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文档撰写与审核内容规范模板

一、适用范围与典型应用场景

本规范模板适用于各类企业内部及对外正式文档的撰写与审核管理，覆盖以下典型场景：

管理制度类：如《人力资源管理制度》《财务报销流程规范》等企业级规章文件；

项目方案类：如《新产品开发立项方案》《年度营销计划》等项目管理文档；

产品说明类：如《用户操作手册》《技术白皮书》等面向客户或内部技术团队的产品文档；

报告总结类：如《季度工作总结》《项目结题报告》等复盘与汇报类材料；

培训材料类：如《新员工入职培训课件》《岗位技能操作指南》等知识传递文档。

涉及角色包括文档撰写人、部门审核专家、跨部门协审人、最终审批人等，保证文档内容的专业性、准确性与合规性。

二、文档撰写与审核全流程操作指南

（一）撰写准备阶段

明确目标与受众

撰写前需清晰定义文档核心目标（如“规范操作流程”“汇报项目进展”），并明确受众（如管理层、执行层、客户等），据此调整内容深度与语言风格。

示例：面向管理层的项目方案需突出“投入产出比”“风险控制”，面向执行层则需细化“操作步骤”“责任分工”。

收集整理资料

收集与文档主题相关的政策文件、数据记录、行业标准、过往案例等资料，保证内容依据充分。

对资料进行分类筛选，剔除过时或矛盾信息，标注关键数据来源（如“数据来源：公司2023年Q3财务报表”）。

确定文档框架

根据文档类型设计标准化框架，保证逻辑清晰、结构完整。

常见框架示例（项目方案类）：

文档概述（目的、范围、定义）

背景与目标（项目背景、核心目标、预期成果）

内容主体（实施方案、资源计划、时间节点、风险评估）

附件说明（数据报表、流程图、参考文献）

（二）内容撰写阶段

标题与基础信息规范

标题需简洁明确，包含核心主题+文档类型，如“公司员工考勤管理制度（V2.0）”；

基础信息需完整，包括文档编号、版本号、密级（如“内部公开”“机密”）、撰写部门、撰写人、撰写日期等。

章节内容撰写要求

逻辑连贯：章节间需有过渡衔接，如“基于上述背景，本方案提出以下实施步骤”；

语言准确：避免歧义表述，使用专业术语需首次标注解释（如“OKR：ObjectivesandKeyResults，目标与关键成果法”）；

数据支撑：关键结论需附数据或案例佐证，如“通过优化流程，预计可降低20%的沟通成本”；

图文结合：复杂流程、结构等内容建议配图表（流程图、架构图、表格等），图表需编号（如“图1项目实施流程图”）并注明说明文字。

格式规范

字体：统一用宋体五号，标题用黑体（一级标题三号，二级标题四号，三级标题五号）；

行距：固定值22磅，段前段后间距0.5行；

页面：A4纸，页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页码居中显示。

（三）初稿审核阶段

形式审查（撰写人自查）

检查基础信息（标题、编号、版本等）是否完整；

检查格式（字体、行距、图表编号）是否符合规范；

检查错别字、标点符号、语句通顺性等基础问题。

内容审查（部门审核专家）

审核内容与文档目标的一致性：是否偏离主题、是否满足受众需求；

审核专业性与准确性：数据是否真实、逻辑是否严密、专业术语是否使用正确；

审核可操作性：方案类文档是否明确责任分工、时间节点，流程类文档是否步骤清晰。

合规性审查（法务/合规部门，如涉及）

审核内容是否符合国家法律法规、行业标准及公司内部制度；

审核敏感信息（如商业数据、客户隐私）是否已脱敏处理。

（四）修订完善阶段

反馈与修订

审核人需通过《审核意见表》（见模板表格）明确标注修改意见（如“3.2.1章节需补充预算明细”“图2流程图缺少‘异常处理’分支”），并说明修改优先级（“必须修改”“建议修改”）；

撰写人根据意见逐条修订，需保留修订痕迹（如Word中“修订模式”），并在修订说明中注明修改内容（如“根据审核意见1，补充了3.2.1章节预算明细表”）。

交叉校对

修订后由撰写人自查，再由部门指定人员交叉校对，重点检查是否遗漏审核意见、修订后是否产生新问题。

版本更新

修订完成后更新文档版本号（如V1.0→V1.1），并在版本历史中记录修订内容、修订人、修订日期。

（五）终审批准阶段

多级审批（根据文档密级与重要性）

普通文档：部门负责人审核→归口管理部门（如行政部、项目部）审批；

重要文档：部门负责人审核→跨部门协审（如财务、技术部门）→分管副总审批；

机密级文档：部门负责人审核→跨部门协审→总经理审批。

归档与发布

审批通过后，由归口管理部门（如行政部）统一编号、存档，并发布至指定平台（如公司内网、文档管理系统）；

发布时需明确文档生效日期、分发范围及查阅权限。

三、文档内容规范模板表格

表1：文档撰写与审核信息表

文档基础信息

内容

文档名称

（示例：公司2024年度员工培训计划）

文档编号

（示例：HR-PL-2024-00