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员工离职交接工作流程指引

一、引言

员工离职是企业人才流动中的正常现象，规范、有序的离职交接工作，不仅能够保障企业各项业务的平稳过渡与持续运营，有效降低因人员变动可能带来的风险，同时也有助于维护企业与离职员工之间的良好关系，保护企业的知识产权与商业利益。本指引旨在为企业及员工提供一套清晰、实用的离职交接工作流程规范，确保交接过程高效、完整、无误。

二、离职提出与交接准备阶段

（一）离职申请的提出

员工若决定离职，应提前以书面形式（通常为《离职申请书》）向其直接上级提交离职申请，明确表达离职意愿及预计的最后工作日期。该日期应尽可能符合劳动合同及公司相关规定中关于提前通知期的要求，以便为后续交接工作预留充足时间。

（二）初步沟通与审批

1.直接上级沟通：直接上级在收到离职申请后，应尽快与员工进行正式沟通，了解其离职原因，判断是否存在挽留的可能性与必要性。若挽留无望，则应重点关注交接事宜。

2.逐级审批：《离职申请书》需经直接上级、部门负责人及人力资源部门（以下简称“HR部门”）按公司规定流程进行审批。审批通过后，HR部门将正式启动离职交接流程。

（三）交接计划制定

1.指定交接人：部门负责人应在审批通过后，尽快指定合适的交接人。交接人可以是部门内同岗位或相关岗位的在职员工，如有必要，可由多人分别接手不同模块的工作。

2.制定交接清单与时间表：离职员工在HR部门的指导和直接上级的监督下，应根据自身工作职责与当前工作进展，详细梳理并制定《工作交接清单》及交接时间表。清单应尽可能详尽，明确各项交接内容、完成标准、预计时长及对应的交接人。

三、交接执行阶段

（一）工作内容交接

1.任务交接：离职员工需将手头正在进行的各项工作任务（包括已完成、进行中及待启动的）详细列出，说明任务目标、当前进度、关键节点、合作方信息、潜在风险及后续建议，并将相关的文件资料、数据报表等一并整理提交给交接人。

2.岗位职责与流程交接：向交接人详细介绍其岗位职责、工作标准、业务流程、内部协作关系、外部联络渠道等。对于复杂或关键的工作环节，应进行必要的口头讲解与实际操作演示。

3.历史项目与经验传承：对于已完成的重要项目，应整理项目背景、实施过程、成果总结、经验教训等资料，与交接人分享，帮助其快速理解业务历史。

（二）资料与文档交接

1.电子资料：将工作相关的电子文档（如报告、方案、合同、图纸、代码、数据库等）进行分类整理，确保版本为最新，并通过公司指定的安全方式（如内部共享盘、邮件附件）移交给交接人，并在交接清单中注明存放路径或文件名。

2.纸质资料：将重要的纸质文件、档案、笔记等整理成册，列出清单，与交接人当面点清交接，并在交接清单中注明份数、编号等信息。

3.知识沉淀：鼓励离职员工将其工作中积累的专业知识、操作技巧、常见问题解决方案等，以文档形式记录下来，作为组织知识资产的一部分进行留存。

（三）物品与资产交接

1.公司资产：离职员工需将个人保管或使用的公司资产，如办公电脑、笔记本、手机、U盘、钥匙、门禁卡、办公用品、劳保用品、工具设备等，根据公司《固定资产清单》或《物品领用记录》进行逐项清点、归还，并由相关负责人（如行政部门或资产管理员）在交接清单上签字确认。

2.涉密与敏感物品：如涉及公司商业秘密、技术秘密的文件、磁盘、光盘等，需严格按照公司保密规定进行交接或销毁处理。

（四）权限与账号交接

1.系统权限：离职员工应列出其拥有的所有公司内部系统账号、平台权限（如OA系统、CRM系统、项目管理工具、邮件系统、服务器权限等），并配合IT部门或相关管理员完成权限的注销或转移工作。

2.外部账号：如以个人名义注册但用于公司业务的外部平台账号、社交媒体账号等，需将账号、密码及相关使用说明移交给指定人员，并及时更改密码或完成账号过户。

（五）交接过程监督与确认

1.逐项交接与记录：离职员工与交接人应严格按照《工作交接清单》的内容逐项进行交接。每完成一项，双方均需在交接清单上签字确认。

2.直接上级/HR监督：直接上级及HR部门应全程关注交接过程，对交接的进度和质量进行监督与指导，及时协调解决交接过程中出现的问题。对于关键岗位或复杂的交接，建议HR部门参与重要环节的交接确认。

3.疑难问题解答：在交接期间，离职员工应耐心解答交接人提出的疑问，确保接手人能够基本独立开展工作。

四、交接完成与后续阶段

（一）交接清单最终确认

所有交接事项完成后，《工作交接清单》需经离职员工、交接人、直接上级三方签字确认，并提交HR部门审核存档。此清单将作为员工离职手续办理完毕的重要依据之一。

（二）离职手续办理

1.最后工作日期：员工应在双方约定的最后工作日期完成所有交接工作及离职手续。

2.离职证明开具：HR部门