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企业文件档案管理目录模板（档案分类与保存标准）

一、适用范围与背景

本模板适用于各类企业（含国企、民企、外资企业等）的文件档案管理体系搭建与优化，尤其适合以下场景：

企业成立初期或部门架构调整时，需系统性梳理档案分类框架；

日常运营中文件数量激增，需规范档案归档标准以提升管理效率；

合规审计、资质认证等场景下，需保证档案分类与保存符合行业规范及法律法规要求；

档案数字化升级过程中，需统一电子档案与纸质档案的分类逻辑与保存标准。

档案管理是企业知识沉淀与风险防控的核心环节，科学的分类与保存标准可保证档案的完整性、可追溯性及安全性，为企业决策提供数据支撑。

二、档案管理全流程操作指南

（一）准备阶段：明确基础框架

成立专项小组：由行政部、法务部、各业务部门负责人（如经理、主管）及档案管理员组成，明确职责分工（如业务部门负责文件初分类，档案管理员负责编码与归档）。

收集现有资料：梳理企业现有文件类型（如合同、报表、制度、会议纪要等），统计数量及存储现状（如纸质档案存放位置、电子档案存储路径），识别管理痛点（如分类混乱、查找困难）。

制定分类依据：结合《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）及行业特性（如制造业侧重生产档案，服务业侧重客户档案），确定核心分类维度（如按部门、职能、时间、文件性质等）。

（二）档案分类：构建层级体系

采用“主分类+子分类”的层级结构，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。

主分类维度：按企业核心职能划分，通常包括：

综合管理类（行政、人事、后勤等）；

财务管理类（财务、审计、税务等）；

业务运营类（市场、销售、研发、生产等）；

法务合规类（合同、诉讼、知识产权等）；

战略发展类（规划、项目、投资等）；

实物档案类（印章、证照、荣誉证书等）。

子分类维度：在主分类下按具体职能或文件类型细化，例如：

综合管理类→子分类：行政制度（会议管理、公文处理等）、人事档案（员工入职、离职、培训等）、后勤保障（固定资产、采购合同等）；

财务管理类→子分类：会计凭证（原始凭证、记账凭证等）、财务报表（月报、年报、审计报告等）、税务资料（纳税申报表、税务备案等）。

（三）档案编码：唯一标识规则

为每份档案分配唯一编码，保证检索精准，编码规则建议为：“主分类代码-子分类代码-年度-流水号”，具体示例

主分类代码

子分类代码

编码示例

说明

GM（综合管理）

HR（人事）

GM-HR-2023-001

2023年人事档案第1号文件

FI（财务）

AP（应付凭证）

FI-AP-2023-015

2023年第15号应付凭证

BU（业务）

MK（市场）

BU-MK-2023-008

2023年市场活动第8号文件

代码规则：主分类代码采用2位大写字母（如GM=GeneralManagement，FI=Finance），子分类代码采用2位大写字母（可缩写或自定义）；年度为4位阿拉伯数字；流水号为3位阿拉伯数字（不足前补零）。

特殊档案处理：跨部门协作文件（如项目合同）由牵头部门负责编码，标注参与部门代码；电子档案需在编码后添加“-E”（如GM-HR-2023-001-E）。

（四）归档整理：规范操作流程

文件收集：业务部门在文件形成后3个工作日内，将纸质文件（需签字、盖章完整）及电子文件（需为最终版，命名包含编码）提交至档案管理员。

分类与核对：档案管理员对照分类标准对文件进行二次分类，核对编码与文件内容一致性（如合同档案需核对双方信息、签订日期），保证无遗漏或错分。

整理与装订：纸质档案去除金属夹，采用无酸档案盒装订，盒面标注“编码+名称+年度+份数”；电子档案需存储至指定服务器（如企业档案管理系统），建立文件夹结构（如“GM-HR-2023/人事档案/”）。

登记与录入：填写《档案归档登记表》（含编码、名称、形成部门、日期、份数、存放位置等信息），同步录入档案管理系统，保证电子与纸质档案信息一致。

（五）保管维护：保证档案安全

存储环境：

纸质档案：存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如密集架、温湿度计），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

电子档案：存储于加密服务器，定期（每月）进行数据备份（本地备份+异地备份），备份数据需标注备份日期并异地存放。

权限管理：根据档案密级设置查阅权限（如普通档案可由部门申请查阅，机密档案需经分管领导*总批准），档案管理系统需记录查阅人、时间、用途等信息。

定期检查：档案管理员每季度对纸质档案进行抽样检查（查看有无霉变、虫蛀），每半年对电子档案进行备份有效性验证，发觉问题及时整改并记录。

（六）利用与借阅：规范流程记录

借阅申请：员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》，说明借阅原因、用途、归还时间，经部门负责人签字后提交档案管理员。

借阅审批：普通档案由