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人力资源管理文档库及填写规范

前言

为规范企业人力资源管理流程，统一各类文档标准，保证信息准确、完整、可追溯，提升管理效率与风险防控能力，特制定本人力资源管理文档库及填写规范。本文档库涵盖员工全生命周期管理中的核心文档，明确填写要求、流程及注意事项，为企业人力资源管理工作提供标准化指引。

一、文档库的适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本文档库适用于各类企业（含中小型企业、集团化企业）的人力资源管理部门及相关岗位，涵盖员工从入职到离职全流程的文档管理，包括但不限于招聘、入职、在职、离职、培训、薪酬等环节。

（二）典型应用场景

员工入职管理：新员工办理入职手续时，需填写《员工基本信息登记表》《入职登记表》等文档，建立员工档案基础信息。

在职过程管理：开展绩效考核、岗位调整、培训发展时，使用《绩效考核表》《岗位变更申请表》《培训记录表》等文档，记录员工工作表现及发展轨迹。

离职管理：员工申请离职时，通过《离职申请表》《工作交接清单》等文档规范离职流程，保证工作交接到位。

人力资源决策支持：基于文档库中的数据信息（如人员结构、绩效分布、离职率等），为企业招聘规划、薪酬调整、人才梯队建设等提供数据支撑。

二、核心人力资源文档的标准化填写步骤详解

（一）员工入职类文档填写步骤

以《员工基本信息登记表》《入职登记表》为例，填写步骤

1.《员工基本信息登记表》填写步骤

步骤1：获取空白表格

由HR专员向新员工提供标准版《员工基本信息登记表》（见本示例1），保证表格版本为最新有效版本。

步骤2：填写基础信息

姓名*：填写身份证件上的真实姓名，不得使用别名或曾用名（特殊情况需备注说明）。

性别、出生日期、民族：与身份证件信息一致，出生日期格式为“YYYY-MM-DD”。

身份证号*：填写18位身份证号码，保证无误（系统将自动校验身份证号格式）。

学历、学位：最高学历及学位，需注明毕业院校及专业（如：本科大学人力资源管理专业）。

联系电话*：填写本人常用手机号码，保证畅通（用于接收企业通知及紧急联系）。

紧急联系人信息：填写姓名、关系、联系电话*（关系限填“父母、配偶、子女”等直系亲属）。

步骤3：填写岗位与合同信息

所属部门*：根据录用通知书填写，如“人力资源部”“销售部”。

岗位名称*：填写具体岗位，如“招聘专员”“区域销售经理”。

入职日期*：填写实际到岗日期，与劳动合同起始日期一致。

劳动合同期限*：根据合同类型填写（如“固定期限：2024-01-01至2026-12-31”或“无固定期限”）。

步骤4：提交附件材料

需同时提交以下材料复印件（HR专员核对原件后归档）：

身份证复印件（正反面）；

学历、学位证书复印件；

离职证明（应届生提供就业推荐表）；

一寸免冠照片2张（底色按企业要求统一）。

步骤5：HR审核与归档

HR专员核对表格信息与附件材料的一致性，确认无误后签字确认，将电子版录入人力资源管理系统，纸质版存入员工档案袋。

2.《入职登记表》填写步骤

步骤1：阅读填写说明

新员工需仔细阅读表格顶部“填写说明”，明确标注“*”为必填项，填写内容需真实、字迹清晰。

步骤2：填写工作履历信息

工作经历：按“起止年月-公司名称-岗位名称-主要职责”顺序填写，近10年工作经历需完整填写，失业期间需注明“待业”。

教育背景：从高中阶段开始填写，包含起止年月、学校名称、专业、学历。

步骤3：填写家庭成员信息

填写父母、配偶、子女的姓名、年龄、工作单位及职务（如“，45岁，公司技术经理”），父母已故的需注明“已故”。

步骤4：确认承诺条款

阅读“信息真实性承诺”“保密协议条款”等内容，签字确认并填写日期，承诺提供信息真实有效，遵守企业规章制度。

（二）在职管理类文档填写步骤

以《绩效考核表》《岗位变更申请表》为例，填写步骤

1.《绩效考核表》填写步骤（季度/年度）

步骤1：明确考核周期与维度

HR提前通知考核周期（如“2024年第二季度”），明确考核维度（工作业绩、工作能力、工作态度），各维度权重由部门负责人与HR共同确定。

步骤2：员工自评

被考核人*根据考核维度填写：

工作业绩：列举本周期内完成的关键工作（如“完成招聘计划120%，入职15人”），量化成果数据。

工作能力：自我评估岗位胜任力（如“沟通能力：能独立协调跨部门协作，解决问题效率提升20%”）。

工作态度：说明出勤、团队协作等情况（如“本季度全勤，主动协助同事完成项目X”）。

最后填写自评得分（百分制），签字确认。

步骤3：直接上级复评

部门负责人*结合员工自评及日常表现填写：

对员工自评内容进行核实，补充上级观察到的业绩与能力表现（如“员工自评中‘解决问题效率提升20%’属实，曾独立解决客户投诉Y，挽回损失Z元”）。

给出复评得分，撰写评语（指出优点与改进方向），签字确