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行业通用费用申请模板使用指南

一、适用范围与常见申请场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常费用申请管理，覆盖多行业、多部门需求。常见申请场景包括：

日常办公费用：如文具采购、打印复印、通讯费、办公耗材等；

业务招待费用：如客户接待、商务洽谈、会议餐饮等；

差旅费用：如员工出差产生的交通费、住宿费、市内交通补贴、伙食补贴等；

采购费用：如小额物资采购（单价5000元以下）、设备维修、服务外包等；

其他专项费用：如培训费、市场推广费、活动组织费等。

无论是一次性小额支出，还是阶段性专项费用，均可通过本模板规范申请流程，保证费用合规、透明。

二、费用申请全流程操作指南

（一）申请前准备：明确需求与合规要求

确认费用性质：明确费用属于日常办公、业务招待、差旅或其他类型，避免归类错误（如业务招待费需注明招待对象及事由）。

收集原始凭证：提前准备与费用相关的证明材料，如报价单、行程单、会议通知、采购清单等（差旅费需附行程单，招待费需附客户名单）。

核对预算额度：确认申请费用在部门年度/月度预算范围内，超预算需提前提交预算调整申请。

（二）填写申请表：逐项规范，信息完整

打开“行业通用费用申请表模板”，按以下要求逐栏填写（以差旅费为例）：

基本信息：

申请人：填写本人姓名（如*小张）；

所属部门：填写申请部门全称（如市场部）；

申请日期：填写提交申请的当日日期；

费用归属项目/部门：若费用为特定项目发生，填写项目名称（如“2023年Q3新品推广项目”）。

费用明细表：按实际支出分项填写，不得合并（如差旅费需拆分交通费、住宿费、补贴）：

序号：按费用类别顺序填写（1、2、3…）；

费用项目：具体支出内容（如“北京-上海往返机票”“上海酒店住宿”“市内交通费”）；

费用类别：下拉选择对应类型（差旅费/办公费/招待费等）；

发生日期：费用实际发生日期（如“2023-10-15”至“2023-10-17”）；

金额：小写金额（如“1200.00”），大写金额需规范填写（如“壹仟贰佰元整”）；

事由说明：简要说明费用用途（如“赴上海参加行业展会，洽谈客户合作事宜”）；

附件名称：列出所附证明材料名称（如“机票行程单1张、酒店发票1张、会议通知1份”）。

预算信息：

预算科目：选择对应预算编码（如“差旅费-06-03”）；

预算金额：本次申请对应的年度/月度预算额度；

是否超预算：勾选“是”或“否”，超预算需备注说明原因。

（三）提交审批：按流程逐级流转

部门内部审批：填写完成后，提交至部门负责人（如*经理）审批，部门负责人需确认费用合理性及预算匹配性，签署“部门领导意见”并注明日期。

财务部门审核：部门审批通过后，提交至财务部（如财务专员*），财务部重点审核票据真实性、金额准确性、是否符合公司费用制度（如差旅补贴标准是否超标），审核通过后签署“财务审核意见”。

分管领导审批：根据费用金额，需提交至分管领导（如分管副总*）或总经理审批（一般单笔金额≥5000元需分管领导审批，≥20000元需总经理审批），审批人签署意见并签字。

审批完成：所有审批节点完成后，申请表自动流转回申请人，视为审批通过。

（四）进度跟踪与反馈

申请人可通过OA系统/审批工具实时查看审批进度（如“待部门审批”“财务审核中”“已审批通过”）；

若审批被驳回（如事由不清晰、超预算未说明），系统会提示驳回原因，申请人修改后重新提交。

（五）费用报销：审批通过后及时结算

审批通过后，申请人需在5个工作日内（具体按公司规定）将原始发票（需与申请表金额、事由一致）及审批完成的申请表一并提交至财务部；

财务部核对无误后，按公司报销周期安排付款（如每月10日、25日集中报销）。

三、行业通用费用申请表模板（含填写说明）

行业通用费用申请表

基本信息

申请人

*小张

所属部门

市场部

职位

专员

联系方式

138

申请日期

2023年10月10日

费用归属项目/部门

2023年Q3新品推广项目

费用明细表

序号

费用项目

——————–

————————

1

北京-上海往返机票

2

上海酒店住宿（2晚）

3

市内交通费（地铁/打车）

4

会议餐费（客户接待）

费用合计

预算信息

预算科目

差旅费-06-03；招待费-06-05

预算金额

差旅费10000元/年；招待费5000元/年

申请金额是否超预算

□是□否（勾选）

超预算说明

（若勾选“是”，需填写说明，如“本次为季度展会集中支出，后续将控制招待费”）

审批流程

部门领导意见

费用合理，同意报销。签字：*经理日期：2023-10-11

财务审核意见

票据真实，金额准确，符合差旅费及招待费标准，同意报销。签字：*日期：2023-10-12

分管领导意见

同意。签字：*日期：2023-10-12

总经理意见

（若单笔金额≥2000