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销售合同电子化管理工具使用指南

引言

销售合同是企业开展业务的核心法律文件，传统纸质合同管理存在查找困难、流程不透明、易丢失、协作效率低等问题。本电子化管理工具旨在通过数字化手段实现合同全生命周期管理，提升合同处理效率，降低运营风险，为企业销售、法务、财务等部门提供协同支持。以下从适用场景、操作流程、管理表格及注意事项等方面，详细说明工具的使用方法。

一、适用业务场景与核心价值

（一）多部门协同管理场景

销售部门需快速录入合同信息并跟踪回款进度，法务部门需审核合同条款防范法律风险，财务部门需关联合同数据核算收款与开票。本工具支持多角色权限划分，实现跨部门数据实时同步，避免信息孤岛。

（二）合同全生命周期管理场景

从合同起草、审批、签订、执行到归档、续签，覆盖合同每个关键节点。例如销售员可在线提交合同审批，系统自动流转至法务审核，审核通过后同步至财务设置回款提醒，全程留痕可追溯。

（三）风险管控与决策支持场景

通过数据统计功能，可实时监控合同执行进度（如未按时回款、即将到期合同），自动预警提醒；管理层可按客户、产品、时间等维度分析合同数据，为销售策略调整提供依据。

二、工具操作全流程指南

（一）合同信息录入与

登录系统：使用分配的账号密码登录电子化管理工具，进入“合同管理”模块。

新建合同：“新增合同”，选择合同类型（如产品销售合同、服务合同模板），系统自动填充基础条款框架。

填写核心信息：

合同编号：按规则填写（如“年份+部门简称+序号”，例“2024XS-001”），或由系统自动；

合同主体：甲方（客户名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式）、乙方（我方公司信息、销售负责人*及其联系方式）；

合同标的：产品/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额（大写与小写需一致）；

关键条款：付款方式（如“预付款30%到发货，尾款70%到验收后”）、交付时间、违约责任、争议解决方式等。

附件：扫描并合同签署页、订单、技术协议等附件（支持PDF、Word、JPG格式，单个文件不超过10MB）。

保存提交：确认信息无误后“保存”，提交至审批流程。

（二）审批流程发起与跟踪

选择审批模板：根据合同类型选择对应审批模板（如“标准销售合同审批模板”），系统默认预设审批环节（销售经理→法务专员→财务主管→总经理）。

添加审批人：若需调整审批流程，可“自定义审批人”，添加或删除审批节点（如紧急合同可跳过法务审核，需备注原因）。

提交审批：填写审批事由（如“项目首批订单，合同金额5万元”），“提交”，系统自动发送审批通知至审批人待办。

跟踪审批状态：在“合同审批”页面可查看实时进度（如“待销售经理审批”“法务审核中-已驳回”），若被驳回，根据审批意见修改后重新提交。

（三）电子归档与版本管理

自动归档：合同审批通过后，系统自动标记为“已生效”，并按“年份+客户名称”分类归档至“合同库”，唯一归档编号（如“2024-AG-001”）。

版本控制：若合同生效后需变更（如调整交付时间），“发起变更”，填写变更原因，重新提交审批。审批通过后，原版本转为“历史版本”，新版本生效，系统保留所有变更记录，支持版本对比查看。

权限设置：归档后可设置查看权限（如销售部门可查看本部门合同，法务部门可查看全部合同），敏感信息（如客户联系方式）仅对授权人员可见。

（四）合同执行跟踪与提醒

设置关键节点：合同生效后，在“执行跟踪”模块设置提醒节点，如“预付款到账提醒”（提前3天）、“交付提醒”（提前5天）、“尾款到期提醒”（提前7天）。

更新执行状态：销售员需及时更新合同执行进度（如“已发货”“已验收”“部分回款”），并相关凭证（如物流单、验收单）。

查看逾期情况：系统自动筛选“未按时回款”“未按时交付”等异常合同，在“异常预警”页面集中展示，并发送提醒通知至相关负责人。

（五）数据查询与统计分析

多维度查询：在“数据查询”页面，可按合同编号、客户名称、签订时间、合同状态（如“生效中”“已终止”）、金额范围等条件筛选合同，支持导出查询结果（Excel/PDF格式）。

统计报表：系统提供常用报表模板，如“月度合同汇总表”（按部门统计合同额、回款率）、“客户合同明细表”（按客户统计历史合同数量、总金额）、“逾期合同分析表”（统计逾期金额、逾期原因）。

自定义报表：若需特殊统计维度（如“按产品类型统计销售额”），可“自定义报表”，选择统计字段和图表类型（柱状图、折线图等），个性化报表。

三、核心管理表格模板

（一）销售合同基础信息表

合同编号

合同名称

甲方名称

甲方联系人

甲方联系方式

乙方销售负责人

合同金额（元）

签订日期

生效日期

到期日期

合同状态

归档日期

备注

2024XS-001

设备采购合同

科技有限公司

*经理

138

*

500,000

2024-03-01

2