行业财务报销审核流程模板.docVIP

适用场景与范围

操作流程详解

第一步：费用发生与票据收集

员工在费用发生时，应保证支出符合公司预算及相关管理规定，合法合规获取费用凭证。需收集的原始凭证包括：费用明细清单（如会议通知、差旅行程单）、消费凭证（如合规收据、行程票据）、付款凭证（如转账记录、刷卡凭条）等。所有凭证需注明费用发生日期、金额、用途及经办人信息，保证真实、完整、清晰可辨。

第二步：填写报销申请表

员工根据费用类型填写《报销申请表》（详见模板表格），准确填写报销人信息、所属部门、费用项目、发生时间、金额、预算科目及费用说明。附件清单需逐项列明票据名称、数量、金额，并与实际提交的凭证一一对应。如涉及多项费用，需分项目明细填写，避免合并填报导致信息模糊。

第三步：部门初审

部门负责人或指定审核人对报销申请进行初审，重点核查以下内容：

费用是否符合部门年度预算及公司报销政策；

报销单填写是否完整、规范，附件是否齐全；

费用用途是否真实合理，是否存在超标准支出（如差旅住宿、交通补贴等需对照公司标准核对）；

涉及多人共同发生的费用（如会议费、招待费），需确认分摊依据及合理性。

初审通过后，部门负责人在报销单上签字确认；若发觉问题，需退回申请人补充或修正。

第四步：财务部门复核

财务专员对通过初审的报销申请进行专业复核，复核内容包括：

票据合规性：检查票据是否为正规凭证，印章是否清晰，抬头、日期、金额等信息是否准确无误，是否存在涂改痕迹；

计算准确性：核对报销金额与票据、附件清单是否一致，分项计算是否正确（如税费、补贴扣除等）；

政策符合性：对照公司财务制度及国家相关法规，判断报销标准、审批权限是否符合要求（如大额支出是否需额外审批）；

预算匹配度：确认费用归属的预算科目是否正确，是否存在超预算情况（如超预算需说明原因并附审批文件）。

复核无误后，财务专员在报销单上签字；若发觉问题，与申请人沟通后要求补充材料或调整报销金额。

第五步：领导审批

根据报销金额及公司权限管理规定，由不同层级领导进行最终审批：

日常小额报销（如单笔金额在1000元以下）：由部门负责人审批；

中等金额报销（如1000-5000元）：由分管副总或部门总监审批；

大额报销（如5000元以上）或特殊费用（如固定资产购置、大额会议费）：需提交总经理或总经理办公会审批。

审批领导需重点关注费用的必要性、预算执行情况及合规性，审批通过后在报销单上签字确认。

第六步：付款与账务处理

财务部门在完成所有审批流程后，根据报销单信息安排付款。可选择以下方式：

银行转账：直接支付至员工指定账户，备注“报销款+姓名”；

现金支付：适用于小额紧急报销，需员工签字确认收款；

冲抵借款：若员工此前已预借差旅费等，可直接从报销金额中扣除借款余额。

付款后，财务专员将报销单、票据等资料整理归档，作为会计核算依据，保证账实一致。

报销申请表模板

项目

填写内容

报销人信息

姓名：某；部门：某部门；员工编号：X；联系方式：X

费用基本信息

报销日期：年月日；费用期间：年月日至年月日；费用类型：□差旅费□办公费□招待费□会议费□其他________

预算科目

如：行政办公费-差旅费

费用明细

序号

1

2

3

…

总金额

大写：仟佰拾元角分；小写：￥X.

附件清单

1.交通票据X张；2.住宿发票X张；3.会议通知1份；…

审批意见

部门负责人签字：_____________日期：_________

财务复核签字：_____________日期：_________

分管领导审批：_____________日期：_________

总经理审批（如需）：_____________日期：_________

付款信息

收款人账号：__________________；开户行：__________________

执行要点与注意事项

时间要求：费用发生后需在15个工作日内提交报销申请，逾期需部门负责人书面说明原因；跨季度报销需附额外说明。

票据规范：原始票据需为税务局监制的正规收据或发票，抬头需为公司全称，禁止使用手写收据或复印件（特殊情况需财务部门备案）。

审批权限：严格执行分级审批制度，不得越级审批或代签；大额支出需提前提交预算申请，审批通过后方可执行。

预算控制：部门需实时跟踪预算执行情况，超预算报销需提前申请追加预算，未经审批的超支费用不予核销。

信息真实：严禁虚报、冒领报销费用，一经发觉将追究相关人员责任，情节严重者按公司制度处理。

特殊情况处理：如遇紧急费用无法提前申请，需在费用发生后24小时内口头向部门负责人及财务部门报备，并在3个工作日内补办手续。

档案管理：报销凭证需按月整理归档，保存期限不少于5年，以备审计查询。