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销售合同审核与归档标准化模板
一、适用范围与典型应用场景
二、标准化操作流程与步骤详解
（一）合同接收与初步登记
操作内容：销售专员收到客户提供的合同草案（或草拟合同初稿）后，首先检查合同基础信息完整性，包括合同编号、合同名称、签约双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）、签订日期、标的物/服务描述、金额、履行期限等核心要素是否明确。
责任方：销售专员（合同接收人）→部门主管（信息复核）
输出成果：《合同接收登记表》（含合同编号、名称、客户名称、接收日期、接收人、状态（待审核/审核中/已签署/已归档）等字段）。
（二）合规性初审
操作内容：销售部门对合同主体资格、业务真实性进行初步审核，重点确认：
客户是否具备合法经营主体资格（如营业执照、相关资质证书是否在有效期内）；
合同内容是否符合公司经营范围及行业监管要求；
合同标的、金额、数量等是否与业务洽谈结果一致，是否存在虚假交易风险。
责任方：销售专员（资料收集）→销售部门经理（合规性审核）
输出成果：合规性审核意见（通过/不通过，注明需修改事项）。
（三）多维度专业审核
操作内容：根据合同性质，启动法务、财务、业务等多部门协同审核：
法务审核：重点审核合同条款合法性（如违约责任、争议解决方式、知识产权归属、不可抗力条款等），是否存在法律漏洞或歧义条款；
财务审核：重点审核付款方式、收款账户信息、开票信息、税务处理（如增值税税率、发票类型）、履约保证金等财务条款是否符合公司财务制度；
业务审核：重点审核产品/服务规格、交付标准、验收流程、履约期限、售后服务等业务条款是否可执行，是否满足客户需求及公司产能。
责任方：法务专员→财务专员→业务部门负责人（按审核顺序同步或交叉进行）
输出成果：各部门审核意见表（需签字确认，注明修改建议及修改期限）。
（四）修订与二次确认
操作内容：销售专员汇总各部门审核意见，与客户沟通修订合同条款，形成修订版合同。修订完成后，再次提交法务、财务、业务部门确认修订结果是否符合审核要求，直至所有审核意见闭环。
责任方：销售专员（主导修订）→各审核部门（确认修订结果）
输出成果：最终版合同文本（需标注“最终版”及修订日期，各版本合同需一并留存）。
（五）签署与用印管理
操作内容：最终版合同经销售总监及法务负责人审批后，按公司用印流程申请合同用印。用印时需检查：
合同文本是否为最终版，是否有骑缝章；
签约主体是否与营业执照、授权委托书一致（如由授权代表签署，需核查授权委托书及授权代表身份信息）；
签字/盖章是否清晰、完整，签署日期是否规范。
责任方：销售专员（用印申请）→行政部（用印执行）→法务专员（用印复核）
输出成果：签署完毕的正本合同（一式N份，按客户需求及公司存档要求确定份数）。
（六）归档与登记
操作内容：合同签署后10个工作日内，销售专员完成合同归档：
按客户名称+合同编号+签订日期分类整理，正本合同交档案室保管，副本由销售部门留存；
归档材料包括：合同正本、客户资质文件、审批流程记录、审核意见表、修订记录、补充协议（如有）、签署用印申请单等全套资料；
在合同管理系统中录入归档信息（包括合同编号、名称、客户信息、签订日期、履行期限、归档日期、档案编号等），保证电子档案与纸质档案一致。
责任方：销售专员（资料整理与归档）→档案管理员（接收与登记）
输出成果：合同归档清单（纸质版+电子版），系统归档状态更新为“已归档”。
三、核心工具表格模板
表1：合同审核登记表
合同编号
合同名称
客户名称
接收日期
接收人
审核状态
初审意见
法务审核意见
财务审核意见
业务审核意见
最终审核人
归档日期
表2：合同修订记录表
合同编号
修订版本
修订日期
修订条款原内容
修订后内容
修订原因
申请人
审核人
确认人
V1.0→V1.1
2023–
付款方式：30%预付
付款方式：40%预付
客户要求调整预付款比例
*销售专员
*法务专员
*财务经理
表3：合同归档清单
档案编号
合同编号
合同名称
客户名称
签订日期
履行期限
归档日期
存放位置（档案柜/编号）
归档人
备注（如是否含补充协议）
四、关键执行要点与风险提示
信息准确性：合同主体信息（名称、统一社会信用代码、账户等）必须与营业执照、开户许可证等原件一致，避免因信息错误导致合同无效或履约风险。
审核时效性：各部门需在收到审核任务后2个工作日内反馈意见，紧急合同需提前明确审核时限，保证合同流程高效推进。
归档完整性：归档材料需包含合同全生命周期文件（审批、审核、修订、签署等环节资料），缺一不可，避免因资料缺失影响后续法律维权或审计追溯。
保密管理：合同内容涉及商业秘密的，需严格按照公司保密制度执行，仅限相关人员接触，电子档案需加密存储，纸质档案需存放在带锁档案柜中。
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