行政文件归档管理流程模板文档保存与检索标准版.docVIP

行政文件归档管理流程模板文档保存与检索标准版

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企事业单位、机关及社会组织的行政文件归档管理工作，覆盖日常办公、项目管理、会议组织、人事管理等场景产生的各类行政文件（如通知、报告、函件、会议纪要、合同、制度文件等）。无论是纸质文件还是电子文件，均可通过本模板实现标准化归档、规范保存与高效检索，保证文件管理的系统性、安全性和可追溯性。

二、文件归档全流程操作指南

（一）文件收集与分类

文件收集范围

日常行政文件：包括但不限于部门通知、工作计划、总结报告、请示批复、对外函件等；

项目管理文件：项目立项书、合同协议、进度报告、验收材料、项目总结等；

会议管理文件：会议通知、议程、签到表、会议纪要、会议决议等；

人事管理文件：招聘资料、劳动合同、考核记录、奖惩文件、离职材料等；

制度流程文件：公司章程、管理制度、操作规范、流程图等；

其他需长期保存的行政文件。

文件分类标准

采用“一级分类（部门）+二级分类（年份）+三级分类（文件类型）”的三级分类法：

一级分类：按文件形成部门划分（如行政部、财务部、人力资源部、项目部等）；

二级分类：按文件形成年份划分（如2024年、2025年等）；

三级分类：按文件性质或用途划分（如“通知类”“报告类”“合同类”“会议类”等）。

示例：行政部-2024年-通知类；项目部-2024年-合同类。

（二）文件整理与编目

文件整理要求

纸质文件：去除订书针、回形针等金属夹具，对破损文件进行修补，按文件编号顺序排列，左侧装订成册（超过10页需加装档案盒）；

电子文件：统一命名格式为“部门-年份-文件类型-流水号-标题”（如“行政部-2024-通知-001-关于2024年春节放假的通知”），避免使用特殊字符（如！、#等），存储为PDF或DOC格式（保证长期可读性）。

文件编目规则

为每份文件编制唯一归档编号，编号规则为“部门代码（2位大写字母）-年份（4位）-文件类型代码（2位）-流水号（3位）”。

部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、人力资源部（RL）、项目部（XM）等；

文件类型代码：通知（TZ）、报告（BG）、合同（HT）、会议（HY）、制度（ZD）等。

示例：XZ-2024-TZ-001（行政部2024年通知类第1号文件）。

编制文件目录

按部门、年份分别编制《文件归档目录》，包含以下字段：归档编号、文件标题、责任部门/人、形成日期、页数、文件类型、保管期限、存放位置（电子路径/纸质柜号）。

（三）文件归档存储

纸质文件归档

装订后装入无酸档案盒，盒面标注“部门-年份-文件类型-归档编号”（如“行政部-2024-通知类-XZ-2024-TZ-001”）；

存放于专用档案柜，按“从左到右、从上到下”顺序排列，档案柜张贴部门标签及文件清单；

存放环境要求：温度14-24℃，湿度45-60%，避免阳光直射、潮湿、虫蛀，定期检查（每季度1次）。

电子文件归档

存储于指定服务器或云盘（如公司内部OA系统档案模块），建立“部门-年份-文件类型”三级文件夹结构；

电子文件需进行双重备份：本地服务器备份+异地云盘备份，备份频率为每周增量备份、每月全量备份；

涉密电子文件需加密存储，访问权限仅开放给部门负责人及档案管理员，操作日志留存不少于6个月。

（四）文件检索利用

检索方式

电子文件：通过档案管理系统输入“归档编号”“文件标题”“责任部门”“关键词”等字段进行检索；

纸质文件：通过《文件归档目录》查找归档编号，再到对应档案柜按编号定位文件。

借阅流程

填写《文件检索申请表》（详见模板表格），注明申请部门、申请人、文件编号/标题、用途、借阅期限；

部门负责人审批签字后，提交档案管理员；

档案管理员核对信息后，提供文件复印件（原件不外借），电子文件可通过OA系统在线预览/；

借阅期限不超过5个工作日，到期需归还，如需延长需重新申请。

（五）定期清理与鉴定

清理周期

每年12月底组织一次文件清理鉴定工作，由档案管理员牵头，各部门负责人参与。

鉴定标准

保管期限已届满的文件：根据《文件保管期限表》（如通知类5年、合同类10年、制度类永久），确认无保存价值的予以销毁；

有保存价值的文件：如涉及历史沿革、重大决策、法律纠纷等，需延长保管期限并重新标注。

销毁流程

对拟销毁文件编制《销毁清单》，经部门负责人及分管领导审批；

纸质文件采用粉碎机销毁，电子文件彻底删除并覆盖存储介质，销毁时需有2人监销，监销人签字确认《销毁清单》并存档。

三、核心工具表格模板

（一）文件归档登记表

归档日期

文件编号

文件标题

责任部门/人

形成日期

页数

文件类型

保管期限

存放位置

归档人

审核人

2024-03-15

XZ-2024-TZ-001

关于2024年春节放假的通知

行政部/*经理

2024