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文档管理标准化流程模板电子化与归档管理版
一、适用场景与核心价值
二、全流程操作步骤详解
1.文档创建与初步分类
责任主体：文档创建人（如项目负责人、部门经办人）
操作内容：
根据业务需求确定文档类型（如制度文件、项目报告、合同协议、会议纪要等），参照《文档分类标准表》选择对应分类（如“行政管理-制度类”“项目管理-进度类”）。
填写文档基础信息，包括文档名称、编号（按“部门代码-年份-流水号”格式，如“XZ-2024-001”）、创建日期、创建人、密级（内部公开/机密/绝密）、预计保存期限。
完成文档初稿后，进行自我校对，保证内容完整、格式规范（如字体统一、页码连续、附件齐全）。
2.审核与审批
责任主体：部门负责人/指定审核人、审批人（如总经理、法务主管）
操作内容：
创建人通过电子文档管理系统（如OA系统、SharePoint）发起审批流程，文档初稿及《文档创建与审批表》。
审核人需在2个工作日内完成审核，重点检查内容准确性、合规性（是否符合法律法规及公司制度）、格式规范性，并填写审核意见（“通过/需修改/不通过”）。
审核通过后，提交至审批人；审批人根据文档重要性及权限在1-3个工作日内完成审批，签署审批意见。若需修改，由创建人根据意见调整后重新发起流程。
3.电子化处理与元数据录入
责任主体：行政专员/文档管理员
操作内容：
对于纸质文档，使用高分辨率扫描仪（300DPI以上）转化为PDF格式，保证清晰无歪斜；对于电子文档（如Word、Excel），统一转换为PDF或公司指定格式（如.docx），避免兼容性问题。
在文档管理系统中录入元数据信息，包括文档编号、标题、关键词、分类、密级、创建人、审核人、审批人、存储路径、关联项目/部门等，支持后续快速检索。
为文档添加电子水印（如“内部文件-禁止外传”）及唯一二维码，扫码可查看文档基本信息及流转记录。
4.电子存储与权限管理
责任主体：IT支持人员/文档管理员
操作内容：
按分类将文档存储至指定服务器目录（如“\服务器\2024”），避免跨目录随意存放。
根据密级设置访问权限：内部公开文档可全员查看，机密文档仅限相关部门及授权人员访问，绝密文档需经部门负责人及以上级别审批方可查看。
启用自动备份功能，每日增量备份、每周全量备份，备份数据异地存储（如云盘），防止数据丢失。
5.归档管理
责任主体：文档管理员
操作内容：
当文档完成审批或项目结束后，文档管理员在系统中标记“待归档”，对照《文档归档清单》检查文档完整性（如、附件、审批记录是否齐全）。
按年度、分类建立归档目录，电子归档以“年度-分类-文档编号”命名文件夹，如“2024-项目管理-XM2024-005”；纸质归档（如需）装入统一档案盒，标注“年度-分类-文档名称-归档日期”。
归档后更新《文档总台账》，记录归档日期、归档人、存放位置（服务器路径/档案柜编号），保证可追溯。
6.借阅与使用
责任主体：借阅人、文档管理员
操作内容：
借阅人通过系统提交《文档借阅申请表》，说明借阅事由、用途、预计归还时间，经部门负责人审批后提交至文档管理员。
文档管理员核对权限及审批记录，电子文档可在线查看（禁止打印，机密以上文档需申请权限），纸质文档登记领取人、领取日期、领取原因，借阅期限不超过3个工作日。
借阅人需保证文档安全，不得涂改、外传或复制，归还时文档管理员检查文档完整性，确认无误后更新归还状态。
7.定期审查与处置
责任主体：归档管理部门、合规部门
操作内容：
每年12月由合规部门牵头，组织各部门对到期文档进行审查，确认文档是否仍有保存价值（如参考价值、法律效力）。
对于无需保存的文档（如过期临时通知、失效草稿），由文档管理员填写《文档销毁申请表》，经部门负责人及合规部门审批后，电子文档彻底删除（不可恢复），纸质文档使用碎纸机销毁，并记录销毁日期、销毁人、监销人。
对于具有长期保存价值的文档，延长保存期限并更新台账，保证文档生命周期管理合规。
三、核心流程模板表格
表1：文档创建与审批表
文档编号
文档名称
创建部门
创建人
创建日期
XZ-2024-001
行政管理制度汇编
行政部
张*
2024-03-01
密级
预计保存期限
文档类型
关键词
内部公开
长期
制度类
行政管理、制度规范
审核环节
审核人
审核意见
审核日期
部门审核
李*（行政部经理）
内容完整，格式规范，通过
2024-03-02
审批
王*（总经理）
同意发布执行
2024-03-03
表2：文档电子化信息登记表
文档编号
文件名称
原始格式
转换后格式
扫描/转换人
转换日期
存储路径
关联二维码
XZ-2024-001
行政管理制度汇编
Word
赵*（行政专员）
2024-03-04
\服务器\2024-001.p
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