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企业电子档案管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范本企业电子档案的管理工作，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，有效发挥电子档案在企业运营、管理、决策及历史追溯中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业标准，并结合本企业实际情况，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于企业各部门及全体员工在各项业务活动中形成的，具有保存价值的电子文件及其管理过程。凡涉及企业经营管理、生产研发、市场营销、人力资源、财务审计、法律事务等方面的电子档案，均须遵照本规范执行。

（三）基本原则

电子档案管理应遵循以下原则：

1.真实性原则：确保电子档案的内容与形成时的原始信息一致，来源可靠，形成过程可追溯。

2.完整性原则：保证电子档案的内容、结构、背景信息和元数据的完整无缺。

3.可用性原则：电子档案应易于检索、读取和理解，在规定的保管期限内保持其可利用性。

4.安全性原则：采取必要的技术和管理措施，防止电子档案的泄露、丢失、损坏和篡改。

5.全程管理原则：对电子档案从形成、收集、整理、著录、保管、利用到鉴定销毁的整个生命周期进行全过程管理与监控。

二、电子档案的收集与形成

（一）收集范围与责任

各部门应明确专人负责本部门电子文件的收集工作。收集范围包括但不限于：在各项业务活动中直接形成的，以数字形式存储于计算机硬盘、光盘、U盘等载体，具有查考、利用和保存价值的文字、图表、图像、音频、视频等各类电子文件及其元数据。

（二）形成要求

1.格式规范：电子文件的形成应优先采用国家或行业推荐的标准格式，确保其长期可读性。如无推荐格式，应选择通用性强、稳定性好的开放格式。对于特殊格式的电子文件，应同时收集其读取软件或相关说明。

2.质量要求：电子文件的内容应真实准确、字迹（图像）清晰、要素齐全。扫描形成的电子文件应符合相关扫描质量规范。

3.元数据完整性：电子文件形成时，应同步捕获和记录必要的元数据，如文件名称、形成部门、形成日期、作者、关联业务、软硬件环境等。

4.版本控制：对于有多次修改版本的重要电子文件，应进行版本控制，明确各版本的标识、修改时间、修改人及修改说明，确保版本的可追溯性。

（三）收集时限

日常业务电子文件应在办理完毕后及时收集；项目类电子文件应在项目结束后一个月内完成收集；年度性、总结性电子文件应在次年第一季度内完成收集。

三、电子档案的整理与著录

（一）分类与编号

1.分类体系：电子档案的分类应遵循企业档案分类规则，结合电子档案的特点，可采用年度-机构（部门）-业务类别或项目-业务类别等分类方法，确保分类逻辑清晰、层次分明。

2.档号编制：电子档案应按照一定的规则进行统一编号，档号应具有唯一性和可识别性，能够反映档案的分类信息和排列顺序。

（二）著录规则

1.著录项目：电子档案的著录应包括必要的核心元数据和著录项，如档号、题名、责任者、形成日期、保管期限、密级、载体类型、文件格式、存储路径、主题词/关键词等。

2.著录要求：著录数据应准确、规范、完整，符合国家或行业相关著录标准。著录工作可在档案管理系统中完成。

（三）组件与组卷

对于具有有机联系的若干电子文件，应组成案卷或文件级条目进行管理。组件组卷应遵循文件的形成规律和内在联系，便于管理和利用。

四、电子档案的保管与保护

（一）存储管理

1.存储介质：电子档案应存储在符合安全标准的专用服务器或存储设备中。重要电子档案应采用离线存储介质（如磁带、蓝光光盘等）进行备份，并定期检查备份介质的有效性。

2.存储环境：存放电子档案存储介质的场所应符合规定的温度、湿度要求，远离强磁场、强电场、灰尘、腐蚀性气体等有害环境。

3.档案管理系统：应建立或选用功能完善、安全可靠的电子档案管理系统，对电子档案进行集中统一管理，具备权限控制、日志记录、备份恢复等功能。

（二）备份与恢复

1.备份策略：制定并严格执行电子档案备份制度。重要电子档案应实行多重备份，包括在线备份、近线备份和离线备份。备份频率应根据档案的重要程度和更新频率确定。

2.备份验证：定期对备份数据进行验证，确保备份数据的完整性和可恢复性。

3.恢复机制：建立电子档案数据恢复预案，明确恢复流程和责任人，定期进行恢复演练，确保在数据发生损坏或丢失时能够及时有效恢复。

（三）安全防护

2.身份认证：采用可靠的身份认证方式，确保用户身份的唯一性和合法性。

3.数据加密：对敏感和涉密电子档案，应采用加密技术进行存储和传输加密，防止信息泄露。

4.防病毒与防攻击：建立健全计算机病毒防范体系，安装必要的防病毒软件和防火墙，定期更新病毒库，防止病毒感染和网络攻击。

5.操作日志：电子档案管理系统应具备完善的操作日志功能，对所有涉及电子档案的操作进行记录，包