物业团队档案管理制度(3篇).docx

第1篇

一、目的

为加强物业团队档案管理，确保档案的完整、准确、系统，提高档案利用率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有物业团队档案的管理工作。

三、档案分类

1.人事档案：包括员工入职、离职、晋升、培训、考核等记录。

2.财务档案：包括公司财务报表、发票、收据、合同等。

3.合同档案：包括物业管理合同、租赁合同、工程合同等。

4.设备档案：包括设备购置、维修、保养、报废等记录。

5.安全档案：包括安全检查、事故处理、应急预案等记录。

6.其他档案：包括公司规章制度、会议记录、活动资料等。

四、档案管理职责

1.档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

2.各部门负责人：负责本部门档案的收集、整理、归档工作，并确保档案的准确性和完整性。

3.全体员工：遵守档案管理制度，积极配合档案管理工作。

五、档案收集与整理

1.档案收集：各部门应按档案分类要求，及时收集相关档案资料。

2.档案整理：档案管理员应根据档案分类标准，对收集到的档案进行整理、编号、归档。

3.档案归档：档案管理员应定期对档案进行归档，确保档案的完整性和系统性。

六、档案保管

1.档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。

2.档案管理员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

3.档案借阅：档案借阅需经部门负责人批准，并填写借阅登记表。

七、档案利用

1.档案利用：各部门需查阅档案时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。

2.档案复制：需复制档案时，应向档案管理员提出申请，并支付相应费用。

3.档案销毁：档案达到保管期限或不再具有保存价值时，经公司领导批准后方可销毁。

八、监督检查

1.公司定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2.档案管理员应定期向公司领导汇报档案管理工作情况。

九、附则

1.本制度由公司行政部门负责解释。

2.本制度自发布之日起实施。

第2篇

一、目的

为加强物业管理团队档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有物业管理团队档案的管理工作。

三、档案分类

1.人员档案：包括员工基本信息、入职离职记录、培训记录、绩效考核记录等。

2.项目档案：包括项目基本信息、项目合同、项目管理文件、维修保养记录等。

3.财务档案：包括财务报表、收付款凭证、税务申报材料等。

4.法律法规档案：包括公司内部管理制度、国家相关法律法规、行业标准等。

5.通讯档案：包括通讯录、会议记录、工作联系单等。

四、档案管理职责

1.物业管理部负责制定档案管理制度，并组织实施。

2.各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作。

3.档案管理员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等。

4.员工有义务配合档案管理员完成档案管理工作。

五、档案管理要求

1.档案收集：各部门应按照档案分类要求，及时收集相关档案资料，确保档案的完整性。

2.档案整理：档案管理员应按照档案分类要求，对收集到的档案资料进行整理、分类、编号，确保档案的准确性。

3.档案归档：档案管理员应将整理好的档案资料按照规定的时间、顺序进行归档，确保档案的有序性。

4.档案保管：档案管理员应按照档案保管要求，对档案进行妥善保管，确保档案的安全。

5.档案借阅：员工需借阅档案时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可借阅。借阅档案时，应爱护档案，不得随意涂改、损坏。

六、档案销毁

1.档案销毁前，应经档案管理员审核，确认无保存价值。

2.档案销毁时，应由档案管理员和监督人员共同监督，确保档案销毁的彻底性。

3.档案销毁后，应将销毁记录备案。

七、监督检查

1.公司定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的有效执行。

2.对违反档案管理制度的行为，将按照公司相关规定进行处理。

八、附则

1.本制度由物业管理部负责解释。

2.本制度自发布之日起实施。

通过以上制度，我们旨在建立一个规范、有序、高效的物业团队档案管理体系，为公司的物业管理提供有力支持。

第3篇

一、目的

为加强物业管理团队档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于本物业公司的所有物业管理团队档案的管理工作。

三、档案分类

1.文件档案：包括公司文件、部门文件、项目文件、会议记录、报告、通知、函件等。

2.人员档案：包括员工档案、离职员工档案、实习生档案等。

3.财务档案：包括收支凭证、财务报表、合同、发票等。

4.物业管理档案：包括物业管理合同、维修记录、业主投诉、物业服务方案等。

5.设备档案：包括设备清单、设备运行记录、设备维修记录等。

四、档案管理职责

1.物业管理部负责公司档