物资采购成本控制与审批流程表.docVIP

物资采购成本控制与审批流程表

一、适用范围与核心价值

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常运营物资采购、项目专项采购及大额固定资产采购场景，旨在通过标准化流程实现采购成本的合理控制、审批责任的明确划分及全流程风险防范。核心价值在于：

规范采购行为：避免无计划采购、重复采购，保证采购活动与企业战略目标一致；

控制成本支出：通过预算约束、比价机制、批量采购等方式降低采购成本；

明确责任链条：从需求提报到最终付款，各环节责任到人，杜绝推诿扯皮；

防范合规风险：保证采购过程符合企业内控要求及外部监管规定。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求提报与初审

责任部门/岗位：需求部门（使用部门）、部门经理*经理

操作说明：

需求部门根据实际工作需要（如生产耗材、办公用品、设备更新等），填写《物资采购申请单》，详细注明：

物资名称、规格型号、技术参数、质量要求；

需求数量、预计单价、预算总价（需参考历史采购数据或市场价格）；

采购原因、紧急程度（如常规/紧急）、预计到货时间。

部门经理*经理对需求的合理性（是否必要、数量是否准确）及预算符合性（是否在部门年度预算内）进行初审，签字确认后提交至采购部。

关键节点：紧急采购需在申请单中标注“紧急”，并说明原因（如生产突发故障、不可抗力等），可启动快速审批通道，但仍需完成核心审核环节。

（二）采购方式确定与询价比价

责任部门/岗位：采购部、采购专员专员、财务部成本会计会计

操作说明：

采购部收到《物资采购申请单》后，根据采购金额及物资类型确定采购方式（参考标准示例）：

小额采购（≤5000元）：至少获取2家供应商报价，采用“货比三家、价低者得”原则；

中额采购（5000元-5万元）：至少获取3家合格供应商报价，组织比价分析（含价格、质量、交期、售后等维度）；

大额采购（＞5万元）：公开招标或邀请招标，需成立采购评审小组（含采购部、使用部门、财务部、法务部代表），综合评估供应商资质（营业执照、相关行业认证、供货业绩等）及报价方案。

采购专员*专员通过供应商库（合格供应商名录）、公开渠道（如行业展会、电商平台）发布询价信息，收集供应商报价单，填写《采购比价表》，注明各供应商报价、优势、劣势及推荐意见。

财务部成本会计*会计对预算金额与报价进行复核，重点分析价格偏离度（如超出预算10%以上需说明原因），并反馈至采购部。

关键节点：供应商需为“合格供应商”（通过年度资质审核，无不良供货记录）；若询价后价格超预算，需需求部门调整需求或申请追加预算，经总经理审批后方可proceed。

（三）供应商选择与合同签订

责任部门/岗位：采购部、采购评审小组、法务部、总经理*总

操作说明：

采购部根据《采购比价表》及评审小组意见，确定最终供应商，向其发出《中标通知书》（或采购订单）。

采购专员*专员与供应商拟定采购合同，合同需包含以下核心条款：

物资明细（名称、规格、数量、单价、总价）；

质量标准（需明确验收标准及违约责任）；

交货期、交货地点、运输方式；

付款方式（如预付款比例、到货付款、质保金条款）；

违约责任（如延迟交货、质量不达标时的赔偿标准）；

争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）。

法务部对合同条款进行合规性审核，重点排查法律风险（如付款条件模糊、违约责任不明确等），提出修改意见。

采购部将修改后的合同提交至总经理*总审批，审批通过后由双方授权代表签字盖章，合同生效。

关键节点：合同签订前需验证供应商“三证”（营业执照、税务登记证、组织机构代码证）或“三证合一”营业执照，保证主体资格合法。

（四）订单执行与交付验收

责任部门/岗位：采购部、需求部门、仓库管理员*管理员

操作说明：

采购部根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，明确交货时间、地点及要求，同步跟踪供应商生产/备货进度（如遇延迟需及时与需求部门沟通）。

供应商按订单交货后，需求部门与仓库管理员*管理员共同进行现场验收：

数量验收：核对送货单与订单数量是否一致，如短缺需当场记录并由供应商签字确认；

质量验收：按照合同约定的质量标准（如国家标准、行业标准或技术参数）进行检验，必要时可送第三方检测机构检测；

外观验收：检查物资包装是否完好、有无破损或变形。

验收合格后，需求部门填写《物资验收单》，注明验收结果、日期、签字（需求部门负责人、仓库管理员*管理员）；验收不合格的，需填写《拒收单》，说明不合格原因，及时通知采购部与供应商协商处理（如退换货、降价或索赔）。

关键节点：验收需在物资送达后24小时内完成（紧急采购可缩短至12小时），避免“先入库后验收”导致责任不清。

（五）成本核算与付款审批

责任部门/岗位：财务部、采购部、总经理*总

操作说明：

供应商根据验收合格结果开具增值税专用发票（或普通发票），发票内容需与合同、验收单