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采购申请表格模板：规范流程、提升效率的管理工具

一、采购申请表格的适用范围与价值

采购申请表格是企业或组织内部规范物资、服务采购流程的核心工具，适用于多种场景：

日常办公物资采购：如文具、耗材、设备配件等常规需求；

项目专项采购：为特定项目采购原材料、设备或技术支持；

固定资产采购：电脑、仪器等价值较高、使用周期长的资产添置；

服务类采购：如咨询、维修、外包服务等非物资类需求。

通过标准化表格，可实现采购需求“清晰化、流程化、责任化”，避免口头沟通导致的偏差，同时为成本控制、预算管理及后续审计提供依据，是企业精细化管理的必备工具。

二、采购申请表格的标准化填写与审批流程

（一）第一步：申请人填写采购申请表

操作要点：

登录企业OA系统或纸质模板，准确填写基础信息，包括申请日期、申请部门、申请人（**）、联系电话（内部分机号，如8888）；

明确采购物品/服务的详细信息：

物品名称：需规范（如“A4打印纸”而非“纸”），避免模糊表述（如“一批办公用品”）；

规格型号：填写具体参数（如“HPLaserJetProM404n打印机”，A4纸规格“80g/m2”）；

数量：按实际需求填写，需注明“最小单位”（如“10箱”而非“10”）；

预估单价/总价：参考历史采购价或市场均价填写，总价=单价×数量；

用途说明：简述采购原因（如“为市场部季度推广活动制作宣传物料”“替换财务部报废的扫描仪”）；

紧急程度：勾选“普通”或“紧急”（紧急需注明“要求到货日期”，如“2024年X月X日前”）。

附件（如有）：如技术参数表、3家供应商报价单、项目审批文件等，保证需求可追溯。

常见问题：名称模糊、数量与实际不符、未说明用途，导致审核反复退回。需逐项核对必填项，保证信息完整。

（二）第二步：部门负责人审核

操作要点：

部门负责人（**）需在1个工作日内完成审核，重点核对：

必要性：采购是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调拨、修复旧设备）；

预算匹配度：预估总价是否在部门年度/季度预算范围内，超预算需说明原因并附预算调整申请；

用途合规性：是否符合公司采购政策（如“严禁采购与工作无关的物品”）。

审核通过：在“部门负责人签字”栏签字，并注明日期；审核不通过：需注明退回原因（如“预算不足，请重新规划”“建议优先申请内部设备调配”），退回申请人修改。

注意事项：部门负责人需对采购需求的真实性负责，避免“虚报、多报”现象。

（三）第三步：采购部复核

操作要点：

采购专员（**）收到申请后，1个工作日内完成复核，重点关注：

规格合理性：是否为常用标准规格，特殊规格是否提供技术参数确认单；

市场参考价：预估单价是否偏离市场均价（偏离超过10%需要求申请人补充报价）；

库存情况：查看公司库存系统，确认是否有可用库存（如“仓库现有A4纸5箱，可减少采购量”）；

紧急采购流程：勾选“紧急”的申请，需同步启动紧急采购通道（如直接联系合作供应商加急）。

复核通过：在“采购部复核意见”栏签字；复核不通过：注明问题（如“规格型号不明确，需补充技术参数”“预估单价过高，建议参考附件报价”），退回申请人补充材料。

关键点：采购部需平衡需求与成本，避免“过度采购”或“规格冗余”。

（四）第四步：财务部审批

操作要点：

财务专员（赵六）复核预算与付款方式，重点审核：

预算科目：采购项目是否对应正确预算科目（如“办公费”“固定资产”）；

资金来源：是否为已批复预算，未纳入预算的项目需附专项审批文件；

付款条件：是否约定预付款、尾款比例及发票要求（如“需提供13%增值税专用发票”）。

审批通过：在“财务部审批意见”栏签字；审批不通过：注明原因（如“预算科目错误，请调整至‘设备购置费’”“未提供报价单，无法确认成本”），退回申请人修改。

风险提示：财务部需严格把控预算红线，避免超预算采购导致资金风险。

（五）第五步：管理层审批（分级执行）

根据采购金额分级审批，保证效率与管控兼顾：

小额采购（≤5000元）：由采购部负责人审批；

中额采购（5000-50000元）：由分管副总（孙七）审批；

大额采购（＞50000元）：由总经理（周八）审批，重大项目需提交总经理办公会审议。

审批通过后，管理层在对应签字栏签字，流程流转至采购部执行。

（六）第六步：采购执行与反馈

采购部根据审批通过的申请，选择供应商（优先合作供应商或通过比价确定），下达采购订单；

到货后，申请人需核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后在“到货确认”栏签字；

采购部整理发票、订单、到货确认单等资料，提交财务部付款；

整个流程完成后，采购申请单由行政部（或采购部）存档，保存期限不少于3年。

三、采购申请表格模板（含填写说明）

采购申请单

基本信息

申请单编号

CG-2024-X（由系统自动）

申请日期

年