签订日期”；

（3）《合同审批单》《法务审核意见书》等审核材料随合同一并归档，保证全流程可追溯。

三、标准化模板与表单

模板1：标准化合同文本框架（以服务采购合同为例）

服务采购合同

合同编号：[年份]-[部门代码]-[序号，如QG-2024-CG-001]

甲方（采购方）：