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供应商评估及合同管理标准模板

一、应用场景与核心价值

二、标准化操作流程

（一）需求启动与标准明确

明确采购需求：由业务部门提交《采购需求申请表》，详细说明采购标的（产品/服务）、技术规格、数量、交付周期、预算上限及核心质量要求，经采购部门审核确认。

制定评估标准：采购部门联合质量、技术、法务等部门，根据采购需求制定《供应商评估维度表》，明确资质要求（如营业执照、行业资质认证）、生产能力（如产能、设备）、质量体系（如ISO9001认证）、财务状况（如资产负债率、信用等级）、服务能力（如售后响应速度）等核心指标及权重分配。

（二）供应商筛选与初步审核

信息收集：通过公开招标、行业推荐、供应商自荐等渠道收集供应商信息，要求供应商提交《供应商基本情况表》及相关资质证明文件（复印件加盖公章）。

初步筛选：采购部门对照《供应商评估维度表》进行资格性审核，剔除不符合基本资质（如经营范围不符、无相关行业认证）或存在严重负面记录（如失信被执行人、重大诉讼）的供应商，形成《入围供应商名单》。

（三）现场评估与综合评分

成立评估小组：由采购经理担任组长，成员包括技术专家、质量专员、法务顾问等，明确分工（如技术组负责产能验证，质量组负责体系审查）。

实地考察：对入围供应商进行现场评估，重点核查生产环境、设备状况、质量控制流程、库存管理及过往合作案例（可要求提供客户联系方式进行背调）。

综合评分：评估小组根据《供应商现场评估打分表》进行量化评分（满分100分），其中资质与合规性（20分）、生产能力（25分）、质量保障（25分）、财务健康（15分）、服务能力（15分），形成《供应商评估报告》，按得分高低排序推荐候选供应商。

（四）合同谈判与条款确认

谈判准备：采购部门向候选供应商发出《合同谈判意向函》，明确谈判重点（如价格、交付周期、违约责任），法务部门提前拟定《合同框架草案》。

条款协商：双方就标的、价格（含定价机制、调价条件）、交付（地点、方式、风险转移）、验收（标准、流程、异议处理）、付款（方式、周期、票据）、保密、知识产权、违约责任（如逾期交付、质量不达标的处理）、合同解除及争议解决方式等条款进行逐项谈判，形成《合同谈判纪要》，由双方代表签字确认。

（五）合同签订与生效

合同审核：法务部门对最终合同文本进行法律合规性审核，重点检查条款是否完整、权利义务是否对等、违约责任是否明确，出具《法律审核意见书》；采购部门确认商务条款与谈判结果一致，最终合同文本经双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）。

合同备案：采购部门将生效合同原件（至少一式两份）分送至财务、业务、法务等部门备案，同步更新《合同台账》，记录合同编号、签订日期、供应商信息、主要条款、履行期限等关键信息。

（六）履约监控与绩效评估

履约跟踪：采购部门联合业务部门按合同约定定期跟踪供应商交付进度、产品质量及服务响应情况，填写《履约跟踪表》，对偏离计划的事项（如延期交付、质量不合格）及时发出《履约整改通知书》，要求供应商限期反馈整改措施。

绩效评估：合同到期前15个工作日，评估小组根据《供应商绩效评估表》（从交付准时率、质量合格率、成本控制、服务响应、配合度等维度评分）对供应商进行综合评级（优秀/良好/合格/不合格），形成《供应商绩效评估报告》，作为续约、降级或淘汰的重要依据。

三、核心工具模板

表1：供应商评估维度表（示例）

评估维度

具体指标

权重

评分标准（0-10分）

资质与合规性

营业执照、行业资质认证（如ISO9001）

20%

齐全且有效得10分，缺失一项扣5分

生产能力

产能匹配度、设备先进性、生产流程标准化

25%

完全匹配得10分，基本匹配得6分，不足扣4分

质量保障

质量体系认证、检验流程、不良品率

25%

体系完善且不良率1%得10分，每项不足扣3分

财务健康

资产负债率、现金流、信用等级（第三方评估）

15%

资产负债率50%且信用良好得10分，每超标一项扣3分

服务能力

售后响应时间、问题解决率、客户满意度

15%

响应≤24小时且满意度≥90%得10分，每项不足扣3分

表2：合同条款清单（核心项）

条款类型

核心内容

备注说明

合同主体

供应商名称、地址、法定代表人、联系方式

需与营业执照一致，加盖公章

标的物信息

产品名称/服务内容、规格型号、数量、技术标准

附件需提供详细技术参数表

价格条款

单价、总价、计价方式、付款条件、票据要求

明含税价/不含税价，付款周期（如验收后30天）

交付条款

交付时间、地点、方式、运输费用承担方

风险转移节点（如交付后所有权转移）

验收条款

验收标准、流程、异议处理期限

明确验收不合格时的处理方式（退货/换货/降价）

违约责任

逾期交付、质量不达标、保密违约的赔偿标准

赔偿金额上限不超过合同总额的20%

合同解除

解除条件（