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企业内部文件管理与存档制度规范模板

一、总则

（一）制定目的

为规范企业内部文件的产生、流转、归档、保管及利用流程，保证文件资料的完整性、安全性、可追溯性，提高管理效率，防范信息泄露风险，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业各部门（含子公司、分支机构，下同）在经营管理过程中形成的各类纸质文件、电子文件及声像资料的管理，涵盖行政、人事、财务、业务、研发等全类型文件。

（三）基本原则

统一管理：企业档案管理部门（如行政部/综合管理部）负责统筹文件管理工作，各部门指定专人配合执行。

规范归档：文件需按分类标准整理、编码后及时归档，保证“谁产生、谁整理、谁归档”。

安全保密：涉密文件按企业保密制度单独管理，非涉密文件严格控制借阅权限。

高效利用：在保证安全的前提下，简化借阅流程，支持业务部门对档案的合理查询与使用。

二、管理机构与职责

（一）档案管理部门

行政部/综合管理部为企业文件管理的归口部门，设专职档案管理员（姓名），职责包括：

制定和完善文件管理制度及分类标准；

指导各部门文件整理、归档工作；

负责档案的接收、登记、保管、鉴定、销毁及利用；

组织档案管理培训与监督检查。

档案管理员具体职责：

接收各部门移交的档案，核对文件完整性、规范性；

建立档案总目录及电子台账，动态更新档案状态；

定期检查档案保管环境（温湿度、防火、防潮等），保证档案安全；

办理档案借阅、归还、复印手续，跟踪借阅记录；

按规定程序组织档案鉴定与销毁工作。

（二）各部门职责

部门负责人：对本部门文件管理的真实性、完整性负总责，指定兼职档案管理员（姓名），并监督本制度执行。

兼职档案管理员：

负责本部门文件收集、分类、初步整理及编码；

按规定时限向档案管理部门移交归档文件；

跟踪本部门借阅档案的归还情况，协助档案管理员做好利用工作。

全体员工：在职责范围内产生、处理文件时，需按本制度要求规范操作，保证文件及时归档。

三、文件分类与编码规则

（一）文件分类标准

根据文件内容、性质及来源，分为以下一级类别，二级类别可根据部门需求细化（示例）：

一级类别

二级类别（示例）

行政管理

制度文件、会议纪要、合同协议、证照资质、公文等

人力资源管理

招聘录用、劳动合同、培训记录、绩效考核、薪酬福利等

财务管理

会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、审计报告等

业务管理

客户资料、项目文件、销售合同、招投标文件、市场调研等

研发管理

立项报告、技术方案、研发记录、专利文件、成果报告等

声像资料

照片、录音、录像、光盘等

（二）文件编码规则

档案采用“一级类别代码-二级类别代码-年份-部门代码-流水号”格式编码，规则

一级类别代码：行政（XZ）、人力（RL）、财务（CW）、业务（YW）、研发（YF）、声像（SX）；

二级类别代码：用2位数字表示（如制度文件01、会议纪要02）；

年份：文件形成年份（如2024）；

部门代码：用部门名称首字母大写（如行政部XZB、人力部RLB）；

流水号：3位数字，按部门当年归档顺序编号（如001、002）。

示例：XZ-01-2024-XZB-001，表示2024年行政部制度文件第1号归档档案。

四、文件归档全流程操作规范

（一）文件产生与初步整理

文件形成：各部门在处理业务时，需使用企业统一模板（如有），保证文件要素齐全（如标题、日期、经办人、审批人等）。

部门内部审核：文件形成后，由部门负责人（姓名）审核签字，保证内容真实、准确。

（二）文件收集与分类

收集范围：包括但不限于纸质文件原件、电子文件（需刻录光盘或存储至企业指定服务器）、声像资料等。

分类整理：兼职档案管理员按本制度“文件分类标准”对文件进行分类，剔除重复、无效文件，对破损文件进行修补。

（三）文件编码与装订

编码标注：在文件首页右上角标注档案编码，同一案卷内所有文件编码一致。

装订要求：

纸质文件：左侧装订，超过50页需加装卷皮、卷内目录，页码连续；

电子文件：按档案编码建立文件夹，文件名与编码一致，格式统一为PDF（扫描件）或DOCX（editable文件）；

声像资料：标注拍摄时间、地点、内容说明，刻录光盘并粘贴标签。

（四）移交档案管理部门

移交时限：

年度归档：次年3月31日前完成上一年度文件归档；

专项归档：重大项目、重要合同等文件在完成后1个月内归档。

移交流程：

填写《文件归档移交清单》（见附件1），一式两份，注明文件名称、编码、数量、移交人、移交日期；

双方核对无误后，签字确认，一份由档案管理部门留存，一份由移交部门留存。

（五）归档登记与上架

登记入库：档案管理员接收文件后，1个工作日内录入档案管理系统，更新电子台账，内容包括：档案编码、名称、类别、形成日期、密级、存放位置、移交部门等。

上架保管：按档案编码顺序排列，纸质档案存入专用档案柜