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采购申请审批流程模板供应商选择与成本控制工具指南

一、适用场景与目标定位

本工具适用于企业各类采购需求场景，包括但不限于生产原材料采购、办公设备采购、服务类项目采购（如IT运维、咨询服务）等，旨在通过标准化流程规范采购申请审批、供应商选择及成本控制关键环节，实现“流程合规、供应商优质、成本可控”的采购管理目标。适用于企业采购部门、需求部门、财务部门及相关审批岗位，保证采购活动高效、透明、经济。

二、全流程操作步骤详解

步骤一：采购需求发起与申请

需求部门发起：需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额（需附成本测算依据，如市场询价记录、历史采购价格等）。

部门负责人初审：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部。

步骤二：采购申请多级审批

采购部审核：采购部核对采购需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标金额标准），审查需求描述是否清晰、预算是否合理，必要时与需求部门沟通补充信息。

财务部预算复核：财务部对采购预算进行复核，确认预算额度是否充足、是否符合年度预算安排，大额采购（如超过万元）需提交财务总监审批。

高层审批：根据采购金额及重要性，由分管副总、总经理或采购委员会进行最终审批（审批权限矩阵需提前明确）。

步骤三：供应商信息收集与筛选

供应商来源：

优先从公司《合格供应商名录》中选择；

新供应商需通过资质审核（营业执照、行业许可证、生产/经营资质、质量体系认证等），填写《供应商准入申请表》。

信息收集：采购部向不少于3家合格供应商发出询价邀请（紧急或小额采购可适当减少），要求供应商在规定时间内提供报价单、产品/服务说明、交付周期及售后方案。

步骤四：供应商评估与选择

评估维度：成立评估小组（由采购部、需求部门、质量部组成），从以下维度综合评分（总分100分）：

价格（40分）：对比各供应商报价，取最低价为基准，其他按比例扣分；

资质与能力（25分）：供应商行业资质、生产规模、技术能力、供货稳定性；

服务水平（20分）：售后响应速度、质保期限、过往合作案例评价；

交期与灵活性（15分）：能否满足交付时间要求，对需求变更的应对能力。

确定候选供应商：根据评分结果，选取综合得分前2名的供应商作为候选，必要时进行实地考察或样品测试。

集体决策：评估小组形成《供应商评估报告》，提交采购负责人审批，确定最终供应商。

步骤五：成本控制与价格确认

价格谈判：与最终供应商进行价格谈判，争取批量采购折扣、付款账期优化或免费增值服务（如延长质保期、免费培训等）。

成本对比分析：将谈判后价格与预算、历史采购价格、市场均价进行对比，填写《成本控制分析表》，说明价格差异原因（如原材料上涨、定制化需求等），保证最终价格不超过预算上限（特殊情况超预算需重新履行审批流程）。

步骤六：合同拟定与签订

合同拟定：采购部根据谈判结果，拟定采购合同，明确标的物详情、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，需求部门、法务部（如需）审核合同内容。

合同签订：合同经双方法定代表人或授权代表签字盖章后生效，副本分发至采购部、需求部门、财务部存档。

步骤七：执行与验收

订单下达：采购部向供应商下达《采购订单》，同步交期、质量要求等信息。

到货验收：需求部门与质量部按合同约定进行到货验收（数量清点、质量检测、功能测试），填写《验收确认单》，双方签字确认。

异常处理：验收不合格的，供应商需在规定时间内退换货或整改，相关费用由供应商承担。

步骤八：付款与归档

付款申请：采购部凭合同、验收单、发票（需与合同信息一致）提交财务部付款，按合同约定账期支付货款。

资料归档：采购部将采购申请表、审批记录、供应商评估报告、合同、验收单、付款凭证等资料整理归档，保存期限不少于5年。

三、核心工具表格模板

表1：采购申请表

申请部门

申请日期

采购编号

需求描述（物品/服务名称、规格型号、数量、用途）

期望交付时间

预算金额

成本测算依据（如市场询价、历史价格等）

需求部门负责人签字

日期

采购部审核意见

审核人

财务部预算复核意见

审核人

高层审批意见

审批人

表2：供应商评估比较表

供应商名称

联系人

联系方式

资质等级

报价（元）

交期（天）

服务评分（1-5分）

综合得分

排名

评估维度

权重

评分标准

供应商A得分

供应商B得分

供应商C得分

价格

40%

最低价得40分，每高于1%扣1分

资质与能力

25%

资质齐全、规模大得25分，缺项扣分

服务水平

20%

售后响应快、案例优得20分

交期灵活性

15%

按时交付得15分，延迟扣分

总分

100%

评估小组意见

采购负责人审批

表3：成本控制分析表

采购项目名称

预算金额（元）

实际