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人事档案转递工作流程通知

发文单位：[单位人力资源部]

文号：[单位简称]人发〔年份〕X号

签发人：[负责人姓名，可选]

各部门、全体员工：

为进一步规范我单位人事档案管理工作，确保人事档案转递的准确性、安全性与及时性，根据国家及上级主管部门关于人事档案管理的相关规定，结合我单位实际，现将人事档案转递工作流程及有关要求通知如下：

一、总体原则

人事档案是记录员工个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的重要材料，是单位选人用人、培养教育、考察考核的重要依据。档案转递工作必须严格遵守国家保密法律法规和档案管理规定，坚持真实、完整、安全、规范的原则，严禁个人自带、私自拆阅、涂改、抽取、伪造或销毁档案材料。

二、档案转出流程

（一）核实转出条件与信息

员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休、升学、参军等原因与单位终止或解除人事（劳动）关系，或因其他符合规定的情形需要转出人事档案时，由员工本人或其所在部门向人力资源部提交书面申请及相关证明材料（如调令、录取通知书、解除/终止合同证明等）。人力资源部档案管理人员负责核实员工身份、离职/变动原因及相关证明材料的真实性与完整性。

（二）档案材料的规范整理

档案管理人员在接获转出通知后，应对拟转出档案进行认真细致的整理。主要包括：

1.核对档案材料是否齐全，重点检查近期形成的考核、奖惩、工资变动、职务任免等材料是否已及时归档。

2.确保档案材料的真实性、规范性，剔除不应归档的材料。

3.对零散材料进行分类、排序、编写页码、填写卷内目录，并装订成册。

（三）填写《干部（职工）档案转递通知单》

档案整理完毕后，档案管理人员应逐项准确填写《干部（职工）档案转递通知单》（以下简称《转递通知单》）。《转递通知单》内容应包括：档案接收单位全称、地址、邮编、联系人、联系电话，以及档案内材料份数、页数等。《转递通知单》一般一式两份，一份随档案转递，一份由转出单位留存备查。

（四）档案转递的审批

《转递通知单》填写完毕后，需按单位档案管理规定的审批权限报请相关负责人审批。审批通过后方可进行档案封装和转递。

（五）档案的封装与保密

1.档案材料经审批同意转出后，档案管理人员应使用符合档案管理规定的档案袋或档案盒进行封装。封装前需再次核对档案材料与《转递通知单》内容是否一致。

2.档案袋（盒）封口处应加盖单位人力资源部档案管理专用章，并由档案管理人员签名或盖章。

3.严禁在档案袋（盒）上书写与档案内容无关的文字，确保档案信息安全。

（六）选择合适的转递方式

档案转递应严格按照国家规定的方式进行，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。主要转递方式包括：

1.机要交通转递：对于通过机要交通网络可到达的地区和单位，应优先通过机要交通转递。

2.专人送取：对于不具备机要交通条件，或因特殊情况确需专人送取的，须由单位派两名及以上正式工作人员负责，并严格履行交接手续。接收方应为具有档案管理资质的单位或部门。

3.指定快递渠道：在符合国家相关规定的前提下，经单位批准，可通过国家指定的具有档案寄递资质的快递公司进行转递，并确保可追踪、可查询。

（七）档案交接与登记

档案转出时，档案管理人员应与机要部门、接收单位或送取人员办理严格的交接手续，在《档案交接登记簿》上详细记录档案转出日期、方式、《转递通知单》编号、接收单位、经办人等信息，并由双方签字确认。

（八）跟踪与回执确认

档案寄出后，档案管理人员应及时跟踪档案转递情况。对于通过机要或指定快递转递的档案，应关注其物流状态；对于专人送取的档案，应要求送取人员及时反馈送达情况。接收单位收到档案并核对无误后，应在《转递通知单》回执上签字盖章并及时寄回或交回转出单位。转出单位档案管理人员应将回执粘贴在留存的《转递通知单》存根上，一并归档备查。

三、档案转入流程

（一）接收档案与《转递通知单》

人力资源部档案管理人员在接收外单位转来的员工人事档案时，应首先核对《转递通知单》上的接收单位是否为本单位，并检查档案封装是否完好，封口处印章是否清晰、有效。

（二）核对档案材料

1.档案管理人员应根据《转递通知单》上所列材料份数、页数等信息，仔细核对接收档案材料的完整性和准确性。

2.重点检查档案材料是否真实、规范，手续是否齐全，特别是关键材料（如履历表、学历学位证明、奖惩材料、劳动合同等）是否缺失。

（三）问题处理

如发现档案封装破损、材料短缺、信息不符或存在其他疑义，档案管理人员应立即与转出单位联系核实，并做好记录。必要时，可要求转出单位补充材料或作出书面说明。待问题解决后方可办理正式接收手续。

（四）登记入库

核对无误后，档案管理人员应在《转递通知单》回执上签字盖章，并