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企业日常采购审批单申请及审核标准模板

一、适用范围与发起时机

办公物资采购：如文具、纸张、耗材等日常办公必需品；

低值易耗品采购：如清洁工具、劳保用品、小额配件等；

服务类采购：如维修服务、咨询服务、小额外包服务等（不含大额项目采购）；

其他小额采购：单次采购金额在[企业设定金额，如5000元]以下，且不属于固定资产、大额设备类采购。

发起时机：当部门或员工因工作需要产生采购需求时，需提前通过本模板提交申请，避免“先采购后审批”的违规行为。紧急采购（如突发故障需立即处理）需在申请单中标注“紧急”，并在24小时内补全审批流程。

二、审批全流程操作指南

采购审批需严格按照“申请人发起→部门审核→财务复核→分级审批→执行采购→归档备查”的流程进行，保证每个环节权责清晰、记录完整。

步骤1：申请人填写采购申请

填写要求：申请人需登录企业OA系统或纸质模板，完整填写以下信息：

基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、联系方式、申请日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价（总价=单价×数量，需精确到元）；

用途说明：详细描述采购物品/服务的具体使用场景、必要性（如“为项目采购材料，用于环节”）；

预算来源：注明采购资金对应的项目名称或预算科目（如“行政办公费”“项目专项预算”）；

附件：如需提供比价记录、供应商报价单、需求说明等，需一并（电子版）或粘贴（纸质版）。

注意事项：填写内容需真实、准确，不得虚构需求或夸大数量；预估价格需参考近期市场价或历史采购记录，避免虚高。

步骤2：部门负责人审核

审核重点：部门负责人需从“必要性”和“合理性”两方面进行审核：

确认采购需求是否为本部门工作必需，是否存在可替代方案（如内部调配、租用等）；

核对采购明细与部门预算是否匹配，避免超预算采购；

检查数量、规格是否符合实际工作需求，避免过度采购。

审核结果：

通过：在审批单“部门负责人意见”栏签字，注明“同意”，并提交至财务部门；

驳回：注明驳回理由（如“非必需品”“超预算”），退回申请人修改后重新提交。

步骤3：财务部门复核

复核重点：财务部门重点审核“预算合规性”和“价格合理性”：

核对采购金额是否在部门预算额度内，若超预算需确认是否有调整预算的依据；

审核预估单价是否符合市场公允价格，要求申请人提供至少2家供应商的报价单（紧急采购除外）；

检查采购项目是否涉及税务合规（如是否需要开具增值税专用发票等）。

复核结果：

通过：在“财务审核意见”栏签字，注明“预算合规，价格合理”，提交至对应审批权限的领导；

驳回：注明驳回理由（如“无预算依据”“价格虚高”），并要求补充材料或重新申请。

步骤4：分级领导审批

根据采购金额设定分级审批权限，保证审批效率与风险控制：

小额采购（500元以下）：由部门负责人审批即可（步骤2完成即视为审批通过）；

中额采购（500-2000元）：需部门负责人+分管副总审批；

大额采购（2000-5000元）：需部门负责人+分管副总+总经理审批；

特殊采购（如涉密、跨部门协同）：需增加归口管理部门（如行政部、法务部）会签。

审批要求：审批人需在2个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认同意；审批意见需明确“同意”或“不同意”，并简要说明理由（如“同意，但需控制在元以内”）。

步骤5：采购执行与反馈

执行主体：审批通过后，申请人将审批单提交至采购部门（或行政部，根据企业职能划分），由采购部门统一联系供应商下单；

执行要求：采购需严格按照审批单明细执行，不得擅自变更物品名称、规格、数量或供应商；若确需变更，需重新提交审批申请；

进度反馈：采购完成后，采购部门需在1个工作日内将采购结果（实际采购金额、供应商名称、到货时间等）反馈给申请人和财务部门。

步骤6：单据归档

采购完成后，申请人需将采购审批单、供应商送货单、验收单、发票（或收据）等单据整理齐全，提交至档案管理部门（或行政部）归档；

归档要求：电子版审批单需在OA系统中标记“已完成”，纸质版需按时间顺序装订，保存期限不少于[企业设定年限，如3年]。

三、采购审批单模板样式

企业日常采购审批单

基本信息

申请单号

（系统自动）

申请人

*

所属部门

联系方式

申请日期

年月日

采购明细

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

1

2

预算来源

项目名称/预算科目：

附件清单

□比价记录□供应商报价单□需求说明□其他：

审批流程

审核环节

意见

签字

日期

部门负责人审核

年月日

财务部门复核

年月日

分管副总审批

（如涉及）

年月日

总经理审批

（如涉及）

年月日

采购执行情况

（采购部门填写）

年月日

备注|（其他需说明事项，如紧急采购、特殊要求等）|

四、关键