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货运代理业务操作流程手册

引言

货运代理业务作为国际物流链条中的关键环节，连接着货主、承运人、海关及其他相关机构，其操作的规范性与专业性直接影响着货物运输的效率、成本与安全性。本手册旨在梳理货运代理业务的标准操作流程，为从业人员提供一套清晰、实用的行动指南，助力业务的顺畅开展与风险的有效控制。

一、前期咨询与业务承接

1.1客户咨询与需求评估

业务的起点往往源于客户的咨询。在此阶段，操作人员需耐心倾听客户对于货物运输的具体要求，包括但不限于：货物名称、性质（是否为危险品、冷藏货等特殊货物）、数量、包装情况、起运地、目的地、期望的运输方式（海运、空运、陆运或多式联运）、预计出运时间以及是否有特殊的运输条款或附加服务需求（如保险、仓储、报关、报检等）。

对于客户的需求，不能简单地照单全收，而应进行初步的评估与核实。例如，对于特殊货物，需确认其是否符合运输条件及相关法规要求；对于目的地，需了解是否有特殊的清关政策或限制。同时，根据货物特性与运输要求，初步判断各运输方式的可行性与大致成本范围，为客户提供专业建议。

1.2委托确认与单证审核

在客户明确合作意向后，需与客户签订正式的货运代理委托协议（或通过邮件、订单等形式确认委托关系）。协议中应明确双方的权利、义务、服务范围、费用标准及结算方式等核心条款，避免后续争议。

客户需提供完整、准确的托运单证，主要包括商业发票、装箱单、贸易合同、报关委托书、报检委托书（如需）等。操作人员需对这些单证进行仔细审核：

*商业发票与装箱单：核对货物名称、规格、数量、单价、总价、唛头等信息是否一致，是否与实际货物情况相符。

*贸易合同：了解贸易术语（如FOB、CIF、EXW等），这将直接影响责任划分、费用承担及操作流程。

*报关/报检委托书：确保委托书格式正确、信息完整、签章有效。

*特殊单证：如涉及危险品，需提供危险品包装证明、MSDS（物质安全技术说明书）等；涉及法检商品，需提供商检通关单。

审核过程中如发现任何不符点或疑问，应立即与客户沟通确认并要求更正，确保单证的准确性与合规性，为后续操作奠定基础。

二、运输方案制定与出运安排

2.1运输方案的策划与优化

根据客户的需求及审核后的单证信息，操作人员需制定详细的运输方案。这包括选择合适的承运人（船公司、航空公司、车队等）、确定具体的运输路线、选择适当的运输工具（如整箱、拼箱、空运板箱类型）、估算运输时间及各项费用。

在选择承运人时，需综合考虑其运力、航线覆盖、运价水平、服务质量、信誉及目的港代理网络等因素。对于长期合作或大批量货物，可进行多方询价比较，力求为客户争取最优的运输条件。同时，需关注运输过程中可能存在的风险（如天气、港口拥堵、政策变化等），并在方案中考虑相应的应对措施。

2.2订舱操作

运输方案确定后，即可向选定的承运人或其代理进行订舱。订舱时需提交订舱单（BookingNote），内含货物基本信息、起运港、目的港、箱型箱量、预计开航日期等关键内容。

订舱过程中，需与承运人保持密切沟通，及时确认舱位是否落实。对于旺季或热门航线，应尽早安排订舱以确保舱位。舱位确认后，承运人会签发订舱确认书（BookingConfirmation）或提箱单（EquipmentInterchangeReceipt,EIR），此时订舱环节基本完成。

2.3货物集运与仓储协调（如需要）

对于需要在起运港进行集运的货物，货运代理需与客户协商货物送达指定仓库的时间，并安排接收货物。货物入库时，需仔细核对货物的数量、包装状况，如有破损、短少等情况，应立即记录并通知客户。

仓储期间，需确保货物存储环境适宜，做好安全管理，防止货物丢失、损坏或变质。同时，根据运输计划，合理安排货物的出库时间，确保与后续的装箱、报关等环节衔接顺畅。

2.4装箱与内陆运输安排

2.4.1整箱货（FCL）

如为整箱货，客户可自行将货物运至堆场并负责装箱，或委托货运代理安排拖车提空箱至客户指定地点装箱，完毕后再将重箱还至指定堆场。

提箱时，需仔细检查集装箱的外观及内部状况，确保箱体完好、清洁、干燥、无异味，如有异常应立即向堆场提出并更换。装箱过程中，需监督货物的装载情况，确保货物堆叠稳固、衬垫得当，符合运输要求，并拍照留存。

2.4.2拼箱货（LCL）

如为拼箱货，货物通常由客户送至货运代理指定的拼箱仓库，由仓库负责货物的接收、理货、装箱。操作人员需与仓库保持沟通，确保不同客户的货物按计划顺利拼箱，并制作准确的装箱单。

无论是整箱还是拼箱，货物装箱完毕、重箱进入码头堆场后，码头会签发“重箱进港证明”。

2.5出口报关与报检

报关是货物出口的法定环节，必须严格按照海关规定办理。货运代理需根据客户提供的报关资料，填制报关单，并连同商业发票、装箱单、